Автоматизация процесса договорной работы в компании

Клименко А.С.
выпускник группы MBA CIO-36А
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В современных, достаточно жестких конкурентных условиях, существующих при ведении бизнеса все чаще возникает осознанная потребность внутри компании по улучшению управляемости: усиление контроля за процессами, без увеличения временных затрат; ускорение бизнес-процессов, возможность онлайн сопровождения данных процессов, получение аналитики, неких вещественных показателей работы. Одним из эффективных способов реализации подобных задач являются современные информационные технологии, например внедрение автоматизированной системы выполняющей вышеперечисленные функции.

Как следует из гражданского кодекса, «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей». Основополагающее требование к договорной работе, с точки зрения законодательства, это свобода договора, свобода воли, не противоречие законодательству. Без договора в современных условиях рыночной экономики, очень затруднительно и, вероятно, невозможно осуществлять хозяйственную деятельность коммерческих организаций.

Составление договора предъявляет достаточно высокие требования к юридической квалификации, т.к. в случае возникновения разногласий, по которым в досудебной форме не удается сформировать единую позицию, итогом будет судебный процесс. Результат процесса, когда суд обозначит применимое к данному договору право, для сторон напрямую зависит от качества проработки договора.

Стороны по договору вольны определить содержание договора, его условия по своему усмотрению, согласование договора это чаще всего диалог зафиксированный на материальном носителе и скрепленный подписями, Гражданский кодекс содержит минимальное количество обязательных к исполнению в договоре норм, большая часть носит рекомендательный характер, с оговоркой, «если иное не предусмотрено договором».

Традиционно заключение договора разбивают на несколько этапов:

• Подготовка к заключению договора (определение и согласование всех условий между сторонами, заключение предварительных договоров, проверка первичной информации об организации, с которой планируется заключение договора).
• Заключение договора (непосредственно визирование документа).
• Исполнение договора (исполнение финансовых обязательств, учет, контроль за ходом исполнения).

Типовые проекты договоров, как правило, разрабатываются юридическим подразделением совместно с подразделением инициирующим заключения договора. Далее пакет документов (включающий в себя, сам договор, протоколы разногласий, документы подтверждающие добросовестность контрагента и т.д.) последовательно направляется в согласующие подразделения ответственные за финансовое, материально – техническое и правовое обеспечение организации. Как правило, подтверждением соответствия договора интересам компании, является согласование (визирование).

Так же хорошей практикой считается проверка сторон участников договорных отношений на добросовестность. Законодательство напрямую не обязывает проводить подобную проверку для коммерческих организаций, однако анализ судебной практики показывает, что налогоплательщики, заявляющие НДС к возмещению, несут ответственность и за проблемных налогоплательщиков (сторон по договору). Необходимо иметь ввиду, что факт получения необоснованной налоговой выгоды может быть признан, если сотрудники налоговой докажут, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и ему должно было быть известно о нарушениях допущенных контрагентом, например, в силу аффилированности налогоплательщика со стороной по договору.

Немаловажно для процесса договорной работы, ведение учета договоров и контроль исполнения. Это может быть, в зависимости от стороны, как сроки и качество выполняемых работ услуг, комплектность поставки, так и своевременность и полнота оплаты. Как правило, главным координатором контроля договорной работы выступает юридическое подразделение, однако хорошей практикой считается, когда процесс контроля договорной работы, в своей зоне, осуществляют все подразделения компании, связанные с процессом договорной работы. Данным подразделениям необходимо наладить своевременный сбор и систематизацию информации о нарушениях договорных обязательств. Выше обозначенные меры позволяют своевременно выявлять большую часть нарушений договорных обязательств, принимать необходимые меры для своевременного реагирования на нарушения в досудебном порядке, так же повысить качество проектов претензий, исков если процесс переходит в плоскость судебного урегулирования споров.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что процесс договорной работы является одним из ключевых для коммерческой организации и одновременно, весьма непростым. Процесс построения договорной работы в современной компании сложно представить без использования передовых информационных технологий. Иными словами, автоматизация процесса договорной работы коммерческой организации это прямая бизнес-необходимость.

Объект исследования. Коммерческая компания ООО «Газпром сера»

Предмет исследования. Процесс договорной работы в компании.

Цель исследования. Автоматизация процесса договорной работы в коммерческой компании ООО «Газпром сера».
ООО «Газпром сера» (далее по тексту – Общество) образовано в марте 2008 года в качестве единого оператора ОАО «Газпром» по реализации серы на внутреннем рынке РФ. Функциями компании являются координация отгрузок серы из Астраханского и Оренбургского газоперерабатывающих заводов в целях оптимизации логистики и сокращения издержек оборота, а также формирование долгосрочных стабильных отношений с потребителями серы. Также компания развивает альтернативные направления использования серы, такие как производство сероасфальта и серобетона. ООО «Газпром сера» задействована в создании собственной инфраструктуры ОАО «Газпром» по обеспечению транспортных коридоров вывоза серы потребителям, в том числе на экспорт (терминалы, перегрузочные мощности).
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:

• Проведение анализа предметной области, выявление основных процессов ведения договорной деятельности к компании, определение функциональных связей между ними, выполнение анализа существующего документооборота.
• Проведение мероприятий по формированию требований структурных подразделений внутри компании, к системе договорной работы.
• Анализ готовых решений из «коробки» по автоматизации процесса договорной работы в компании.
• Анализ инструментов, на базе которых можно разработать и внедрить систему согласования.
• Выбор оптимального решения.
• Описание процесса «как должно быть».
• Реализация проекта по автоматизации процесса договорной работы.
• Интеграция с существующей информационной системой на базе 1С: УПП 8.2.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили труды отечественных и зарубежных специалистов, посвященные вопросам автоматизации, публикации в сети Интернет компаний – производителей специализированного программного обеспечения.

Эмпирической базой исследования явились юридические, финансово-экономические, бухгалтерские материалы, данные иных структурных подразделений участников процесса договорной работы, собранные в ходе изучения деятельности компании связанной с договорной работой.

Новизна результатов исследования. Элементы новизны содержатся в следующих результатах:

• Спроектирована логика процесса договорной работы для компании.
• Разработана система автоматизации договорной работы на базе программного продукта 1С: УПП 8.2, отвечающая установленным требованиям ведения договорной работы. Система является масштабируемой, гибкой может быть тиражирована в коммерческие компании.
• На разработанный и внедренный программный продукт получено Свидетельство Федеральной службы по интеллектуальной собственности (РОСПАТЕНТ) №2014611811 «Подсистема согласования договоров».

Теоретическая значимость исследования состоит в обосновании способа автоматизации процесса ведения договорной деятельности в коммерческих компаниях, с при минимальных финансовых затратах.
Практическая ценность исследования.

• Минимизация трудовых затрат при согласовании договоров.
• Снижение времени затрачиваемого на прохождение договора и принятия решений.
• Систематизация учета и хранения документов, относящихся к договорной работе компании.
• Интеграция работы подразделения корпоративной защиты по проверке на добросовестность контрагента в систему.
• Создание единой, актуальной базы данных договоров. Реализация оперативного доступа заинтересованных подразделений компании к документам.
• Обеспечение возможности удаленной работы обособленных подразделений в системе.
• Обеспечение возможности работы для согласующих вне офиса с проектами договоров, при помощи мобильных устройств.
• Минимизация финансовых затрат на внедрение системы.
• Снижение рисков в процессе операционной деятельности компании, связанных с договорной работой.
• Улучшение управляемости компании.

Апробация работы.

• Результаты исследования использованы в прикладном программном обеспечении, предназначенном для ведения договорной деятельности: «Подсистема система согласования договоров». Разработанная информационная система внедрена в компании ООО «Газпром сера».
• На разработанный и внедренный программный продукт получено Свидетельство Федеральной службы по интеллектуальной собственности (РОСПАТЕНТ) №2014611811 «Подсистема согласования договоров».

В ООО «Газпром сера» на основании внедренного программного продукта сформирован НМА (нематериальный актив).

В ходе дипломного исследования проведен анализ предметной области, выявлены основные процессы ведения договорной деятельности в коммерческих компаниях, функциональные связи между ними, выполнен анализ документооборота. Выполнено сравнение существующих информационных систем по критерию функциональной полноты.

Автоматизация процессов ведения договорной деятельности позволила:

• Сократить издержки на оперативную работу с договорами (в частности, сократить временные затраты на подписание договоров).
• Оперативно получать сведения о статусе договоров, находящихся на согласовании.
• Формировать гибкий маршрут для визирования договоров, а также предоставлять возможность заключения договоров с надежными контрагентами.
• Четко распределить и закрепить ответственность за составление, заключение и исполнение договоров.
• Обеспечить сохранность договоров и сопутствующих документов.
• Систематизировать учет и хранение документов, относящихся к договорной деятельности компании.
• Сформировать единую базу договоров компании, реализовать доступ заинтересованных подразделений компании к информации, с разграничением полномочий.
• Интегрировать работу удаленных филиалов в единую автоматизированную систему договорной работы.
• Минимизировать финансовые затраты на внедрение системы. Использовав собственные силы на разработку, а в последствии через формирование НМА, повысить капитализацию компании.
• Снизить риски в процессе операционной деятельности компании, связанных с договорной работой.

В целом улучшить управляемости компании.