Создание эффективного проектного офиса

Антонов А.В
выпускник группы MBA CIO-36В
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В современном мире все меняется очень быстро. Чтобы успевать за изменениями и оставаться эффективными на постоянно меняющемся рынке с меняющимися внешними условиями (законы, политика и т.д.) необходимо менять подходы, быстро улавливать новые течения и внедрять их сразу в операционную деятельность. Для этого все больше компаний стали создавать у себя проектные офисы и переходить к проектному управлению, основанному на зарубежных практиках и стандартах. К сожалению, зачастую, при организации новых подразделений и выборе методологии не учитываются важные моменты. В связи с этим, после изменения структуры и переходу к, казалось бы, инновационной модели, эффект получается обратным – новшества не внедряются в нужное время, эффективность работы персонала падает и, как следствие, предприятие несет убытки. Т.е. желание быть первым в инновациях оборачивается отставанием от конкурентов. Поэтому перед компанией стоит задача не только создать проектный офис, но и сделать его по-настоящему эффективным.

В данной работе в качестве объекта исследований выбран коммерческий банк, являющийся дочерней структурой европейской банковской группы. Данный выбор был сделан в связи с тем что внутренняя структура банка в целом и его ИТ подразделения,  а также процессы и деятельность хорошо знакомы автору работы.

Новым руководством ИТ была поставлена задача организации эффективного проектного офиса в структуре банка. Это начинание получило поддержку на самом высоком уровне.

Перед проектным офисом были поставлены сразу несколько задач. В первую очередь необходимо было изучить текущую ситуацию по управлению проектами в банке, далее выбрать единую методологию, на основе которой построить единый сквозной процесс управления проектами. Кроме этого необходимо было выбрать и внедрить достаточный набор информационных систем, позволяющий эффективно работать проектным командам. Эти задачи были основными при написании данной работы.

Данная работа поделена на три части. Теоретическая часть данной работы содержит обзор литературы по теме и основана на одном из общепризнанных стандратов (своде правил) управления проектами – PMBoK (Project Management Body of Knowledge), выпускаемом и актуализируемом институтом управления проектов PMI (Project Management Institute). Также в данной части кратко рассматривается альтернативный стандарт PRINCE2. В рамках данной части описываются основные группы процессов управления проектами, которые должны быть реализованы для эффективной работы создаваемой структуры.

Методическая часть работы является продолжением теоретической части. В данной части обосновывается выбор методологии и подробно рассматриваются группы процессов, являющиеся частями общего сквозного процесса управления проектами в проектном офисе. Кроме того, рассматриваются вопросы отнесения инициатив к проектам и классификации проектов.

Основной частью работы является практическая часть. В практической части подробно рассматривается объект исследования, даются его основные внешние и внутренние характеристики, организационная структура, корпоративная культура и другие факторы, влияющие на достижение поставленной цели.

Основная информация практической части – это описание созданного сквозного процесса управления проектами в банке, целиком вписанного в организационный и ИТ ландшафт банка и учитывающий обязательные нормы и требования организации, существующие на текущий момент. Рассматриваются также информационные системы (ИС), которые были применены для повышения эффективности проектного офиса. В результате получен целевой набор ИС, покрывающий все потребности подразделения. Также в практической части рассматривается вопрос необходимости обучения персонала.

Подведем итоги проделанной работы:

• Анализ объекта исследования. В данной работе был проведен подробный анализ объекта исследования, в рамках которого была описана организационная структура, показатели и механизмы текущей деятельности, ИТ-ландшафт банка. Рассмотрены и описаны основные особенности проектного менеджмента на предприятии. Анализ показал возможность эффективной реализации новых механизмов управления проектами и встраивания их в текущие процессы банка;
• Разработка сквозного процесса управления. Разработан сквозной процесс управления проектами в банке, учитывающий внешние ограничения и нормативные документы организации. Описана входная и выходная информация подпроцессов, применительно к объекту исследования;
• Рекомендации по организации эффективного офиса управления проектами. Проделана работа по выбору информационных систем, необходимых для внедрения в рамках проектного офиса. Определено место офиса в организационной структуре банка, ключевые компетенции и показатели эффективности. Построена организационная структура проекта и разграничена зона ответственности проектного офиса и других элементов системы.

Резюмируя работу в целом, хочется отметить, что автор описал механизм создания эффективного проектного офиса на своем предприятии, используя принципы и методы, описанные в своде знаний по управлению проектами PMBoK и опираясь на внутреннюю организационную и корпоративную структуру банка, касающуюся управления проектами.

Полученные в результате работы механизмы, процессы и принципы управления проектами в рамках проектного офиса банка позволят в кратчайший срок перейти к эффективному управлению проектами в организации и повысить уровень проектного менеджмента в целом.