Организация эффективного учета затрат на ГСМ на промышленном предприятии

Галенков Д.В.
выпускник группы MBA CIO-35
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В условиях отсутствия роста экономики и дефицита финансовых ресурсов перед промышленными предприятиями очень остро стоит вопрос бережного и эффективного использования имеющихся финансовых и материальных ресурсов, их рационального распределения и экономного потребления, а также исключение фактов хищения этих ресурсов сотрудниками предприятия.

Конечная цена готовой продукции для покупателя всегда включает затраты на ее транспортировку. Большие расстояния, а также неравномерное распределение производственных предприятий на территории России приводит к росту доли транспортной составляющей при формировании цены товара. При этом возможности транспортировки железнодорожным транспортом с каждым годом ухудшаются, а ежегодный рост цен на моторное топливо составляет 20-25% вследствие повышения государством акцизов на топливо и растущего экспортного спроса на горючее.

Вопросы применимости информационных технологий и пути их использования для обеспечения процессов учета, контроля  и повышения эффективности использования ГСМ на предприятии и стали предметом настоящего исследования.

Основной целью рассматриваемого проекта была разработка комплекса решений, позволяющих анализировать, контролировать и управлять затратами на горюче-смазочные материалы.

Для ее достижения необходимым условием являлось решение таких задач, как изучение существующей теоретической базы и существующих средств и систем контроля транспортных средств и их возможностей, а также выбор путей и методов реализации оптимизационных механизмов применительно к предприятию, предоставляющих инструменты контроля для повышения эффективности логистики грузоперевозок, мониторинга исправности используемых транспортных средств, повышения эффективности режимов использования транспорта, снижения вплоть до полной ликвидации случаев нецелевого использования ТС, мошенничества и воровства топлива.

В целом, решение вопросов экономии топлива на предприятии рассматривается как композиция из трех составляющих: учета, контроля и анализа.

Процесс учета транспортных операций и расходования топлива наиболее полно описан и отрегулирован, поскольку находится под весьма пристальным вниманием контролирующих организаций – Минтранса, ФНС и Росстата. Распорядительными документами этих ведомств точно регламентируются нормы расходования ГСМ для транспортных средств (ТС) предприятия, методики использования поправочных  коэффициентов для учета сезонности, условий работы техники, вид и порядок заполнения документов по выпуску транспорта на линию, порядок списания ГСМ на производственные затраты предприятий. Предъявляемым требованиям отвечает отдельный класс информационных систем – систем управления транспортным парком или FMS-систем. Наиболее известным примером подобных систем на российском рынке является «1С:Предприятие. Управление автотранспортом».

Контроль использования транспортных средств позволяет сократить их нецелевое использование, воровство топлива, простои, приписки пробегов транспорта и выполненных объемов работ, намеренную порчу имущества, присвоение выданных для оплаты топливных расходов денежных средств, несоблюдение режимов движения и  работы оборудования, а также режимов труда и отдыха водителей, нерациональная агрессивная манера вождения, и прочие нарушения.  Указанные функции реализованы системах мониторинга и анализа транспорта или FAS-системах, примерами которых на отечественном рынке являются «АвтоТрекер» и «АвтоГРАФ». Все они основаны на анализе GPS/ГЛОНАСС- треков, передаваемых установленными бортовыми модулями.

Анализ процессов грузоперевозок также позволяет выявлять и регулировать степень загрузки транспорта, частоту рейсов, протяженность маршрутов и прочие параметры. Поэтому оптимизация маршрутов движения и загрузки транспорта, также напрямую влияет и положительно сказывается на снижении топливных затрат. Подобные задачи решаются с применением информационных систем управления логистикой и диспетчеризации транспорта, называемых также системами управления транспортировкой или TMS-системами. Как правило, это серьезные решения известных игроков - SAP, Oracle, 1С.

В условиях ограниченности ресурсов было решено остановиться на варианте самостоятельной разработки и внедрения комплекса программ, позволяющих реализовать требуемую функциональность по организации процесса учета транспортных операций, формирования необходимых документов, учета отпуска и расходования ГСМ, частично повторяющих функции и интерфейсы FMS-систем, функционал которых по тем или иным направлениям деятельности наиболее полно отражал потребности предприятия.  

При этом в качестве платформы для СУБД было решено использовать уже эксплуатирующийся на предприятии Microsoft SQL Server 2012. В качестве среды разработки в целях минимизации затрат на лицензии и  зависимости от среды разработки (как впрочем и от самого разработчика) использовать Microsoft Access 2010, позволяющий работать Microsoft SQL Server. Для запуска исполняемого модуля на клиентском рабочем месте в целях удешевления проекта используется бесплатный и свободно распространяемый модуль Microsoft Access Runtime 2010. 

Для решения вопросов контроля использования транспортных средств и расходования горюче-смазочных материалов выбрано решение «АвтоГРАФ» компании «Техноком».

Основные финансовые вложения направлены в инфраструктуру: модернизацию ТРК (топливо-раздаточных колонок), строительство кабельной инфраструктуры вычислительной сети на складе ГСМ и оснащение большинства транспортных средств контроллерами и датчиками GPS/ГЛОНАСС-мониторинга. Согласно первоначальному расчету окупаемость проекта ориентировочно должна была составить три года.

Итогом проекта явился комплекс решений, позволяющий получить полный контроль использования транспортных средств предприятия и учет расходов на ГСМ, предоставляющий

• Гибкую систему отчетности и интеграцию с ERP-системой предприятия;
• необходимую статистику использования транспорта и его простоев, на основании которой анализируются режимы работы техники, меняются технологические режимы, схемы использования, контролируется работа сотрудников;
• статистическую базу для планирования расходов на ГСМ в следующих учетных периодах, в том числе в расчете на каждую единицу транспорта;
• возможности по формированию первичных документов и форм отчетности, предъявляемых министерствами и ведомствами РФ, что сокращает вероятность санкций со стороны контролирующих органов и снижает риски ведения  бизнеса;
• документальную базу для расследования происшествий, анализа и контроля водителей транспортного средства, результатом чего является изменение стиля вождения водителей ТС, снижение показателей аварийности и нарушения Правил дорожного движения, сокращение случаев нецелевого использования транспорта, слива топлива и организации приписок рейсов или денежных средств.

В результате фактические показатели потребления ГСМ и затрат на них всего за год эксплуатации системы показали снижение потребления топлива из расчета на одну тонну выпущенной продукции на 12%. Экономия топлива полностью окупила первоначальные вложения за полгода и дала годовой экономический эффект в несколько миллионов рублей.

Внедрение технологий сбора, учета и контроля показателей использования автотранспорта и расходования ГСМ на любом предприятии, имеющем парк из более чем десяти автомашин, позволяет серьезно сократить затраты на дорожающее топливо, а также повысить производственные показатели. Внедрение комплекса мер, подобных описанным, могло бы сильно сэкономить бюджет не только промышленным или логистическим компаниям, но и, например, компаниям, работающим в сфере коммунальных услуг – на вывозе мусора, снега, бытовых отходов и т.п.