Создание единого провайдера ИТ услуг распределенной торговой сети путём объединения подразделений информационных технологий

Романенко О.С.
Выпускник группы MBA CIO-36А
Школы IT-Менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Коммерческие организации используют в своей деятельности различные механизмы для получения прибыли: увеличение спроса, эффективности торговых процессов и сокращения затрат. Применение информационных технологий в бизнесе для автоматизации процессов дает дополнительные конкурентные преимущества и облегчает управление компанией. В крупных холдинговых структурах бизнес имеет большое количество направлений, каждое из которых выделено в отдельную компанию, обладающую своей информационной структурой для поддержания бизнес процессов.

В настоящее время работоспособность информационных структур холдинговых компаний обеспечивается тремя вариантами сервисных подразделений: децентрализованные ИТ службы, специализированная компания в составе холдинга и внешние ИТ компании на условиях аутсорсинга.

В рамках данной работы рассмотрен переход от использования двух подразделений ИТ для обслуживания компаний холдинга к единому провайдеру оказания ИТ услуг, с перспективой выделения в самостоятельную компанию, способную оказывать услуги аутсорсинга. В качестве объекта работы выбраны две группы компаний с холдинговой структурой и разными спецификами бизнеса: розничная торговля и оказание услуг аренды.

Для формирования единого провайдера услуг выполнены следующие работы:

• рассмотрена бизнес стратегия компаний холдинга;
• описана текущая ситуация по оказанию сервисов ИТ двумя подразделениями;
• разработана ИТ стратегия провайдера, основанная на бизнес стратегии компаний холдинга;
• создан каталог услуг, основанный на потребностях бизнеса в ИТ услугах;
• определены приоритеты сервисов в каталоге услуг для бизнеса, сроки предоставления сервисов, ресурсы, задействованные в организации сервиса, стоимость всего каталога сервисов для бизнеса;
• разработана организационная структура провайдера ИТ услуг, предложены несколько вариантов структуры подразделения;
• показан укрупненный план реализации проекта по созданию единого провайдера, на основании которого менеджер проекта сможет составить детальный план реализации;
• рассмотрены риски проекта и возможности их устранения или минимизации последствий при срабатывании.

Основной целью данной работы является достижение экономических, структурных и трансакционных показателей с помощью создания единого провайдера ИТ услуг.

Экономическая цель - сокращение затрат на ИТ инфраструктуру в целом в 1,3 раза за счет оптимизации использования ресурсов и применения ценовой политики в закупках оборудования и услуг. В рамках данной работы цель достигнута на 96% от ожидаемого результата: показатель сокращения затрат получен в 1,25 раз, что в денежном эквиваленте составило сокращение затрат с 110 420 000 рублей в год до 88 316 000 рублей в год, экономия составила 22 104 000 рублей в год.

Дальнейший рост экономической эффективности возможен в более длительной перспективе за счет объединения компаний в рамках интеграции используемых программных решений для осуществления бизнес-процессов. Он может быть рассмотрен за рамками данной работы и результаты могут составить экономический эффект более чем в 1,5 раза.

Структурные цели - получить единое информационное пространство, построить центр компетенции, который будет хранить информацию о системах, изменениях в них, накапливать базу знаний по поддержке систем и анализировать узкие места информационной структуры, получить стандарты работы в информационном пространстве.

Достижение цели: в рамках данной работы создали единое информационное пространство посредством объединения инфраструктур, получили новые стандарты работы в информационном пространстве, регламенты работы, стандартное рабочее место пользователя и стандартный магазин. Наличие единого информационного пространства позволило ускорить процессы обмена информацией, без вливания дополнительных финансовых средств увеличить производительность систем.

Центр компетенции позволил собрать информацию об обслуживаемых системах, накапливать базу знаний по изменениям и их влияниям, а так же оптимизировать и улучшать инфраструктуру компаний. Изменить и оптимизировать бизнес – процессы и использование информационных технологий для достижения целей бизнеса.

Поставленные цели выполнены в полном объеме и дали дополнительный эффект, не поставленный в виде цели данного проекта.
Трансакционные цели - сокращение трансакционных издержек на процессы согласования и предоставления ресурсов из информационного пространства групп компаний. Поскольку в процессе объединения ИТ структур получили единую точку входа для запросов по вопросам ИТ и объединили информационные пространства, то эффект превысил ожидаемые результаты.

Дополнительные эффекты от реализации проекта. При реализации данного проекта получили эффекты не поставленные в цели:

• Создана оптимальная организационная структура ИТ подразделения.
• Создан единый каталог услуг, который стандартизирует процессы, легко масштабируется и исключает повторений в процессах обслуживания.
• Единая ИТ структура объединила лучших сотрудников, которые могут расти и развиваться дальше в предметных областях, поскольку системы у групп компаний разные.
• Единый бюджет на ИТ инфраструктуру и возможность его рассматривать и оптимизировать как единое целое.
• Прозрачность финансирования ИТ инфраструктуры.
• Облегчение процесса управления и взаимодействия структур разных компаний.
• Ускорение деятельности по внедрению и модернизации бизнес процессов.
• Возможность выхода на рынок услуг аутсорсинга.

Этот проект показал, что не всегда экономические цели являются приоритетными и обязательными к полному исполнению. Создание правильно и четко функционирующей ИТ структуры, единого информационного пространства сложно монетизируются, но дают эффективность не ниже экономической в части ускорения обмена информации и косвенно влияют на увеличение прибыльности бизнеса в целом. В данной работе показаны преимущества и необходимость единой ИТ структуры для оказания услуг ИТ в группах компаний.