Применение СЭД в качестве инструмента оптимизации бизнес-процессов на примере внедрения в инжиниринговой компании

Суховольский О.В.
выпускник группы MBA CIO-36A
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

Объектом исследования данной работы является молодое предприятие, находящееся в фазе развития. Область деятельности предприятия - инжиниринг, инженерное обеспечение строительства, охватывающее все фазы реализации инвестиционно-строительных проектов: проектирование, строительство, эксплуатацию объектов, а также различные виды надзорных и аналитических услуг по сопровождению проектов в интересах его участников.

Сегодня в России большое число отраслей нуждается в инжиниринговых услугах: масштабное строительство инфраструктуры гражданского назначения, оборонно-промышленный комплекс, медицинская отрасль, судостроение, авиастроение, ракетно-космический комплекс, металлургия, электронная промышленность, нефтехимия, нефтегазовое производство, включая технологии для производства сжиженного природного газа и освоение морского шельфа, биотехнологии, переработку твердых бытовых и промышленных отходов, агропромышленный комплекс.

Несмотря на такую востребованность в инжиниринговых услугах, положение дел с инжиниринговыми предприятиями в России после развала СССР оставляет желать лучшего. Большинство крупных проектов в России не обходится без привлечения иностранных подрядчиков, т.к. у отечественных инжиниринговых компаний не хватает как компетенций и опыта, так и мощностей, чтобы удовлетворить потребности заказчиков.

Не исключением является и рассматриваемая компания – текущий уровень компетенций которой позволяет предоставлять лишь ограниченный спектр инжиниринговых услуг. Тем не менее, даже при текущем спектре предоставляемых услуг, рассматриваемая организация показывает не просто положительные финансовые результаты, но и рост объёма предоставляемых услуг.
В сложившейся ситуации, ввиду того, что:

• с течением времени растут объёмы документов, имеющих значение для принятия управленческих решений по каждому из реализуемых проектов;
• растет количество одновременных проектов;
• производственная деятельность по каждому из проектов идёт в ручном режиме, без специализированных средств автоматизации;
• растут производственные издержки на управление реализуемыми проектами.

Такие простые операции как поиск документа, доступ к документу, контроль исполнения документа несут ощутимые временные издержки, которые также увеличиваются с ростом объёмов услуг. Такое положение дел в долгосрочной перспективе приведёт к снижению эффективности производственной деятельности и увеличению рисков провалов осуществляемых проектов, которые могут обернуться потерей конкурентных преимуществ предприятия. Задачу оптимизации бизнес-процессов для устранения проблем с их снижающейся эффективностью и предстоит решить блоку ИТ данной организации.

Предметом исследования данной работы является рассмотрение возможности применения системы электронного документооборота в качестве инструмента оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Форма управления организацией является гибридом простой конфигурации и профессиональной адхократии, поэтому наиболее эффективной областью автоматизации в системе электронного документооборота должна стать область, отвечающая за выдачу и контроль поручений. На данный момент, в существующей ИТ-инфраструктуре, отсутствуют средства централизованного контроля за поручениями.

Кроме того, важной составляющей системы электронного документооборота должен стать элемент, отвечающий за средства структурирования информации и накопления корпоративных знаний, предоставляющий сотрудникам организации возможность категоризировать документы и обращаться к предыдущему опыту организации.

Так, вышеуказанная проблема бизнеса может быть решена за счёт внедрения системы электронного документооборота реализующего функции электронного архива документов, автоматизацию канцелярии и организационно-распорядительного документооборота.

В качестве дополнительных преимуществ, организация получит единое информационное пространство, в котором можно будет автоматизировать специфичные бизнес-процессы. Так, в качестве примера, в работе рассмотрены процессы согласования счёта до внедрения СЭД и после. Анализ процессов явным образом показывает потенциал для оптимизации процессов с применением СЭД. Оптимизация достигается за счет ускорения документооборота, а именно, за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов.

В работе отсутствуют реальные практические результаты, т.к. к моменту написания работы проект внедрения системы электронного документооборота на рассматриваемом предприятии так и на начался. По тем же причинам не сформированы функциональные требования к системе электронного документооборота. Тем не менее в данной работе разработан приблизительный план внедрения, а также получены ожидаемые практические результаты и положительные эффекты для бизнеса, являющиеся предпосылками для реального старта проекта внедрения системы электронного документооборота на рассматриваемом предприятии.

Итак, в качестве ожидаемых результатов применения СЭД для рассматриваемой организации будут являться следующие возможные достижения:
1.  Сокращение бумажного документооборота за счет:

• перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использования электронной подписи;
• использования вместо копий документов с резолюциями выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
• единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.

2.  Усиление контроля за исполнением поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ.
3.  Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.
4.  Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа.
5.  Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников.
6. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы.

Все вышеперечисленные достижения сделают бизнес-процессы организации более прозрачными и будут способствовать появлению предпосылок для повышения уровня зрелости организации, а также повышению эффективности управления организацией.

Также стоит отметить, что достижение по накоплению корпоративных знаний связано с бизнес-целью организации по созданию потенциала для быстрого роста штата, а достижение по анализу загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения связано с бизнес-целью по оценке себестоимости предоставляемых услуг.