Реализация проекта расширения ИТ при скачкообразном развитии сети розничных магазинов

Митусов А.Н.
выпускник группы MBA CIO-35
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В своем развитии информационные технологии (ИТ) за достаточно короткое время прошли путь от второстепенных вспомогательных элементов функционирования организаций и элементов производительных систем до полноценных систем управления предприятиями различных сфер бизнеса, взаимоотношениями с клиентами и партнерами, технологическими процессами и т.д. Основные бизнес-процессы компаний осуществляется с широким использованием информационных технологий.

В такой стремительно растущей и меняющейся отрасли как ритейл, способность информационной системы (ИС) к развитию становится необходимым условием закрепления и быстрого распространения конкурентных технологий во всех подразделениях торговой сети. Однако, просто наличие ИТ в современном ритейле уже не является конкурентным преимуществом. Для того, чтобы ИТ в ритейле смещались из центра затрат в сторону центра прибыли, они должны успешно решать такие задачи быстрорастущего бизнеса, как:

• Масштабирование бизнеса - по обороту и территории
• Сохранение контроля и управляемости при росте масштабов бизнеса
• Быстрое расширение спектра предложений и услуг для оптовых и розничных клиентов
• Оперативное взаимодействие между различными подразделениями (головным офисом, магазинами, логистическими службами, складами, и др.)

Наиболее сложными, ресурсоемкими и динамичными бизнес-процессами в ритейле являются:

• Управление каталогом товаров
• Управление товарными запасами
• Снабжение точек розничной торговли
• Розничный магазин
• Оптовые продажи
• Хранилище данных для аналитики

Поддержание и развитие данных бизнес-процессов, нахождение вариантов их оптимизации, снижение временных, и, следовательно, материальных издержек - основное направление деятельности ИТ-подразделений.

Проблематика
Весной 2012г. собственником сети магазинов аудио- видео- и бытовой техники «Техношок», состоящей на тот момент из 23 магазинов, находящихся в С.-Петербурге, Ленинградской области и городах СЗФО, была приобретена конкурирующая сеть «Просто», насчитывающая 12 магазинов. Перед топ-менеджментом «Техношока» была поставлена задача в кратчайшие сроки интегрировать приобретённую сеть в существующие бизнес-процессы.

Применительно к ИТ данная задача означала следующее:

• необходимость изучения бизнес-процессов объединяемых сетей, выявление их сходств и различий
• определить, информационные системы какой сети оптимально использовать для работы Front-office и Back-office
• оценить объем доработок существующих информационных систем и инфраструктуры с целью их адаптации к изменившимся условиям
• создать команду по обеспечению слияния информационных систем, определить бюджет и сроки выполнения работ.

Актуальность исследования
Рост торговых сетей – актуальный тренд как международного, так и российского рынка. Крупные торговые сети обладают эффектом масштаба и получают большие возможности ценового давления на поставщиков, что позволяет им закупать товары по более низким ценам и иметь конкурентные ценовые преимущества. С увеличением масштаба торгового бизнеса происходит и снижение уровня издержек обращения. Поскольку рассматриваемая в данной работе компания продолжает активно развиваться, разработанная методология расширения ИТ при развитии сети розничных магазинов, описанная в работе, актуальна и востребована.

Цели и задачи исследования
Целью исследования является выбор варианта реализация проекта расширения ИТ при скачкообразном развитии сети розничных магазинов, при котором операционная деятельность компании может начаться в кратчайшие сроки.
Для достижения указанной цели пришлось решить следующие задачи:

• рассмотреть различные управленческие подходы - функциональный, проектный, процессный, и выбрать из них оптимальный для решения конкретной задачи
• оценить текущее состояние ИС компании «Техношок», имеющиеся человеческие ресурсы и сложившиеся практики
• оценить возможные риски при решении задачи, а именно:
• существенные различие в организации бизнес-процессов компаний
• отсутствие в объединённой системе необходимого функционала, неучтенного и неформализованного во время разработки требований к объединенной информационной системе.
• искажение информации при слиянии данных ввиду различных моделей представления данных
• отсутствие в поглощаемой сети средств автоматизации каких-либо участков учета и, как следствие, неполнота и противоречивость данных
• ошибки в оценке требуемых ресурсов (человеческих, временных и материальных)
• нарушение сроков реализации задачи
• превышение утвержденного бюджета
• дать ориентировочную оценить возможную прибыль при реализации выбранного подхода.

Теоретические основы и методология
В работе использована управленческая концепция BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами). Данная концепция рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций. Использована методология ITSM (IT Service Management) как часть Библиотеки инфраструктуры информационных технологий (ITIL).
Для реализации принципов структурного анализа использована методология ARIS.

Практическая реализация
С учетом имеющихся бизнес-процессов компании «Техношок», и сервисных процессов ИТ-департамента, были разработаны требования к программному и аппаратному обеспечению интегрируемых магазинов. На основании разработанных требований, и с учётом требуемого количества оборудования и ПО, был составлен ИТ-бюджет интеграции. С учетом принятых в компании «Техношок» принципов бюджетирования, в ИТ-бюджет интеграции не включались транспортные, командировочные и прочие накладные расходы.

Был разработан сервисный процесс интеграции в ИТ-инфраструктуру компании «Техношок» магазина компании «Просто». Были определены роли и персоналии участников процесса. Была произведена оптимизация процесса с целью уменьшения временных затрат.

Был разработан план-график интеграции магазинов «Просто» с учётом следующих факторов:

• времени выполнения экземпляра процесса
• имеющихся человеческих ресурсов
• возможности перемещений исполнителей с учётом территориально-распределённой структуры торговой сети.

Заключение и выводы
Реализация проекта расширения ИТ при скачкообразном развитии сети розничных магазинов была признана успешной. Были соблюдены согласованные с собственником и операционным департаментом сроки интеграции магазинов присоединяемой сети. Не был превышен бюджет.
Разработанный и внедрённый сервис-процесс интеграции нового магазина позволит с минимальными затратами (в части, касающейся ИТ), проводить дальнейшее расширение торговой сети.

После подсчёта чистой прибыли магазинов присоединённой сети за несколько месяцев, была подтверждена правильность выбора управленческого подхода при решении данной задачи. Затраты на оборудование и ПО многократно окупились за счёт резкого сокращения сроков начала операционной деятельности.