Разработка и внедрение системы конфиденциального делопроизводства в нефтегазовой компании

Афанасьев А.П.
выпускник группы MBA CIO-36А
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В аттестационной работе рассматривается задача построения системы конфиденциального делопроизводства в нефтегазовой компании ОАО «Газтех ресурс». Под делопроизводством в компании понимается такое направление деятельности, которое полностью занимается процессом документирования и организацией работ со всеми
документами. Под документированием информации понимается процесс подготовки и
изготовления документов, под организацией - их учет, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия. Под документооборотом – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или непосредственной отправки.

Сохранить в секрете приемы и особенности своей деятельности, которые дают
преимущество над другими является фундаментом любого бизнеса. Конкурентная борьба – спутник коммерческой деятельности, а также одно из условий выживания на рынке. Защищаемые секреты коммерческой деятельности получили название коммерческой тайны. Любая компания, будь то предприятие малого бизнеса или промышленный гигант, частная или государственная организация, использует в своей деятельности информацию, которую не хотела бы открывать некоторым категориям сотрудников, посторонним, и, тем более, конкурентам. Чтобы не допустить распространения таких данных и нужно создание системы конфиденциального делопроизводства, включающей в себя технические, организационные и иные специальные мероприятия. Так как конкуренты есть у любого предприятия, начиная с палатки на рынке, заканчивая холдингом, имеющим подразделения во многих городах мира, то тема, касающаяся системы конфиденциального делопроизводства, представляется сейчас крайне актуальной. Для успешного поддержания и развития бизнеса важно занимать лидирующие позиции не только в сфере основной деятельности предприятия, но и в областях, касающихся управления персоналом, внедрения инновационных технологий, программ, а также ведения бухгалтерии. Чтобы все это было уникальным, принадлежащим только одной компании, она должна всерьез озаботиться мерами безопасности. К сожалению, не смотря на то, что в большинстве организаций при устройстве на работу сотрудник подписывает договор, в котором прописаны требования конфиденциальности, подавляющее большинство людей в последствии проявляют халатность, обсуждая рабочие дела во всеуслышание, отправляя почту по незащищенным каналам, передавая важные бумаги курьерам из сторонних компаний, не дающих никаких гарантий безопасности. В таком случае, важные данные, незащищенные должным образом, могут попасть в «плохие» руки. Иногда конкуренты прибегают к противозаконным способам в борьбе за долю рынка, в том числе к промышленному шпионажу. С развитием электронных технологий все проще становится получить доступ к переписке, базам данных и прочим важным документам. Утечка информации, произошедшая, например, из-за халатности персонала, технических неисправностей или ненадлежащему качеству используемых предприятием компьютерных программ, может привести как к мелким неприятностям, так и к крупным проблемам, вплоть до банкротства организации. Таким образом, проработка слабых мест и внедрение технологий, защищающих информацию, представляется жизненно необходимым процессом в комплексе мер, обеспечивающих стабильное развитие бизнеса. В этом состоит практическая значимость создания системы конфиденциального делопроизводства для компании.

Конфиденциальная информация составляет одну из основных частей информационных ресурсов и активов компании, использование которой осуществляется путем ее документирования на различных материальных носителях, таким образом, она накапливается на различных материальных носителях, и защита такой информации сводится к защите самих носителей (носители на бумажной основе или магнитные носители информации). Делая вывод по вышесказанному, что защита конфиденциальной информации основывается на организации специального обращения с указанными материальными носителями, это и получило название – конфиденциальное делопроизводство. Под технологиями конфиденциального делопроизводства понимается процесс подготовки и создание документов, а под технологиями конфиденциального документооборота, включая электронный - учет, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, разрешительный доступ к информации, хранение, уничтожение, режим хранения и обращения, режим конфиденциальности информации.

Чтобы обеспечить сохранность и конфиденциальность информации требуется создать и в последующем поддерживать специальные условия хранения, обработки и обращения документов, которые будут гарантировать их надёжную защиту и сохранность содержащейся в них информации. Достичь это можно путем организации специального режима хранения конфиденциальной информации, а также обращения с ней, внедрение разрешительной системы доступа к данному типу информации, разработки регламентированной технологии ее непосредственного создания и последующей обработки.

В данной дипломной работе был представлен весь процесс разработки и внедрения системы конфиденциального делопроизводства, на примере компании ОАО «Газтех Ресурс».

В первой части дипломной работы, было описано, что конкретно понимается под конфиденциальной информацией в компании, возможные риски в процессе ее обращения и общий комплекс мер по ее защите. Задачи, которые должно решать конфиденциальное делопроизводство и его основа. Что конкретно понимается под организацией конфиденциального делопроизводства и его место в структуре компании в целом. Были изучены, а также проанализированы нормативно-правовые документы, связанные с защитой конфиденциальной информации, рассмотрены вопросы ее документирования и учета.

Во второй части, рассмотрены вопросы и этапы организации конфиденциального производства в компании, возможные угрозы, которым по статистике чаще всего могут быть подвержены конфиденциальные документы. Определены ответственные сотрудники и экспертная комиссия ОАО «Газтех Ресурс», которые ответственны за ведение и курирование конфиденциального делопроизводства в компании. Проведена разработка положения о режиме коммерческой тайны и основных положений инструкции по конфиденциальному делопроизводству. Организован полный процесс учета и регистрации конфиденциальных документов в компании. Рассмотрены вопросы и этапы создания в ОАО «Газтех Ресурс» - конфиденциального электронного делопроизводства, а также реализован защищенный электронный документооборот на базе 1С: Документооборота, построенного на платформе 1С: Предприятие 8.2.