Эффективное использование информационных технологий в малом бизнесе

За последние годы я видел немало компаний Среднего и Малого Бизнеса (СМБ). Можно уверено сделать печальный вывод – недостаточное внимание к IT-инфраструктуре компании на старте выливается через некоторое время в довольно серьезные проблемы – от торможения роста до приостановки деятельности компании (естественно, это не относится к IT-компаниях).

"Если вопрос необходимости высоких технологий для бизнес-задач среднего и, тем более, крупного бизнеса представляется рынку давно решенным, то активное применение информационных технологий совсем небольшими компаниями – тема до сих пор не всегда очевидная руководителям таких фирм. СМБ-фирмы не менее зависимы от информационной технологии, чем крупные организации. В таких организациях гораздо меньше IT-специалистов, чем в больших корпорациях, поэтому глава IT-отдела должен принимать самое непосредственное участие в разработке и поддержке IT-инфраструктуры, а, следовательно, иметь высокую квалификацию в области IT. Редко, когда от IT-специалистов в СМБ-компании требуется обладание значительным опытом в сфере бизнеса. В небольших фирмах IT-руководитель – это «лицо, обеспечивающее работоспособность технологии», а в более крупных организациях – «лицо, обеспечивающее реализацию бизнес-стратегии»."

Со стороны собственников и руководителей бизнеса отношение к IT весьма неоднозначно. Для одних это мода, которой надо следовать только потому, что это современно, для других – престиж и одно из средств повышения стоимости активов предприятия. Но еще больше таких предпринимателей, для кого информационные технологии представляют исключительно головную боль и неоправданные дополнительные расходы.

Объектом исследования данной аттестационной работы является молодая, развивающаяся компания. В настоящий момент компания находится на начальной стадии и ведет свою деятельность первый год. Основное направление – это оказание профессиональных косметологических услуг и торговля косметологическими средствами (как розничная, так и через интернет-магазин). Активно участвуя в ее открытии и запуске в работу, я старался избежать стандартной болезни малого бизнеса – отсутствие долгосрочной стратегии. Мы изначально заложили в стратегию развития организации жесткие требования к IT-системам. В большинстве случаев, в небольших компаниях отсутствует сформировавшаяся база знаний лучших практик, четко выстроенных бизнес-процессов. Мы попытались избежать этого избежать.

Безусловно, малые и средние компании стремятся экономить, ведь они тратят на автоматизацию личные деньги своего владельца, которые могли бы быть направлены на развитие бизнеса. Поэтому им важно выбрать такое решение, которое: решит их текущие бизнес-задачи; разумно по цене; предоставляет возможность беспроблемного масштабирования при росте бизнеса. При такой постановке вопроса разумно рассматривать информатизацию в комплексе, а не так, что сейчас купим какой-нибудь сервер, а потом подумаем над программным решением.

Итак, какие IT-системы чаще всего требуются на первых этапах развития компании СМБ? И как с минимальными затратами (либо без оных) обеспечить их использование? Многие компании на своем опыте убедились, что внедрение информационных технологий не приносит преимуществ само по себе. Однако, технологии в этом не виноваты, поскольку, несмотря на стремительное изменение их технических параметров (рост скорости, объемов, расстояний, снижение стоимости и т.д.) не столько они сами, сколько способ их применения определяет конечный результат их использования в бизнесе. Надо сказать, что большинство IT-проектов заканчиваются неудачно. Среди основных причин неудач можно назвать:
• цели – неясны;
• ожидания – не обоснованы и не реалистичны;
• необходимые условия – не обеспечены;
• роли и ответственность участников – нечетки.

В своем проекте мы решили внедрять информационные системы с самого начала работы организации. Это решает ряд проблем. Все сотрудники изначально привыкают работать в той или иной системе, есть время и возможность на доработку и изменения в работе информационных систем.
Я считаю, что внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами делает гигантский скачок в развитии компании. "Надо понимать, что CRM – это не только, и даже не столько компьютерная программа, сколько технология работы компании на рынке. Во многих зарубежных источниках можно встретить альтернативный термин – «технология управления лояльностью клиентов». Именно достижение максимальной лояльности нужных клиентов и является целью внедрения CRM-технологий. Под «лояльностью» надо понимать приверженность клиента/покупателя к определенному поставщику/производителю. Опустим ситуацию, когда лояльность обусловлена монопольным положением на рынке. CRM – это технология управления лояльностью в условиях конкуренции. Почему, несмотря на наличие огромного числа предложений, покупатель продолжает работать именно с этим поставщиком? Да потому что он удовлетворен этой работой. Но условия этой «удовлетворенности» могут быть разные. Для кого-то важен ассортимент, для кого-то ценовая политика, для кого-то условия поставки и качество продукции. А где-то самым важным условием удовлетворенности окажутся пунктуальность и внимательность сотрудников. В управлении этими всеми условиями и заключается смысл CRM. На практике, чаще всего, решающим является не одно условие, а комбинация из нескольких с разной степенью важности. Причем, перечень и приоритет этих условий, будет зависеть не только от отрасли и вида бизнеса, а и от конкретного целевого сегмента."

Одно из направлений работы моей компании – это организация продаж через Интернет. Несмотря на все сложности, в России интернет-торговля тоже развивается и перспективы у нее вполне радужные. Многие крупные магазины открывают свои on-line проекты. Но для эффективных интернет-продаж необходимы хорошо продуманные нестандартные варианты организации деятельности и правильно расставленные акценты. Интернет – это джунгли, и для того чтобы здесь выжить, необходимо учитывать несколько параметров. Нужен правильный маркетинг, чтобы привлекать клиентов, и программа лояльности, чтобы их удерживать; нужна логистика, чтобы вовремя доставлять товар и обеспечивать его широкий ассортимент; нужна IT-поддержка для корректной работы сайта. Эффективный интернет-магазин напоминает внушительных размеров машину, все механизмы которой хорошо отлажены. Работу интернет-магазина можно свести к трем основным блокам: логистика, программное обеспечение, маркетинг. В этой работе я рассматриваю все эти блоки и их взаимодействие между собой.

Другой, не менее важной, задачей была правильная организация учета. Необходимо заранее продумать как будет устроен учет и движение товара в организации, как будет происходит связь с интернет-магазином и салоном. Задача усложняется тем, что планируется открывать сеть салонов-магазинов и вся информация должна стекаться в единый центр." Надо сказать, что именно с автоматизации бухгалтерского учета в малом бизнесе и началось победное шествие современных информационных технологий. Чем отличается учет в небольшой компании или у индивидуального предпринимателя от такового на крупном предприятии? По мнению многих экспертов, основным отличием бухгалтерского учета в СМБ является то, что, как правило, он целиком ведется одним, максимум двумя бухгалтерами. На крупном предприятии имеется иерархическая структура учетной службы, детально прописанный регламент документооборота, развитая специализация – задачи и участки учета разбиты по исполнителям, вплоть до ситуаций, когда несколько бухгалтеров ведут один участок. У каждого исполнителя – большой поток однотипных документов и четкий регламент работы с ними, отклонения от установленной корпоративной учетной политики и регламентов являются редким исключением и решаются через руководство. Существуют жесткие требования по разграничению доступа к информации.

В небольших же компаниях все участки учета курирует один бухгалтер, причем нередко он обслуживает несколько организаций (юридических лиц). Поток документов здесь не столь велик, как в крупных организациях, зато бухгалтеру приходится работать со всем их спектром, а не с какой-то частью. Бухгалтеру в небольшой компании нередко приходится оперативно «подстраивать» учет под вновь возникающие задачи предприятия, находить способы отражения новых хозяйственных операций и бизнес-схем.

Исходя из всего выше сказанного, становится понятно, что бухгалтерский учет в средних и малых компаниях – задача непростая и предъявляет особые требования к тем, кто его ведет. И, разумеется, к соответствующим инструментам, среди которых главную роль играют IT." При выборе и внедрении информационной системы для компании необходимо учитывать все направления деятельности (даже планируемые). Это поможет, в дальнейшем, избежать серьезной переработки или смены всей IT-системы.

В этой работе я рассматриваю основные IT-системы, необходимые практически любой современной компании. Рассматривается проблема выбора и правильного внедрения той или иной системы. Все вопросы рассматриваются со стороны руководства (собственника), а не со стороны IT-руководителя. Это позволяет взглянуть на IT-системы под другим углом. Я специально не затрагиваю функциональные особенности того или оного продукта – этот вопрос сильно зависит от вида деятельности конкретной компании. Цель этой работы – показать, что эффективное использование информационных систем позволяет значительно сократить издержки и, соответственно, увеличить прибыль компании с самого начала ее работы.

Copyright © 2010 Осипов С.В.