Создание системы аутсорсинга бизнес-процессов в органе государственной власти

Введение

В сложившейся современной системе власти в Российской Федерации каждый орган власти является отдельным юридически лицом и ведет хозяйственную деятельность для обеспечения выполнения возложенных на него функций. Исторически складывалось так, что каждое министерство (ведомство) практически полностью обеспечивало свои потребности, создавая соответствующие подразделения, например: автобазы, различные унитарные предприятия, вычислительные центры и другие подобные учреждения. С развитием рыночной экономики появились частные предприятия, сложились рынки услуг, появилась реальная замена ведомственным предприятиям. С другой стороны, приход современных управленцев в государственную власть, привел к внедрению новых способов управления в государстве. Одной из составляющей оптимизации функций органов исполнительной власти в рамках административной реформы является разработка и обеспечение широкого применения аутсорсинга.

В современном менеджменте под аутсорсингом понимают выполнение отдельных функций или бизнес-процессов внешней организацией, располагающей необходимыми для этого ресурсами, на основе соглашения. Применительно к органам исполнительной власти аутсорсинг выступает как механизм выведения определенных функций и процессов за рамки деятельности органов исполнительной власти путем заключения контрактов с внешними исполнителями на конкурсной основе. Аутсорсинг необходим государственным структурам для того, чтобы повысить качество и результативность своей деятельности, снизить до минимума проблемы, связанные с нехваткой высококвалифицированных специалистов, компенсировать отсутствие других требуемых ресурсов.

Мировой опыт свидетельствует, что аутсорсинг позволяет повысить эффективность осуществления административно-управленческих процессов, более эффективно контролировать издержки деятельности, фокусировать внимание органов исполнительной власти на основной деятельности, повысить качество услуг, обеспечить доступность новых технологий, сократить капитальные затраты, сократить число административного и управленческого персонала, что приведет к экономии бюджетных средств.

Среди основных административно-управленческих процессов в государственных органах и организациях, передаваемых на аутсорсинг, выделяются, прежде всего, процессы, сопутствующие основной деятельности, в том числе внедрение новых информационных технологий, управление зданиями и сооружениями, организация подбора и обучения кадров, предоставление услуг связи. При этом общей чертой для различных направлений аутсорсинга является то, что каждый аутсорсинг-проект представляет собой индивидуальное решение, отраженное в специальном договоре или соглашении между заинтересованными сторонами.

Аутсорсинг-проект – это целенаправленное изменение бизнес-системы на основе методологии аутсорсинга, с установленными требованиями к качеству результата, определенными ограничениями ресурсов (материальных, финансовых, людских и пр.) и специфической организацией.

Аутсорсинг, будучи известен достаточно давно, стал популярен среди российских компаний и предприятий, относительно недавно – около 6-7 лет назад. Несколько позднее, 4-5 лет назад, интерес к аутсорсингу главным образом информационных технологий проявился у органов государственной власти.

Аутсорсинг информационных технологий (далее – ИТ-аутсорсинг) – это передача специализированной компании полностью или частично процессов, связанных с информационными технологиями, а именно обслуживание сетевой инфраструктуры, проектирование и планирование автоматизированных информационных систем с последующим постоянным развитием и сопровождением, системная интеграция, размещение баз данных на серверах специализированных компаний, создание и поддержка публичных web-серверов, управление информационными системами, приобретение в лизинг компьютерного оборудования и др.

Рост интереса и востребованности ИТ-аутсорсинга со стороны органов государственной власти был связан со значительным улучшением их ИТ-оснащенности. В первую очередь эти тенденции затронули ряд крупных федеральных органов государственной власти и государственных организаций экономического блока, а так же организаций, выполняющих фискальные и контрольно-счетные функции. В последние два года число госорганов, заинтересованных в ИТ-аутсорсинге, существенно увеличилось. Это связано с реализацией масштабных ИТ-проектов и федеральных целевых программ (ФЦП), в рамках которых финансировалось и финансируется ИТ-перевооружение органов государственной власти. Можно спрогнозировать, что в дальнейшем потребность в услугах аутсорсеров со стороны государственных органов будет продолжать расти, а значит, будут расти соответствующие сектора рынка.

Основной целью данной работы является разработка и описание системы аутсорсинга административно-управленческих процессов для органа государственной власти Российской Федерации на примере Федеральной антимонопольной службы (ФАС России), позволяющей оптимизировать функции службы.

Ключевым объектом исследования является административно-управленческий процесс, осуществляемый в органе власти.

Для достижения основной цели в процессе работы будут решены следующие задачи:

• Даны определения основных понятий.
• Приведен обзор зарубежной и российской практики по применению аутсорсинга в органах власти.
• Приведен анализ практики аутсорсинга отдельных административно-управленческих процессов в федеральных органах власти Российской Федерации.
• Подготовлены методические материалы для внедрения системы аутсорсинга административно-управленческих процессов.
• Разработаны рекомендации по методикам оценки результатов внедрения системы аутсорсинга.
• Предложены процедуры контроля за реализацией процессов, переданных на аутсорсинг.

На примере ФАС:

• Проведен анализ существующей практики передачи административно-управленческих процессов ФАС России на аутсорсинг.
• Проведен анализ целесообразности передачи отдельных административно-управленческих процессов ФАС России на аутсорсинг.
• Составлен перечень административно-управленческих процессов, подлежащих и не подлежащих аутсорсингу и его обоснование.

Предложения по внедрению системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в ФАС России

Схема реализации аутсорсинг-проекта в ФАС России

Заключение

В ходе работы мы провели исследование ситуации с построением системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах государственной власти Российской Федерации на настоящий момент. Сравнили опыт передачи отдельных процессов на аутсорсинг в России и за рубежом. Также был проведен анализ практики передачи отдельных административно-управленческих процессов на аутсорсинг, проанализирована целесообразность передачи отдельных административно-управленческих процессов ФАС России на аутсорсинг, составлен перечень административно-управленческих процессов, подлежащих и не подлежащих аутсорсингу.

Из анализа следует, что для построения полноценной системы передачи отдельных административно-управленческих процессов в органах власти Российской Федерации необходимо решить следующие задачи:

На общегосударственном уровне:

• В целях создания условий для заключения долгосрочных контрактов, необходимо изменить систему бюджетного планирования. Период планирования должен измениться с одного года на три и более лет.
• Разработать и осуществить комплекс мер по стимулированию развития рынков услуг аутсорсинга. Это обеспечит органы власти достаточно широким спектром предложений по аутсорсингу услуг.
• Разработать методические рекомендации по построению системы аутсорсинга в органах государственной власти.

На уровне органов власти (на примере ФАС России):

• Изменить систему бюджетного планирования и планирования проведения закупок.
• Создать «Рабочую группу по аутсорсингу».
• Провести мероприятия по централизации закупок в рамках органа государственной власти.
• Создать систему оценки и контроля за аутсорсинг проектами.
• Внести изменения в должностные регламенты сотрудников, закрепив новые выполняемые в аутсорсинг-проекте функции.

Внедрение в практику государственных органов систематического использования механизма аутсорсинга не только позволит разгрузить и переориентировать часть персонала для выполнения основных функций, но и потребует новых знаний (компетенций) от персонала, занятого в аутсорсинг-проектах. Необходимо будет проводить дополнительное обучение сотрудников. Также возможно понадобится оптимизация организационной структуры для наиболее полного и качественного использования всех преимуществ аутсорсинга.

Основными рисками при применении аутсорсинга является попадание в зависимость от деятельности поставщика услуг и качества поставляемых услуг, а также риски утечки информации. Используя методы, описанные ранее, можно снизить влияние этих рисков.

Для ФАС применение аутсорсинга административно-управленческих процессов позволит сфокусировать внимание должностных лиц на контрольных и надзорных функциях в сфере защиты конкуренции и государственных закупок, повысит качество работы на основе использования внешними подрядчиками более эффективных технологий, что в свою очередь может привести к повышению качества принимаемых решений и к повышению эффективности работы службы.

Полученные результаты готовы к практическому использованию в деятельности ФАС и других органов государственной власти Российской Федерации.

Поддержка на государственном уровне применения механизмов аутсорсинга административно-управленческих процессов органами государственной власти позволит повысить эффективность государства в целом, а также улучшит качество государственных услуг, оказываемых населению. Другим дополнительным эффектом может стать снижение бюджетных расходов на государственное управление, а также стимулирование экономики и частного бизнеса через увеличение государственного заказа.

Copyright © 2010 Горячев Р.В.