Приглашаем всех желающих посетить бесплатные пробные занятия по курсам МВА и профессиональной подготовки. Занятия проходят в реальных группах, никаких постановочных занятий. Ознакомиться с расписанием пробных занятий, выбрать заинтересовавшее и зарегистрироваться на него можно здесь
Внедрение системы электронного документооборота в госучреждении – проблемы и решения
Окин А.В.
выпускник группы MBA CIO-20
Школа IT-менеджмента
АНХ при Правительстве РФ
Цели и задачи
Цель настоящей работы – обоснование и подготовка к запуску проекта внедрения системы электронного документооборота в одном из Департаментов Правительства Москвы.
Задачи работы – разработка методики внедрения пилотного проекта СЭД и в том числе:
• Расчет экономического эффекта от внедрения;
• Моделирование процесса внедрения;
• Организация обследования;
• Формулирование требований к системе;
• Проведение сравнительного анализа и выбор программного обеспечения;
• Разработка проектной документации;
• Анализ рисков проекта.
Актуальность темы
Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по созданию «электронного правительства».
Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:
• Прозрачность движения документов;
• Единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;
• Гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;
• Ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
• Управляемые и контролируемые информационные потоки и как следствие повышение управляемости организацией в целом.
Объект и предмет исследования
Объектом исследования настоящей работы является один из Департаментов Правительства Москвы. Предприятие является отраслевым органом исполнительной власти города, осуществляющим межотраслевую координацию функционирования ряда организаций.
Деятельность Департамента регламентируется Постановлениями Правительства Москвы и осуществляется по следующим направлениям:
• капитальное строительство,
• инвестиционные проекты,
• энергосбережение,
• оперативное управление,
• энергоснабжение,
• организация и участие в различных комиссиях.
Организационная структура Департамента такая же, как и в большинстве государственных организаций – линейная.
Предметом исследования настоящей работы является разработка программы и методики по организации процесса внедрения системы электронного документооборота, а также предложение решений возникающих по ходу проекта проблем.
Проблемы внедрения СЭД в госучреждениях
Для того чтобы СЭД оправдала затраты на ее запуск и эксплуатацию необходимо ясно представлять, с какими проблемами предстоит столкнуться.
Базовыми предпосылками успешного внедрения являются налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота, совершенная нормативная база делопроизводства, развитая ИТ-инфраструктура организации, а также ясное понимание целей и ожидаемых результатов.
Ниже представлен перечень основных проблем, которые могут сопутствовать внедрению СЭД в госучреждениях.
• Консервативный подход
• Отсутствие заинтересованности высшего руководства
• Нечеткая организационная структура предприятия
• Информационно-техническая неразвитость
• Неиспользование современных методов проектирования
• Проблема выбора способа построения системы
• Сложности миграции существующих документов
• Ошибки планирования процесса внедрения
Говоря о проблемах при внедрении СЭД, необходимо отметить, что переход на электронный документооборот не просто выводит организацию на новый уровень, а коренным образом изменяет организационное и административное устройство.
Моделирование процесса внедрения
Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа проекта и возможных рисков.
Однако учитывая требования вышестоящей организации к оформлению и реализации проектов, а именно соблюдения ГОСТ-34, а также сложившиеся традиции и невысокую сложность проекта, жизненный цикл настоящего проекта будет иметь каскадную схему.
Методика выбора программного обеспечения
В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение требов