Внедрение системы электронного документооборота в госучреждении – проблемы и решения

Цели и задачи

Цель настоящей работы – обоснование и подготовка к запуску проекта внедрения системы электронного документооборота в одном из Департаментов Правительства Москвы.

Задачи работы – разработка методики внедрения пилотного проекта СЭД и в том числе:
• Расчет экономического эффекта от внедрения;
• Моделирование процесса внедрения;
• Организация обследования;
• Формулирование требований к системе;
• Проведение сравнительного анализа и выбор программного обеспечения;
• Разработка проектной документации;
• Анализ рисков проекта.

Актуальность темы

Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по созданию «электронного правительства».

Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация приобретет:
• Прозрачность движения документов;
• Единое информационное пространство, информационно связывающее подразделения Департамента и контрагентов;
• Гарантированное наличие информация и моментальный доступ к ней;
• Ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
• Управляемые и контролируемые информационные потоки и как следствие повышение управляемости организацией в целом.

Объект и предмет исследования

Объектом исследования настоящей работы является один из Департаментов Правительства Москвы. Предприятие является отраслевым органом исполнительной власти города, осуществляющим межотраслевую координацию функционирования ряда организаций.

Деятельность Департамента регламентируется Постановлениями Правительства Москвы и осуществляется по следующим направлениям:
• капитальное строительство,
• инвестиционные проекты,
• энергосбережение,
• оперативное управление,
• энергоснабжение,
• организация и участие в различных комиссиях.

Организационная структура Департамента такая же, как и в большинстве государственных организаций – линейная.

Предметом исследования настоящей работы является разработка программы и методики по организации процесса внедрения системы электронного документооборота, а также предложение решений возникающих по ходу проекта проблем.

Проблемы внедрения СЭД в госучреждениях

Для того чтобы СЭД оправдала затраты на ее запуск и эксплуатацию необходимо ясно представлять, с какими проблемами предстоит столкнуться.

Базовыми предпосылками успешного внедрения являются налаженная система классического делопроизводства и бумажного документооборота, совершенная нормативная база делопроизводства, развитая ИТ-инфраструктура организации, а также ясное понимание целей и ожидаемых результатов.

Ниже представлен перечень основных проблем, которые могут сопутствовать внедрению СЭД в госучреждениях.
• Консервативный подход
• Отсутствие заинтересованности высшего руководства
• Нечеткая организационная структура предприятия
• Информационно-техническая неразвитость
• Неиспользование современных методов проектирования
• Проблема выбора способа построения системы
• Сложности миграции существующих документов
• Ошибки планирования процесса внедрения

Говоря о проблемах при внедрении СЭД, необходимо отметить, что переход на электронный документооборот не просто выводит организацию на новый уровень, а коренным образом изменяет организационное и административное устройство.

Моделирование процесса внедрения

Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа проекта и возможных рисков.

Однако учитывая требования вышестоящей организации к оформлению и реализации проектов, а именно соблюдения ГОСТ-34, а также сложившиеся традиции и невысокую сложность проекта, жизненный цикл настоящего проекта будет иметь каскадную схему.

Методика выбора программного обеспечения

В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение требований самой СЭД к аппаратно-технической инфраструктуре.

Для выбора в пользу той или иной системы для Департамента было решено сформулировать критерии, соответствие которым позволило бы максимально быстро и с минимальными доработками и настройками начать использовать систему. Такими критериями стали наличие подсистемы автоматизации проведения совещаний; определенный набор параметров, определяющий качество и удобство работы с системой в целом; стоимость самой системы и лицензий.

Управление проектом

Документирование
В целях успешной реализации проекта необходимо разработать и утвердить перечень документации, в соответствии с которой будет осуществляться, и контролироваться проектная деятельность. С момента инициации проекта и до момента его завершения члены проектной команды должны соблюдать регламент, условия, график и прочие требования. В процессе реализации проекта создаются:
• Концепция информационного взаимодействия
• План управления проектом (устав)
• Техническое задание
• Технико-экономическое обоснование
• Методика приемо-сдаточных испытаний
• Программа обучения пользователей и пользовательские инструкции
• Смета расходов на оборудование, проектирование и внедрение

Формирование проектной команды
Проект выполняется совместно силами сотрудников Заказчика (Департамент) и Исполнителя (организация, обслуживающая информационные системы и ресурсы Департамента).
Одним из ключевых факторов успеха проекта признается согласованное двухстороннее управление проектом – планирование, координация, контроль и оценка выполняемых работ. Детальный план выполнения работ формируется руководителями проекта от обеих сторон совместно.

Ведение проекта
Успешная реализация проекта обеспечивается соблюдением следующих принципов:
• Высокая мотивация Заказчика на получение результата, поддерживаемая административным ресурсом самого Заказчика;
• Снижение издержек, организация непрерывной, быстрой и эффективной обратной связи, готовность быстро и ответственно принимать решения;
• Доверие между Заказчиком и Исполнителем;
• Эффективные коммуникации в целом, тесное взаимодействие участников команды в частности;
• Достаточный и необходимый уровень профессионализма членов команды проекта;
• Стремление к простоте, умение выявлять главное и расставлять приоритеты, автоматизировать в первую очередь те участки, которые наиболее приоритетны и актуальны в данный момент для Заказчика;
• Достижение достаточного уровня качества;
• Возможность по ходу проекта учитывать и реализовывать потребности, возникшие в результате изменений в бизнесе и окружении. Гибкое планирование работ, ресурсов и затрат.

Экономический эффект

При создании Технико-экономического обоснования внедрения СЭД в Департаменте, были произведены расчеты количественной оценки эффективности работы системы в разрезе времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов в процессе осуществления сотрудниками своей деятельности, а также эффекта повышения производительности труда.

При проведении исследований эффективности от внедрения СЭД в Департаменте, в качестве качественных эффектов были определены следующие:
• Прозрачность движения документов и контроль.
• Единое корпоративное информационное пространство.
• Объединение и обеспечение сохранности информации.
• Объединение знаний сотрудников в одной системе дает синергетический эффект и приводит к положительным результатам.
• Ускорение темпов документооборота и сроков исполнения в целом.
• Повышение управляемости организации в целом.

Обследование организации

Детальное или информационное обследование представляет собой деятельность, направленную на сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также консолидацию полученных сведений и разработку модели системы с целью постановки задач проектирования и настройки СЭД, для этого необходимо:
1. Обследовать, описать и зафиксировать существующие, подлежащие автоматизации бизнес-процессы «как есть» (as is).
2. На основании полученных данных разработать и предложить рекомендации по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства, проведения организационных мероприятий «как должно быть» (to be).
3. Сформировать образ, описать содержание и методы переноса данных, интерфейсы, структуры информационного хранилища, необходимость в совместимости с другим ПО.
4. Выявить потребности в аппаратно-технических преобразованиях ИТ-инфраструктуры.
5. Сформулировать функциональные требования к системе.
Результаты информационного обследования будут отражены в соответствующих разделах Технического задания.

Риски проекта

В результате предпроектного обследования были выявлены риски, управление которыми входит рамки настоящего проекта.
Ниже перечислен ряд потенциальных рисков:
1. Отсутствие аппаратно-технической готовности Департамента.
2. Отсутствие или недостаточное содействие своевременному выполнению работ по проекту со стороны руководства Департамента.
3. Невозможность описания бизнес-процессов пользователями, пользователи либо не понимают своих процессов или не могут их формализовать.
4. Пользователи не могут построить связь между бизнес-процессами и системой, как результат, невозможно сформулировать четкие требования.
5. Консервативность пользователей и неприятие новой системы.
6. Несвоевременность разработки интерфейсов или отдельных программных модулей.
7. Несоблюдение методологии управления проектом, и как следствие, потеря контроля над проектом.
8. Уход членов проектной группы до конца проекта.
9. Низкая производительность системы.
10. Изменение автоматизируемых бизнес-процессов в процессе реализации проекта.
11. Изменения структуры Департамента, и(или) методов осуществления деятельности.

В работе также представлена стратегия управления рисками для сведения возможных негативных последствий к минимуму.

Выводы

1. Наличие административного ресурса в лице заместителя руководителя Департамента, заинтересованного в успехе проекте, позволяет сделать вывод о том, что внедрение имеет все шансы на успешное завершение.
2. Строгое соблюдение правил и регламентов работы с системой принесет реальную пользу от использования СЭД. Руководство должно быть в постоянном диалоге с подчиненными и объяснять, как и для чего использовать СЭД, совместно разрабатывать правила и регламенты работы с системой.
3. Сопоставление предпосылок возникновения идеи внедрения СЭД в Департаменте и совокупности преимуществ, получаемых от использования СЭД, позволяет с большой вероятностью ожидать, что внедрение СЭД выведет организацию на качественно новый уровень.
4. Позиция высшего руководства в отношении автоматизации особенно важна в вопросах противодействия, а точней нейтрализации консерватизма сотрудников – их нежеланием отказываться от привычных способов работы. Сотрудники должны понимать и видеть, что система не усложняет их жизнь, а призвана повысить эффективность работы их лично и организации в целом.
5. В течение всего проекта необходимо организовать опросы, беседы, семинары, на примерах демонстрировать возможности новых технологий и тем самым подталкивать персонал в сторону личной заинтересованности в успехе внедрения. Необходимо выделять для каждой группы сотрудников ценность именно их функций, объяснять какую именно пользу принесет использование системы.
6. Для обеспечения соответствующего уровня надежности, доступности и времени восстановления в случае сбоя, информационно-техническая инфраструктура должна соответствовать требованиям, предъявляемым к системам такого рода.
7. Необходим ответственный подход к определению целей и задач внедрения. Цели и задачи должны быть четко сформулированы к моменту формирования требований к системе. Изменение требований к системе в процессе внедрения, может повлечь за собой сбой план-графика, увеличение сроков проекта и даже его сворачивание.
8. Упущенные в процессе информационного обследования детали могут поставить под угрозу успех проекта, поэтому соответствующий уровень проработки вопросов организации и проведения этого обследования представляет собой важнейший этап всего внедрения.
9. В целях успешной реализации проекта, с момента инициации и до его завершения, необходимо разработать и применять всю необходимую документацию, в соответствии с которой будет осуществляться, и контролироваться проектная деятельность.

Copyright © 2010 Окин А.В.