Реализация стратегии сокращения затрат на примере ИТ подразделения компании

Выбор темы:

Поскольку одним из требований при формировании темы является отношение к управлению и непосредственной деятельности студента как руководителя – то решение пришло сразу. Так получилось, что начало моего обучения в АНХ совпало с признанием финансового кризиса, как факта. Практически каждому новому преподавателю группа задавала вопросы о его взгляде на перспективу ближайших 2-3 лет.

Итак тема формулировалась сама собой, на протяжении двух лет обучения основной моей задачей было выполнения ИТ бюджета, порезанного на 50% и сохранения персонала, не имея при этом никаких материальных инструментов мотивации. Стратегия, которой следовала компания в это время – была стратегией сокращения затрат. А моя задача была воплотить жизнь эту стратегию в ИТ отделе, как в разрезе персонала так и в отношении ИТ бюджета компании.

Немного о компании:

Международная консалтинговая компания Knight Frank была основана в Лондоне 111 лет назад. На сегодняшний день Knight Frank совместно со своим стратегическим партнером, компанией Newmark Knight Frank, насчитывает 196 офисов в 38 странах мира.

Московское представительство включает в свой состав региональные подразделения: в Киеве и Санкт-Петербурге. Общее количество сотрудников более 350 человек (все данные на середину 2008 года)

Целевые показатели на 2009 год:

Сокращения бюджета 2009 по отношению у 2008 году должны были составить, 20% в отношении численности сотрудников, 50% в отношении затрат. При этом мы должны были завершить проекты запанированные на 2008 год в полном объеме. И при сохраняющемся количестве обращений в ИТ отдел, сохранить качество оказания услуг на прежнем уровне. Численность оказываемых услуг в каталоге, также не уменьшалась, а на практике за 2009 год возросла. Как было в одном задании в АНХ – 20% больше продукции за 20% меньше оплаты – в 2008 году смеха это не вызывало.

Персонал:

В отношении сотрудников, не важно какого отдела с моей точки зрения главной задачей в условии кризиса является определенность. Если принято решение о сокращении, то нужно уведомить, как и положено, по закону человека попавшего под сокращение и обязательно уведомить остальных, что они продолжают спокойно работать и объяснить причины сокращения их коллеги. Простая казалось бы истина, но некоторые дружественные коллективы, сторонних организация, смогли растерять ключевой персонал именно из-за того, что люди зная о сокращениях по компании искали себе новую работу. Конечно нужно искать не материальные способы мотивации сотрудников, чтобы не падала производительность труда, нагружать их задачами со смыслом, а на простые операции с учетом окончивших вузы, безработных ИТ специалистом можно нанять людей по договорам подряда. На данный момент точно можно сказать, что мной были достигнуты результаты: численность ИТ отдела была сокращена на 20%, ФОТ на 47% при этом, на момент сентября 2010 основной состав отдела изменений не претерпел.

Поставщики:

На момент середины 2008 года действовало более 30 договоров, по которым осуществлялись платежи за использование программного обеспечения, за поддержку оборудования и т.д.

Все договора были разбиты на 3 категории:
1. На временной или постоянной основе можно прекратить получать услуги по данному договору, без ущерба для бизнеса и доступности ИТ сервисов
2. можно найти замену или обойтись частично, то есть сократить объём услуг по договору
3. услуги по договору необходимы в полном объёме, альтернатив не существует или они не приемлемы.

Итогом стало сокращение затрат на 42% по регулярным платежам. С учетом возросшей конкуренции на рынке поставщиков ИТ услуг, оборудования и программного обеспечения многие контрагенты охотно шли на скидки, и по результатам обсуждения подбирали оптимальный пакет услуг под конкретную компанию, это было не возможно в 2006-2008 годах, когда спрос превышал предложения и выбрать можно было лишь из предложенных пакетов услуг. Временно отказались, например, от поддержки некоторого аппаратного обеспечения, поскольку с учетом сокращения персонала появилась возможность дублировать оборудование.

Экономия на внедрении:

Технология виртуализация позволила отказаться от одной серверной из двух серверных комнат и сдать в субаренду части офиса без дополнительных затрат из ИТ бюджета.

Подключение пользователей удаленно к рабочим местам, позволило сократить площади в офисе, так как сотрудники могли работать из любого места, где есть подключение к Интернету. К сожалению, это мало применимо к от�