Повышение эффективности setup-проектов внедрения «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в аутсорсинговой компании

Выходцев А.Д.
выпускник группы ИТМ-11
Школы IT-менеджмент­а
РАНХиГС при Президенте­ РФ

Аутсорсинг это передача не профильных бизнес-процессов компании на обслуживание другой организации. Аутсорсинг, сравнительно новый вид бизнеса на российском рынке, в большей степени он представлен, в виде бухгалтерских услуг, обеспечении охраны, транспортных услуг, услуг поддержки офиса, компьютерных и рекламных услуг.

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета.

В дипломной работе будет рассмотрена деятельность аутсорсинговой компании (в дальнейшем по тексту «компании»), оказывающей бухгалтерские услуги, а именно услуги по расчету заработной платы и кадровому администрированию (в дальнейшем по тексту «основная услуга»).

Не совсем верно считать, что основной причиной передачи расчета заработной платы на аутсорсинг является сокращение издержек. Заработная плата для большинства сотрудников, особенно в России, является основным мотивирующим показателем, поэтому крайне важно, чтобы сотрудник видел четкую взаимосвязь, между выполненной им работой и полученной заработной платой. Сейчас все больше аутсорсинговых компаний, стремятся не только использовать имеющиеся у клиента бизнес-процессы, но и предложить клиенту новые, более совершенные бизнес-процессы по расчету заработной платы, которые будут более прозрачны и понятны, как руководству компании, так и ее сотрудникам. Такие бизнес-процессы, помогут не только повысить мотивацию сотрудников, но и более эффективно использовать фонд оплаты труда.

В современном мире использование автоматизированных систем учета хозяйственной деятельности является одним из ключевых элементов работы успешного предприятия. Поэтому перед тем, как начать предоставлять основную услугу клиенту, необходимо автоматизировать бизнес-процессы, которые использует клиент, если это еще не сделано.

На российском рынке HRM – систем, большую популярность, среди пользователей и организаций, получило программное обеспечение отечественного производителя «Фирмы 1С» - «1С: Зарплата и управление персоналом 8». Эта система используется как на не больших предприятиях из нескольких сотрудников, так и на крупных предприятиях из десятков тысяч сотрудников.

Популярность этой HRM - системы, связана с простотой и удобством рабочего интерфейса программы, а так же с адаптированностью программы под Российское Законодательство. Не маловажной особенностью системы является возможность, как перестраивать имеющиеся бизнес-процессы системы, так и разработка новых бизнес – процессов, в рамках имеющегося типового решения.

Предметом исследования моей дипломной работы являются setup-проекты по внедрению программного обеспечения 1С: Зарплата и управление персоналом, которые состоят из набора предварительных работ необходимых для начала предоставления основной услуги «расчет заработной платы и кадровый учет», для новых клиентов компании.

Клиенты, которые обращаются в компанию, имеют различную сферу деятельности, размер штата и потребности в не стандартных бизнес-процессах. Поэтому, по сложности реализации, setup-проекты можно подразделить:

• Setup-проекты для не больших компаний, с количеством действующих сотрудников менее 100.
• Setup-проекты для средних компаний, с количеством действующих сотрудников от 100 до 1000.
• Крупные setup-проекты с количеством действующих сотрудников более 1000.

 
Масштаб setup-проекта, необходимо учитывать при формировании  проектной команды. О принципах подбора проектной команды, есть отдельный раздел дипломной работы.
В не зависимости, от масштаба setup-проекта, он состоит:

• Исследование бизнес-процессов компании.
• Ввод начальных данных в программу.
• Доработка функционала системы под потребности учетной политики клиента.
• Осуществление параллельного расчета заработной платы.
• Передача системы в промышленную эксплуатацию, для ведения кадрового учета и расчета заработной платы клиента.

Основная цель дипломной работы – это выработать методики стандартизации и автоматизации действий и операций, а так же внедряемых бизнес-процессов используемых клиентов, выполняемых в рамках setup-проектов, которые в дальнейшем позволят снизить трудозатраты по setup - проектам.

Большое внимание в рамках setup-проектов, уделяется коммуникациям сторон.
В отличии от большинства проектов внедрений HRM-решений, фирмами франчайзи, где коммуникации строятся между клиентом и исполнителем, в рамках setup-проекта ситуация иная.

В рамках setup-проекта, сторонами-участниками проекта являются:

• Отдел внедрения компании;
• Отдел эксплуатации бизнес-приложений компании;
• Отдел расчета заработной платы компании;
• Структуры клиента, ответственные за взаимодействие с компанией.

Специалистами отдела внедрения, вначале производится комплексное исследование бизнес – процессов клиента и подготавливается проектная документация, содержащая описание самих бизнес-процессов и их реализацию в рамках «1С: Зарплата и управление персоналом 8». Для расчетного отдела компании подготавливается инструкция к программному обеспечению.

Специалисты отдела эксплуатации бизнес-приложений, производят доработку и настройку программного обеспечения, по техническим заданиям.

Специалисты отдела расчета заработной платы производят пробный расчет заработной платы и принимают решение о готовности проекта к промышленной эксплуатации.

Специалисты структур клиента проводят параллельные расчеты в системах, использующихся в данный момент клиентом и проверяют правильность расчета.

Первоначально в рамках дипломной работы произведен анализ, нескольких setup-проектов  с целью выявить похожие операции и внедряемые бизнес-процессы и попытаться стандартизировать и автоматизировать их.

Так же, проанализированы имеющиеся стандарты и механизмы автоматизации с целью повышения их эффективности.

В дальнейшем предложены методики стандартизации и автоматизации этих операций.

Ключевым моментом в выработке методик и стандартов является не только, автоматизация бизнес-процессов имеющихся у клиентов, но и возможность предложить клиенту более эффективные бизнес-процессы, которые уже созданы на основании опыта и имеющихся наработок.
Основным ориентиром, при разработке стандартов и методик автоматизации, является удовлетворение реальных потребностей большинства клиентов.

В дальнейшем при использовании, такие методики позволяют:

• Сократить издержки и срок выполнения setup-проекта,
• Приблизить начало оказания клиенту основной услуги.
• Упростить процедуру обучения нового персонала.
• Минимизировать количество ошибок, происходящих во время расчета.
• Сократить общие издержки, связанные с оказанием основной услуги.