Повышение эффективности деятельности государственного бюджетного учреждения за счет внедрения систем электронного документооборота

Усач Е.Е.
Выпускница группы ITМ-11
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

      С момента возникновения идеи обмена документами с помощью телекоммуникационных сетей до сегодняшнего дня, системы электронного документооборота (далее – СЭД), претерпевая изменения, неустанно совершенствуются и множатся. Переломным моментом, приведшим к обязательному и повсеместному использованию СЭД на территории Российской федерации, стало принятие в январе 2002 года Федерального Закона №1 «Об электронной цифровой подписи». С этого момента все государственные учреждения получили полное основание использовать ЭДО, а разработчики совершенствовать данные системы, опираясь на потребности пользователей и нормы законодательства. Флагманом в данном направлении стало Управление Федерального казначейства РФ, которое уже с апреля 2004 года обязало вести электронный обмен документацией между участниками бюджетного процесса и органами казначейства.

Не мало важным фактором в развитии и увеличении зон использования СЭД стала их экономическая выгода. Теперь пользователь, имея доступ к сети Интернет и установив необходимое программное обеспечение, может обмениваться документами с федеральными контролирующими органами, бюджетными и внебюджетными фондами, между иными организациями, подписывая документы электронной цифровой подписью. Такой обмен значительно сокращает затраты времени, не требует дополнительных трудовых ресурсов, связанных с доставкой корреспонденции, имеет полную юридическую силу на ряду с бумажной документацией.

Одним из наиболее успешных и прогрессивных разработчиков интегрированных систем электронного документооборота в РФ является ООО «Фирма 1С». В сотрудничестве со своими партнерами 1С наиболее тщательно и заинтересованно подходит к особенностям и потребностям конечных пользователей. Имея большое количество программных решений, предназначенных для ведения учета различных сфер деятельности организаций, 1С непрерывно проводит аналитические исследования и успешно внедряет системы электронного документооборота в базовые конфигурации. На данный момент сотрудниками 1С производится внедрение и сопровождение СЭД не только в локальных версиях программ, но и конфигураций, работающих в модели сервиса – на базе облачных технологий SaaS. Непрерывный мониторинг законодательства, незамедлительная реализация изменений законодательства, изучение проблем и потребностей конечного пользователя позволяют эффективно и качественно представлять СЭД в программах 1С. Наряду с интеграцией, фирма предлагает конфигурацию, нацеленную непосредственно для решения задач по обмену документами с использованием ЭЦП – «1С:Документооборот».

Бюджетные учреждения, являются наименее подвижными и прогрессивными в части внедрения новых программ или перехода от морально устаревших регламентов и технологий к более совершенным и эффективным. Существует несколько стереотипов и субъективных причин такого проявления:

• отсутствие достаточного финансирования, на фоне дефицита бюджета внедрение новых технологий по обыкновению считается затратным, не приоритетным, статьи на данный вид расходов обычно если не удаляются, то сокращаются до минимума, не позволяющего произвести полноценного внедрения;
• бюджетных учреждениях практически отсутствуют квалифицированные и эффективные специалисты, не имеющие желания производить полноценный анализ ситуации, не желающие работать с новыми системами и программами, изучать их и внедрять, мотивируя отсутствием времени и низкими заработными платами;
• основными целями деятельности бюджетных учреждений не являются извлечение прибыли и повышение эффективности, они находятся в постоянной зависимости от вышестоящих учреждений в рамках бюджетной иерархии, таким образом, самостоятельно инициативу проявляют редко, неохотно переходят к новым программам и регламентам, даже если существуют распоряжения и приказы на подобные действия;
• руководство многих бюджетных учреждений является приверженцами старых форм управления, зачастую не желая ничего менять, оставаясь неэффективными.

Объективно, же, опыт работы показал, что при правильном подходе в части аналитики, планирования и реализации бюджетные учреждения вполне способны действовать эффективно с наименьшими финансовыми, трудовыми и временными затратами.