Внедрение идеологии процессного подхода в организации, осуществляющей деятельность по предоставлению космических услуг

Платицин М.В.
выпускник группыITM-23B
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Российская Федерация является одним из мировых лидеров по освоению космоса, развитию космической техники и, главное, предоставлению услуг коммерческим организациям по запуску космических аппаратов. В основном это связано с тем наследством – научным и технологическим багажом, которые оставил Советский Союз.

Однако события последних двух с небольшим десятилетий показывают, что космический потенциал медленно исчезает. Наиболее ярко это демонстрирует резко увеличивающаяся доля неудачных запусков космических аппаратов, за которой скрываются миллиардные потери заказчиков.

Таким образом, при существующем постоянном росте потребности в запусках космических аппаратов, Россия быстро теряет авторитет в мире, как страны – космической державы. Не стоит сомневаться, что наше место в скором времени могут занять другие государства.

По мнению автора, особого внимания, как конкурента, заслуживает деятельность японского агентства аэрокосмических исследований, так как наибольшее влияние на развитие космической деятельности в Японии оказало использование лучших практик проектного и процессного управления, многие из которых были разработаны и доведены до состояния близкого к совершенному в самой Японии.

В Российской Федерации есть две организации предоставляющие услуги по запуску в космос коммерческих аппаратов и аппаратов иностранных государств. Это Федеральное космическое агентство (РОСКОСМОС), и Войска воздушно-космической обороны Министерства обороны Российской Федерации (далее – Войска ВКО).

В аттестационной работе речь будет идти о Войсках воздушно-космической обороны.

До недавнего времени организация космических запусков в Войсках ВКО возлагалась на федеральное казенное учреждение «Организация». Однако такая форма существования на рынке предоставления услуг является не подходящей. Дело в том, что весь доход от коммерческой деятельность должен быть направлен в Федеральный бюджет. То есть, зарабатываемые финансовые средства не идут на развитие учреждения, а персонал за свою деятельность получает фиксированную зарплату. Такие условия не способствуют предоставлению клиенту ценности, за которую он заплатил – клиент получает лишь результат деятельности исполнителя.

Видя существующие проблемы, командование Войск ВКО перевело «Организацию» в другой вид учреждений – автономный, который представляет собой новую ступень эволюционного развития государственных учреждений. Дело в том, что автономные учреждения имеют право оставлять на своих счетах денежные средства, заработанные от коммерческой деятельности, таким образом, появилась возможность развивать «Организацию» и реализовывать более гибкую систему оплаты труда.

Учитывая, что в мире растет конкуренция в сфере предоставления космических услуг, а также тот факт, что в «Организации» появилась возможность оперативно распоряжаться заработанными денежными средствами, можно сделать вывод, что существуют предпосылки для внедрения в «Организации» идеологии процессного подхода, являющегося в свою очередь единственным комплексным способом повышения эффективности и результативности, что, в свою очередь, должно привести к повышению конкурентоспособности.

Под процессом можно определить целенаправленную, управляемую, устойчивую деятельность или совокупность взаимосвязанных видов деятельности, осуществляемых ресурсами, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Процессы (а скорее функции) в организации, имеющей функционально-иерархическую структуру, как правило, слабо регламентированы, исполняются большим количеством не за что не отвечающих в итоге участников. Они проедают время и деньги, сложны для оптимизации, но самое главное не эффективны, а порой еще и не результативны.

Процессным подходом к управлению называют – построение в организации системы процессов, управление этими процессами для повышения результативности и эффективности, а также обеспечения удовлетворенности потребителя.

Процессы в организации с внедренной идеологией процессного подхода четко структурированы, строго регламентированы, имеют конкретные показатели с допусками, управляются владельцем, а главное на выходе имеют результат, представляющий ценность для потребителя.

Нельзя не отметить, что переход к идеологии процессного подхода в любой организации является трудоемким, организационно и технически сложным мероприятием, порой не находящим поддержки ни у сотрудников, ни у руководителей. Это совсем другой подход, своего рода, другая философия работы, которую не все способны принять.

Часто возникают проблемы из-за слабого знания предмета руководством организации. Также не редко случается ситуация перехода к «как бы» процессному управлению, то есть выделяются роли, определяются границы и даже формируются регламенты, однако по факту, это будет все та же модель функциональной организационной структуры с частичным использованием составляющих процессного подхода.

Целью аттестационной работы является анализ внедрения идеологии процессного подхода в некоммерческой организации с формой деятельности автономного учреждения, предоставляющей услуги по запуску космических аппаратов, принадлежащих гражданским организациям Российской Федерации, а также военным или гражданским организациям иностранных государств.

Предметом работы является внедрение идеологии процессного подхода к управлению организацией.

Объектом исследования является космическая деятельность, в общем, и деятельность Федерального автономного учреждения «Организация», входящего в состав Министерства обороны Российской Федерации, в частности.

Перед проведением работ было составлено соглашение о моделировании, отражающее единый понятийный аппарат, правила совместной работы. Определено, что моделирование должно проводиться в системе BUSINESS STUDIO 4.0. Также определялись цели разработки моделей процессов, справочники, условные обозначения, полномочия, ответственность сторон и т.д.
Работа в «Организации» включала в себя:

• издание приказа о выполнении соглашения;
• проведение интервью с персоналом;
• формирование паспортов процессов;
• моделирование процессов в нотациях IDEF0 и eEPC;
• анализ сложившейся ситуации.

Анализ сложившейся ситуации показал следующие недостатки:

• процессы не определены, то есть «Организация» находится на первом уровне зрелости в соответствии с интегрированной моделью технологической зрелости (CMMI);
• существуют серьезные системные ограничения, вызванные необходимостью учитывать требования правовых актов Войск ВКО, Министерства обороны, отдельных правовых актов федерального законодательства, а также исторически сложившихся факторов;
• количество «лишних» форм документов высоко, назначение многих из них непонятно, формы различны, не приведены к единому стандарту, т.е. документооборот не оптимален;
• в деятельность по подготовке к запуску и по самому запуску «Организация» абсолютно не вовлечена, однако согласно договору отвечает за результат;
• в деятельности не применяются современные автоматизированные системы. Хранение документации осуществляется в бумажных носителях, опыт предыдущих прецедентов не используется.

При всех недостатках нельзя не отметить, что «Организация» со своей работой справляется без серьезных сбоев, что, скорее всего, обусловлено наличием в ней высокопрофессиональных кадров, имеющих многолетний опыт и осознающих необходимость серьезных перемен.
Следующий этап работ заключался в выработке решений по оптимизации существующей деятельности, а именно:

• были определены владельцы, руководители и исполнители выделенных процессов, исходя из представленного проекта организационно-штатной структуры;
• осуществлена оптимизация процессов на операционном уровне, описанных в нотациях eEPC, в основном за счет сокращения дублирующих функций – экономия времени от момента получения технического задания от заказчика и до заключения договора о предоставлении услуг составила 17%;
• предложено сокращение и унификация форм существующего документооборота, что позволит снизить количество документов на 24%;
• построена схема «TO BE», определена ролевая модель;
• разработана система показателей процессов, включающая в себя также формы планов и отчетов для владельцев и руководителей процессов, по средствам которых, в последующем, будет осуществляться оперативное управление процессами;
• осуществлено описание и регламентация процессов, сформированы инструкции участников процессов в модели «TO BE»;
• разработана комплексная система документации, регламентирующая базовые принципы процессного подхода в «Организации»;
• предложено создать на постоянной основе (в штате) подразделение, осуществляющее проектирование новых и модернизацию существующих процессов;
• предложено в последующем внедрить систему электронного документооборота (с подсистемой автоматизации договорной работы), совместимой с аналогичной системой в штабе Войск ВКО.

Описанные предложения были сформированы в отчет и переданы временно исполняющему обязанности руководителя «Организации» для принятия им дальнейших решений. Одновременно, были подготовлены проекты докладных записок на имя командующего Войсками ВКО и Министра обороны Российской Федерации с подробным анализом процесса планирования, обеспечения и организации запусков космических аппаратов, с целью пересмотра разграничения полномочий.

Как уже было сказано, внедрение процессного подхода является трудоемким, организационно и технически сложным мероприятием, поэтому, на момент написание аттестационной работы, решения о реализации описанных ранее позиций, так и не было принято.

Идеология процессного подхода к управлению космической деятельностью может стать решающим фактором в борьбе с иностранными конкурентами, однако надо учесть, что применяться он должен не локально – к одной организаций, а глобально (системно) ко всему направлению организации коммерческих запусков. Процесс должен начинаться с момента рассмотрения возможности предоставления услуги потенциальному клиенту и заканчиваться выводом космического аппарата на требуемую орбиту, однако пока системные ограничения не дают реализовать такой процесс на практике.