Автоматизация корпоративного документооборота холдинга с применением ЭЦП

Бойко Т.О.
Выпускница группы ИТМ-11
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Современная бизнес-среда определяет тенденции, при которых качественное управление бизнесом становится основной задачей для менеджмента компаний и обуславливает в значительной степени повышение конкурентоспособности и прибыльности, привлечение инвестиций, и, как следствие, максимальные темпы роста стоимости бизнеса.

Эффективно выстроенные процессы в сочетании с возможностями, которые предоставляют современные IT-технологии, способны существенно повысить качество бизнеса и снизить затраты и издержки компании.

Специфика деятельности любой компании такова, что всегда сопровождается потоками документов, при этом, чем компания крупнее, тем труднее регулировать документопотоки в рамках функциональных структур и тем нагляднее необходимость процессного подхода к управлению документопотоками.

Софтверная индустрия предлагает сегодня для управления документооборотом  такие  IT-инструменты как системы электронного документооборота (СЭД).

По данным информационного ресурса  iBusiness, при переходе на электронный документооборот и максимальной автоматизации всех процессов, которые с ним связаны, организация может сэкономить до 1-2 % от своего оборота.

Также, при использовании СЭД происходит качественное изменение управления документооборотом:   экономится время, затрачиваемое на технологические процессы обработки документов, обеспечивается мгновенный доступ к документам и  отчетам, автоматизация маршрутов документов позволяет осуществлять в режиме on-line  мониторинг жизненного цикла документа и контроль исполнительской дисциплины. Возможность web-доступа к СЭД обеспечивает мобильность работы с документами и задачами территориально удаленных подразделений и сотрудников.

Максимальная автоматизация управления документооборотом достигается при максимально возможном переходе на безбумажные технологии. Применение ЭЦП в системах электронного документооборота – это шаг к полной автоматизации корпоративного документооборота- документооборота между управляющей компанией и дочерними обществами (ДЗО). Применение ЭЦП в корпоративном документообороте решает ряд задач:

• Оптимизация документооборота и рабочих потоков;
• Необходимый уровень защиты документов, обеспечение информационной безопасности;
• Придание документам холдинга юридической силы.

В работе исследуется система управления рабочими потоками, связанными с корпоративным документооборотом холдинга ОАО «Лада-Сервис».

В ходе работы проведено исследование и анализ  организационной структуры холдинга, IT-инфраструктуры управляющей компании и дочерних обществ (ДЗО), организационно-распорядительной и нормативной документации, документопотоков и процессов корпоративного взаимодействия управляющей компании и ДЗО. Описание бизнес-процессов корпоративного взаимодействия «as is» с применением нотаций IDEF0 и ARIS позволило проанализировать проблемную область и предложить пути решения описанных проблем.

В результате исследования   разработана эффективная модель процессного управления корпоративным документооборотом холдинга «to be»,  включая схему интеграции процесса корпоративного взаимодействия в информационный контур компании.

В частности предложена  реализация полученной модели в ИС «1С Документооборот 8 КОРП» посредством разработки модуля «Учет заявок на сделку», в том числе решен ряд задач:

• Автоматизация процессов управления корпоративными документами на всех стадиях их жизненных циклов в соответствии с требованиями регламентирующих нормативных документов.
• Внедрение единой технологии обработки документов, находящихся как в оперативном, так и  архивном хранении.
• Создание единого информационного пространства для работы сотрудников в процессах обработки документов и информации.
• Комплексный контроль исполнительской дисциплины.
• Обеспечение коллективной работы с документами.
• Минимизация производства бумажных документов путем переноса функций согласования, подписания  и хранения корпоративных документов в электронный вид с применением ЭЦП и использованием криптопровайдера «Крипто ПРО CSP»;
• Реализация доступа сотрудников ДЗО и членов СД к корпоративным документам через web-интерфейс.
• Интеграция СЭД с корпоративными бизнес-приложениями компании в части процесса корпоративного взаимодействия управляющей компании и дочерних обществ.

Также в работе дана оценка экономического эффекта от автоматизации корпоративного документопотока и показан неисчисляемый эффект, который выражен в  повышении  качества бизнес-процессов, и, следовательно, в росте конкурентного преимущества компании.

Важным итогом работы является постановка стратегической цели развития IT- инфраструктуры холдинга – развитие и интеграция корпоративных приложений и IT-сервисов в систему поддержки корпоративного контента ECM на платформе портала MS SharePoint.
Достигнутые результаты работы позволяют сделать выводы о:

• Важности применения процессного подхода для осуществления эффективного управления документооборотом холдинговых структур;
• Необходимости реализации рабочих потоков (workflow) с применением электронной цифровой подписи в системах электронного документооборота для оптимизации процессов, сокращения затрат и издержек;
• Тенденциях и перспективах развития систем управления корпоративным контентом ЕСМ - как  единого корпоративного информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений холдинга.