Выбор информационной системы хранения проектной документации для компании, занимающейся инженерными системами зданий

Тихонов П.М.
выпускник группы MBA CIO-30
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Цель данной аттестационной работы – «Выбор информационной системы хранения проектной документации для компании, занимающейся инженерными системами зданий».

Компания, в которой я работаю в настоящее время, занимается системной интеграцией в области инженерных систем зданий и сооружений. Это широкий профиль деятельности, включающий в себя полный комплекс работ по проектированию, поставке оборудования, монтажу, пуско-наладке и обслуживанию систем инженерного обеспечения зданий, включая: 

• Системы вентиляции, отопления, кондиционирования
• Комплексные системы управления зданием
• Диспетчеризацию всех инженерных систем
• Автоматизацию всех инженерных систем
• Слаботочные системы

Компания работает в этой области с 1990 года. За годы работы было сдано в эксплуатацию множество объектов. С каждым годом количество сданных объектов увеличивается, и заключаются новые долгосрочные договора на сервисное обслуживание. В связи с этим сервисное обслуживание становится одним из самых прибыльных направлений деятельности компании.  Для эффективной работы в этой области необходимо организовать несколько бизнес-процессов,  таких как:

• Закупка оборудования  для замены вышедшего из строя
• Подбор аналогов в случае снятия с производства какого-либо оборудования
• Внесение всех изменений в проектную документацию
• Взаимодействие с клиентом (прием заявок, консультации, обмен документами)
• Планирование очередных и аварийных выездов
• Продажа оборудования для организации или пополнения резерва у клиентов
• И другие, такие  как сбор статистики, получение обратной связи от клиентов, заключение новых договоров и т.д.

Без современных информационных технологий  эти процессы протекают неэффективно:

• Поиск информации занимает много времени
• Почти всегда необходимо делать выезды для диагностики проблем
• Решить все проблемы клиента за один выезд практически невозможно
• Далеко не всегда произведенные изменения отражаются в проектной документации
• И прочие проблемы

Как результат это приводит к затягиванию сроков, перерасходу человеческих ресурсов и потере прибыли.

Очевидно, что при наличии оперативного доступа ко всей актуальной информации по каждому конкретному объекту будет возможно:

• Достаточно точно предположить, что вышло из строя
• Подобрать заранее подходящее альтернативное оборудование
• Организовывать аварийные выезды с полным набором оборудования под замену без предварительного обследования и решать проблемы клиента за один выезд

В настоящее время эту информацию найти в компании можно, но с каждым годом это делать всё более проблематично, так как объем постоянно растет. Кроме того информация:

• Находится на рабочих станциях сотрудников или на серверах
• Не всегда актуальна, так как доработки на объектах могут быть произведены другими сотрудниками
• Может быть потеряна по причине выхода из строя рабочих станций
• Может быть потеряна вместе с увольнением сотрудников
• Может быть уничтожена преднамеренно или по неосторожности
• Может попасть к конкурирующим организациям или использоваться сотрудниками не в пользу компании

Потеря информации об объектах ведет к достаточно ощутимым убыткам, так как производить сложные работы без необходимой проектной документации либо невозможно, либо возможно, но трудоёмкость возрастает очень существенно.

Компания в первую очередь нуждается в информационной системе, которая бы позволяла эффективно использовать всю имеющуюся  информацию и свела бы к минимуму вероятность её потери, искажения или утечки к третьим лицам.

Система как минимум должна обеспечить следующие возможности:

• Удобный поиск информации
• Разграничение прав доступа
• Контроля версий документов
• Блокировать файлы, находящиеся в редактировании каким-либо пользователем
• Резервное копирование

В рамках данной аттестационной работы производится анализ рынка информационных систем для хранения проектной документации. По результатам сравнительного анализа будет принято решение о внедрении той или иной системы, либо инициирован проект о разработке системы силами компании. Также необходимо проработать процедуру наполнения этой системы контентом и описать новые бизнес-процессы для работы с этой системой. В долгосрочной перспективе внедрение подобной системы принесет прибыть для компании, и даже может стать конкурентным преимуществом.