Построение системы электронного документооборота, как средства повышения эффективности коммуникаций на примере инвестиционной группы компаний

Харитонов Д.В.
выпускник группы MBA CIO-28b
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Актуальность темы

Использование системы электронного документооборота (далее по тексту – ЭДО) в настоящее время является не просто инновационным подходом к организации документооборота внутри какой-либо отдельно взятой компании, а объективной необходимостью для эффективного управления бизнес процессами в любой динамично развивающейся компании, особенно в сфере инвестиций.

Очевидно, что специфика и темпы развития российского фондового рынка, ежедневный объем документооборота инвестиционной компании, активно взаимодействующей с клиентами, а также современный уровень телекоммуникационных технологий, делает неизбежным использование электронных документов в тех случаях, когда речь идёт о сокращении расходов компании и снижении рисков при обмене юридически значимой информацией. Поэтому построение эффективной системы ЭДО, позволяющей инвестиционной компании перейти на безбумажные технологии и тем самым существенно сократить расходы на подготовку и сопровождение документов, ускорить процедуру обмена документами/информацией между заинтересованными лицами, защитить передаваемые документы электронной подписью, на сегодняшний день актуально, как никогда.

Объект исследования

Объектом исследования настоящей аттестационной работы является Инвестиционная группа «УНИВЕР» (далее по тексту – ИГ «УНИВЕР»), которая осуществляет инвестиционную деятельность на фондовом рынке с 1995 года. В структуру ИГ «УНИВЕР» входят следующие российские компании: инвестиционная компания ООО «УНИВЕР Капитал» (головная компания), управляющая компания ООО «УНИВЕР Менеджмент», ООО «УНИВЕР Депозитарий», ЗАО «УНИВЕР Консалтинг», ЗАО «УНИВЕР Юридическое бюро», информационное агентство «UNIVER.RU»; а также компании в Украине: ЗАО «УНИВЕР Капитал», КУА «УНИВЕР Менеджмент».

Головная компания ИГ «УНИВЕР» имеет лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг, выданные ФСФР России без ограничения срока действия, на осуществление брокерской, дилерской, депозитарной деятельности, а также деятельности биржевого посредника, совершающего товарные, фьючерсные и опционные сделки в биржевой торговле.

Компании ИГ «УНИВЕР» оказывают услуги по брокерскому обслуживанию, включая маржинальное кредитование и интернет-трейдинг, корпоративному финансированию, персональному инвестиционному консультированию, оказывают информационно-аналитическую поддержку, а также предоставляют своим клиентам услуги по доверительному управлению активами, пенсионными накоплениями, управляют паевыми инвестиционными фондами.

По итогам 1 квартала 2012 года совокупный оборот Компании составил 364 млрд. рублей, что позволяет ей входить в двадцатку  крупнейших российских инвестиционных компаний.

Цели и основные задачи работы

Целью настоящей аттестационной работы является построение системы ЭДО в ИГ «УНИВЕР», позволяющей оптимизировать расходы ИГ в сфере документооборота, повысить эффективность, безопасность и скорость коммуникаций, как между компаниями внутри ИГ, так и с клиентами Группы компаний,  а также увеличить объем торговых оборотов ИГ, чтобы стабильно входить в топ 20 крупнейших инвестиционных компаний по этому показателю.

Основные задачи работы:

1. Формирование перечня требований к системе ЭДО с учётом специфики и нормативно-правового регулирования деятельности компаний, входящих в ИГ «УНИВЕР».
2. Обеспечение возможности использования юридически значимой электронной подписи в рамках системы ЭДО.
3. Поиск поставщика системы, соответствующего сформулированным требованиям к ЭДО.
4. Внедрение разработанной системы ЭДО.

ЭДО, как неотъемлемая часть Фондового рынка

Рынок ценных бумаг (Фондовый рынок) – это совокупность отношений между эмитентами ценных бумаг, финансовыми посредниками и инвесторами, связанных с выпуском и обращением ценных бумаг. Рынок ценных бумаг (далее по тексту – РЦБ) охватывает как кредитные отношения, так и отношения совладения, выражающиеся в выпуске особых документов – ценных бумаг. Функционирование рынка регламентировано Федеральным Законом «О рынке ценных бумаг» и положениями Федеральной службы по финансовым рынкам ЦБ РФ.

Институциональная структура РЦБ определяется составом его участников. К ним относятся: эмитенты, инвесторы, финансовые посредники – профессиональные участники РЦБ, организации, обслуживающие РЦБ (инфраструктурные организации), органы государственного регулирования и контроля.

Профессиональные участники РЦБ – юридические лица, которые осуществляют следующие виды деятельности: брокерскую деятельность, дилерскую деятельность, деятельность по управлению ценными бумагами, деятельность по определению взаимных обязательств (клиринг), депозитарную деятельность, деятельность по ведению реестра владельцев ценных бумаг, деятельность по организации торговли на РЦБ.

Профессиональная деятельность на РЦБ осуществляется на основании специального разрешения – лицензии, выдаваемого ФСФР.

Другие виды деятельности на РЦБ Федеральным Законом «О рынке ценных бумаг» не предусмотрены. На РЦБ осуществляют свою деятельность и другие участники, помимо выше перечисленных. Например, управляющие компании инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами, негосударственными пенсионными фондами; специализированные депозитарии; негосударственные пенсионные фонды и др. Но их деятельность не признается профессиональной деятельностью на РЦБ, и регулируется другими законами (законом «Об инвестиционных фондах» и законом «О негосударственных пенсионных фондах»).

Удовлетворение различных требований участников фондового рынка к процессу исполнения сделок стало возможным благодаря созданию торгово-расчётной инфраструктуры, состоящей из Торговой системы, Центра электронных договоров (ЦЭД), Клирингового центра, Расчётного депозитария (ЗАО «ДКК») и расчётного банка (НКО «Расчётная палата РТС»). Элементы инфраструктуры связаны между собой сложными потоками финансовой информации, критичными к скорости, надёжности и защищённости каналов связи. Роль единой среды передачи данных, объединяющей все элементы торгово-расчётной инфраструктуры и ею клиентов, отведена системе электронного документооборота Российской торговой системы (РТС).

Проект по созданию ЭДО РТС начался в конце 1997 г. и продолжался около полутора лет. Изначально к проектируемой системе были предъявлены высокие требования по безопасности, производительности и технологичности эксплуатации. По существу требовалась система, аналогичная SWIFT по типу и качеству предоставляемых услуг, и доступная всем участникам фондового рынка, а также соответствующая российскому законодательству.

В итоге была создана система, которая успешно эксплуатируется с мая 1999 г. Все циркулирующие в ЭДО РТС сообщения заверяются электронной подписью, отвечают требованиям электронного документа. При передаче по открытым каналам связи электронные документы шифруются.

Во второй половине декабря 2001 г. на ММВБ была создана аналогичная система документооборота, которая позволила организовать использование электронных документов, перейти на безбумажные технологии, снизить риски и обеспечить защиту прав участников, присоединившихся к системе электронного документооборота.

В настоящее время РТС и ММВБ объединились в единую фондовую биржу ММВБ-РТС, что обусловило необходимость анализа перспектив дальнейшего развития двух действующих систем ЭДО.

Методика построения системы ЭДО в рамках инвестиционной группы компаний, перспективы её развития

Проект построения системы ЭДО в рамках ИГ «УНИВЕР» был начат в  конце 2007 года, однако в середине 2008 года по причине финансового кризиса заморожен на неопределённый срок. В 2011 году руководством Инвестиционной группы было принято решение возобновить проект ЭДО в связи с чем перед ИТ службой была поставлена задача в максимально сжатые сроки разработать и внедрить систему ЭДО в рамках Группы компаний.

В целях выполнения поставленной задачи ИТ службой была разработана методика построения системы ЭДО в рамках Инвестиционной группы, включающая следующие этапы реализации проекта:

1. Сбор и обобщение операционных, технологических и нормативно-правовых требований компаний Инвестиционной группы к ЭДО.
2. Формирование перечня документов, участвующих в ЭДО.
3. Оценка собственных ИТ ресурсов Инвестиционной группы на предмет разработки программного обеспечения (далее по тексту – ПО) для ЭДО.
4. Оценка перспектив создания в рамках Инвестиционной группы Удостоверяющего центра для целей обеспечения возможности использования юридически значимой электронной подписи в рамках системы ЭДО.
5. Сравнительный анализ рынка с целью поиска поставщика решения, соответствующего сформулированным требованиям к системе ЭДО, включая выбор криптопровайдера.
6. Внедрение разработанной системы ЭДО.

В процессе реализации проекта построения системы ЭДО в рамках Инвестиционной группы использование собственных ИТ ресурсов было признано нецелесообразным, прежде всего по причине длительности сроков реализации. Также было принято решение об использовании стороннего Удостоверяющего центра, поскольку создание такового в рамках Инвестиционной группы потребовало бы существенных финансовых затрат, непредусмотренных данным проектом.

Анализ рынка ПО на момент начала проекта, показал, что готовых систем ЭДО для инвестиционных и брокерских компаний по взаимодействию с клиентами нет. А те компании которые используют системы ЭДО для взаимодействия со своими клиентами, разработали её самостоятельно. 

Выбор поставщика системы ЭДО, наиболее полно отвечающего разработанным требованиям, проводился ИТ службой между крупнейшими разработчиками банковских систем и крупнейшими системными интеграторами, такими как:  ООО «БИФИТ», ООО «БСС», ЗАО «Астерос», ООО «Стэп Лоджик». По итогам проведённого тендера было принято решение о взаимодействии с компанией ООО «БСС». Результатом сотрудничества между ООО «БСС» и ИГ «УНИВЕР» стала разработка и внедрение системы ЭДО – «Брокер-Клиент».

Выбор поставщика криптозащиты ЗАО «Сигнал-КОМ» для системы ЭДО был обусловлен техническими рекомендациями со стороны ООО «БСС».

На данный момент началась промышленная эксплуатация системы «Брокер-Клиент» в ИГ «УНИВЕР». 

Дальнейшие перспективы развития системы ЭДО в рамках ИГ «УНИВЕР» предусматривают подключение к системе «Брокер-Клиент» клиентов ООО «УНИВЕР Менеджмент», а так же внедрение аналогичной системы ЭДО в ЗАО «УНИВЕР Капитал» (на Украине). Кроме того в планах Инвестиционной группы расширение сервисов системы ЭДО в части  SMS оповещений клиентов, разработки мобильной версии «Брокер-Клиент», введения ключей защиты e-Token.

Заключение

Результатом данной аттестационной работы стала разработка и внедрение уникальной системы ЭДО на Фондовом рынке, позволившей ИГ «УНИВЕР»

• систематизировать документооборот между компаниями Инвестиционной группы;
•  сократить время обработки запросов клиентов Инвестиционной группы, а также существенно увеличить скорость и объем ежедневно обрабатываемой информации, без увеличения численности персонала Компаний;
•  снизить операционные риски компаний Инвестиционной группы, связанные с некорректным вводом информации;
• сократить операционные издержки компаний Инвестиционной группы, связанные с расходными материалами (бумага, картриджи и др.), с затратами на организацию почтовых отправлений и оплату услуг курьерских служб, с затратами на хранение документальных архивов;
• расширить клиентскую базу Инвестиционной группы, за счёт внедрения новых сервисов.