Практические подходы к оценке экономической эффективности автоматизации основной деятельности энергосбытовой компании

Ипатов М.A.
Выпускник группы MBA CIO-22
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Энергосбыт – обособленный вид деятельности, значительно отличающийся от других отраслей народного хозяйства. Деятельность компаний этой отрасли строго регулируется государством. Ежемесячно они выставляют миллионы счетов за электроэнергию потребителям, территориально рассредоточенным по региону обслуживания.

Каждый потребитель при этом должен получить счет вовремя, с точными данными расчета, независимо от того является он жителем отдаленной деревни или крупным промышленным предприятием. Постоянные изменения в законодательстве, регулирующем энергосбытовую деятельность, заставляют производить корректировки в алгоритмах расчета начислений на регулярной основе, и делать это нужно в кратчайшие сроки. В противном случае компания потеряет прибыль, а «взамен» получит тысячи жалоб и претензий от потребителей, получивших некорректно рассчитанные счета; также это может грозить и санкциями со стороны регулирующих органов.

Помимо этого, получив счет, не каждый потребитель спешит по нему платить, и это может продолжаться бесконечно длительное время. Поэтому еще одной важной задачей энергосбытовой компании является проведение действий по взысканию задолженности с каждого неплательщика в условиях ограничений, накладываемых регулирующими органами, по возможностям отключения поставок электроэнергии.

Все эти факты существенно повышают значимость информационной системы энергосбытовой компании, отвечающей за обеспечение основной деятельности. Информационная система должна быть надежной, гибкой для возможностей внесения изменений, диктуемых окружающей средой, автоматизировать максимальное количество типовых рутинных операций и позволять формировать сводную отчетность для принятия управленческих решений.

Информационная система – один из основных инструментов, позволяющих выжить в не так давно сложившейся конкурентной борьбе на рынке сбыта электроэнергии.

В каждой компании данной отрасли, так или иначе, сформировалась информационная инфраструктура, позволяющая выполнять ключевые для бизнеса операции. В одних компаниях информационные системы разрабатывали собственными силами, в других покупали решения, созданные конкурентами, и дорабатывали их с учетом особенностей ведения бизнеса в данном регионе. Типового решения, использующегося во всех энергосбытовых компаниях, просто не существует. Большинство разработанных своими силами решений со временем устаревали, в них приходилось вносить изменения, при этом люди, стоявшие у истоков разработки таких программ, постепенно уходили из компании. Поддержка становилась тяжелее с каждым годом, как в силу морального устаревания программ, так и в силу отсутствия квалифицированных кадров, готовых сопровождать систему.

Универсальный программный продукт, позволяющий автоматизировать основную деятельность, готовый к постоянному внесению изменений, поддержка которого могла бы производиться не только своими силами, но и за счет привлечения внешних специалистов, стал ожидаемым и востребованным на рынке. А где есть спрос, там есть и предложение. Крупные производители программных продуктов обратили свои взгляды в сторону энергосбытовой деятельности и одна за другой стали появляться информационные системы, претендующие на статус отраслевого стандарта.

Такие решения стоят не дешево, в их стоимость входит как стоимость самого программного обеспечения, так и оборудования. При этом они зачастую не «устанавливаются из коробки», а требуют длительного процесса внедрения, включающего в себя как настройку системы, так и обучение персонала, миграцию данных из унаследованных систем, разработку новых отчетов и т.д. Выполнять такие работы силами собственных ИТ-специалистов сбытовые компании просто не в силах, приходится нанимать внешних консультантов, отсюда еще одна существенная статья затрат – стоимость внедрения системы.

Принимая решение об осуществлении таких значительных инвестиций, собственник бизнеса в первую очередь задаст вопрос – какой экономический эффект мне принесет эта система? Окупятся ли инвестиции, и что произойдет, если все оставить как прежде? Здесь на помощь приходит теория, которая подробно описывает как посчитать экономический эффект от внедрения проекта. Уже давно разработан набор показателей для оценки эффективности и способов их расчета, призванных помочь в принятии таких решений. Однако, как и любая теория, она не описывает частности. Входящими параметрами всех расчетов являются в первую очередь денежные оттоки и притоки по проекту. Но как их рассчитать для каждого конкретного проекта теория умалчивает.

Мы уже отметили, что к затратной части такого проекта относятся три основные статьи: стоимость программного обеспечения, стоимость оборудования и стоимость работ по внедрению. Но как быть с доходной частью? Как взять какое-либо преимущество новой системы и «превратить» его в деньги? Об этом и идет речь в данной работе.

Безусловно, в каждом отдельном проекте внедрения какой бы то ни было системы доходная часть будет своя, в некотором роде уникальная, но в рамках одной отрасли, в данном случае это сбыт электроэнергии, всегда можно найти общие характерные черты. Некоторые из подходов, приведенные в работе будут применимы и в других отраслях, а некоторые никоим образом не смогут быть использованы, например, в проекте внедрения системы автоматизации складского учета.

Иностранные и отечественные вендоры программного обеспечения и системные интеграторы проявляют неподдельный интерес к российскому сектору энергетики. Это одна из редких областей, где с 2002 года динамика расходов на информационные технологии не была отрицательной, в том числе в период кризиса.

Сбытовые компании имеют ряд предложений на внедрение той или иной информационной системы. В условиях выбора наиболее привлекательного с инвестиционной точки зрения варианта, они требуют от вендоров помимо прочего экономическое обоснование эффективности внедрения системы.

В этих условиях оценка эффективности становится ключевой задачей для поставщика решения. Отсутствие подходов и решений в этой области ставит под угрозу его бизнес.

Для самой сбытовой компании такое обоснование является одним из аргументов при защите тарифов на электроэнергию, так как очевидно, что финансирование проекта будет происходить именно из этого источника.

Цель работы – определение ключевых экономических выгод энергосбытовой компании при внедрении информационной системы автоматизации основной деятельности.

К задачам работы относятся:

• Анализ предметной области – сбыт электроэнергии;
• Особенности программных продуктов автоматизации расчетов с потребителями электрической энергии;
• Выбор теоретической базы для оценки эффективности проекта;
• Разработка методик оценки выгод по проекту внедрения информационной системы;
• Оценка экономической эффективности внедрения информационной системы абонентского учета и биллинга на примере ОАО «Челябэнергосбыт».

В работе рассмотрены все наиболее распространенные теоретические методы оценки эффективности инвестиционных проектов, включая статические, методы дисконтирования и затратный метод. Приведены формулы расчета каждого показателя эффективности, позволяющего принять решение о реализации либо отклонении рассматриваемого проекта.

Объектом исследования в работе является ОАО «Челябэнергосбыт». Эта сбытовая компания является одним из гарантирующих поставщиков (ГП) в регионе, который заключает договоры энергоснабжения и несет ответственность за качество поставляемой электрической энергии с любым покупателем, у которого точки поставки и энергопринимающие устройства входят в зону деятельности компании, а так же бытовыми потребителями.

Компания занимает более 60% энергосбытового рынка региона, обслуживая 35 000 организаций и 1 300 000 бытовых потребителей.
В работе рассматривается текущая ситуация в компании, в том числе уровень автоматизации основной деятельности компании. На сегодняшний день в компании для автоматизации расчетов с потребителями за поставленную электроэнергию используются два ключевых программных комплекса: Elena_Oracle, в котором производятся расчеты с бытовыми потребителями, и программа СТАС, автоматизирующая расчеты с юридическим лицам.

Оба программных комплекса являются децентрализованными решениями. Компании приходится обслуживать серверы в каждом филиале и участке проведения расчетов. При этом организация несет серьёзные транзакционные издержки, связанные с передачей данных о начислениях в головной офис, где происходит формирование платежных документов. Следует учитывать, что код программного комплекса СТАС закрыт. Это не позволяет вносить изменения в программу, что в условиях часто меняющегося законодательства, регулирующего деятельность сбытовых компаний, является критичной задачей. Первый программный комплекс является собственной разработкой, второй – приобретенное решение, которое за 20 лет существования морально устарело.

Выходом из сложившейся ситуации является внедрение промышленного централизованного решения, позволяющего в едином информационном пространстве автоматизировать расчеты за электроэнергию, как с физическими, так и с юридическими лицами. Оценка экономической эффективности именно такого проекта приведена в работе. При этом основной упор сделан на поиск выгод по такому проекту.
В качестве базы для анализа используется действительный календарный план реализации проекта. В качестве экономической базы используются реальные показатели деятельности компании, при этом предполагаемая стоимость внедрения и сумма затрат по проекту намеренно скорректированы с учетом специально введенного поправочного коэффициента. Такая поправка оставляет конфиденциальными финансовые данные компании.

Результаты анализа показали, что внедрение такой системы на предприятии является экономическим эффективным.

Затратная часть проекта является полностью прозрачной и разбивается на четыре ключевых элемента:

• Стоимость программного обеспечения (лицензий)
• Стоимость технической поддержки
• Стоимость оборудования
• Стоимость работ по внедрению системы

Анализ доходной части проекта показал, что ключевые выгоды при  внедрении системы компания получает отнюдь не от уменьшения численности персонала или сокращения издержек на обслуживание серверов, о чем так часто упоминают в пресейловых презентациях поставщики подобных решений. Ключевыми изменениями, которые в конечном итоге приносят прибыль компании и делают проект рентабельным, являются следующие два:

1. Уменьшения периода оборота дебиторской задолженности
2. Уменьшение времени на формирование платежных документов

Уменьшения периода оборота дебиторской задолженности
Экономический эффект от внедрения системы заключается в ускорении оборачиваемости дебиторской задолженности и реинвестиции высвободившихся средств за счет увеличения эффективности процесса фактурирования, эффективного управления взаимоотношениями с клиентами, оперативного отслеживания информации по контрактам.

Уменьшение периода оборота дебиторской задолженности обеспечивается эффективными методами автоматизированной работы с должниками, заложенными в систему. Система в режиме реального времени производит мониторинг всех абонентов компании, имеющих просроченную дебиторскую задолженность. В автоматическом режиме генерирует соответствующие письма (уведомления, претензии, предупреждения об отключении и т.д.), стимулирующие оплату потребленных услуг, и отправляет их напрямую в центр печати. Участие оператора при этом минимально, в том числе, исключается из процесса и человеческий фактор.

Уменьшение времени на формирование платежных документов
В условиях децентрализованной системы расчетов начислений длительное время занимает выставление итоговых счетов фактур для юридических лиц. Окончательный расчет с ними может быть произведен только после определения коэффициента бета, для расчета которого требуются данные о потреблении всех филиалов.

В соответствии с постановлением правительства РФ №816 от 17 октября 2009 г. изменен порядок выставления авансов юридическим лицам. Окончательный расчет за потребленную электроэнергию может быть осуществлен только на основании итогового счета-фактуры, выставляемого в следующем месяце. До получения потребителем счета-фактуры он имеет право не оплачивать потреблённый объём. Энергосбытовые организации попадают в ситуацию, при которой не могут получить деньги с дебиторов до проведения окончательных расчетов и выставления платежных документов. Фактически появляется дебиторская задолженность (которая не может быть учтена в балансе) на период окончательных расчетов.

Экономический эффект от внедрения системы заключается в уменьшении времени на формирование итоговых платежных документов и получения оплаты от потребителей раньше. Полученные средства могут быть реинвестированы для получения прибыли.
Реальное уменьшение времени на выставление платежных документов составляет около 7 рабочих дней каждый месяц. Такое, незначительное на первый взгляд, сокращение времени приводит к ощутимому приросту прибыли компании и приносит максимальный экономический эффект по сравнению с другими рассмотренными в работе факторами.

Для проведения всех расчетов, связанных с оценкой экономической эффективности проекта, был разработан файл формата Microsoft Excel. Он позволяет при заданных параметрах (финансовые показатели, ставка дисконтирования, количество абонентов, количество обслуживаемых точек учета, календарные сроки проекта, стоимость работ, лицензий и т.д.) автоматически рассчитать показатели эффективности для подобного проекта в любой другой энергосбытовой компании. Это придает работе также и практическую значимость.