Формирование и реализация IT стратегии в крупной федеральной сетевой торговой компании в условиях динамичного роста бизнеса и регионального развития

Королев Д.А.
Выпускник группы MBA CIO-24
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В данной работе будет рассматриваться формирование и реализация IT стратегии в крупной торговой компании в условиях динамического роста бизнеса и регионального развития.

Соответственно объектом исследования в данной дипломной работе будет торговая компания, а предметом исследования будет IT стратегия, которая будет формироваться, и реализовываться в рамках данного предприятия.

Большинство организаций исторически рассматривали информационные технологии, как вспомогательную функцию, стратегию развития которой было трудно понимать и принимать на уровне бизнес руководителей. Однако общее повышение осведомленности руководителей нового поколения в вопросах информационных технологий, а также все большая зависимость деятельности организаций и бизнес-процессов от использования IT привели к тому, что стратегия в области информационных технологий сегодня рассматриваться в контексте долгосрочных планов и стратегии деятельности организации в целом.

Для успешной разработки и реализации IT стратегии, нужно выбрать основу. Основой IT стратегии служит базовый принцип информатизации. Согласно данному принципу должна разрабатываться архитектура информационных технологий, проверяться все инициативы и проекты в области IT. Что бы сформулировать базовый принцип информатизации, необходимо понимать бизнес, его стратегические цели и задачи, текущую информатизацию, систему управления и ожидания бизнеса от информационных технологий.

Как показывает мировая практика, для разработки стратегии в области информационных технологий, могут использоваться разные методологии, но процесс создания и разработки IT стратегии является творческим процессом и сугубо индивидуален для каждой компании и может зависеть от: текущего уровня зрелости IT в компании, важности IT для компании, области деятельности компании, особенностей корпоративной культуры компании и многих других факторов.

В ходе работ по построению IT стратегии, будет произведен обзор существующих методологий и мировых практик в данной области. Так же будет произведено исследование и анализ целей, ключевых направлений развития компании.

Основной целью данной дипломной работы будет построение и реализация IT стратегии в рассматриваемой торговой компании. Т.к. компания постоянно растет и развивается, нужно постоянно отслеживать текущее состояние компании, c точки зрения IT, т.к. новейшие информационные технологии, развиваются с немыслимой скоростью.  Если бизнес продолжает дальнейший рост и развитие, IT стратегия должна идти с ним в ногу и чутко реагировать на динамику изменений. Несвоевременная реакция со стороны IT может привести к негативным последствиям, что может сказаться на общем развитии бизнеса в целом, и в этом заложен один из существенных рисков для компании. Что бы данный риск минимизировать и свести к минимуму, разрабатывается IT стратегия, в которой будет заложено развитие и поддержка систем, которые имеют для компании жизненно важное значение, прогнозирование и рост IT инфраструктуры, построение корпоративной политики в области информационных технологий, как с точки зрения безопасности, так и с точки зрения изменений. Кроме этого туда войдут рекомендации по оптимизации орг. структуры и бизнес-процессов в области IT, рекомендации по оптимизации стоимости владения целевой информационной системой.

IT стратегия определяет долгосрочные цели и направление движения предприятия в области информационных технологий. Результатом ее применения и использования является успешное существование компании. Данная стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес стратегии компании и должна подчеркивать и развивать ключевые факторы успеха и выигрышные особенности компании. Стратегия в области информационных технологий, должна отвечать целям и задачам, которые стоят перед предприятием, прежде всего, в сфере основного бизнеса, а также способствовать реализации конкурентных преимуществ предприятия на рынке. Кроме того, данная стратегия должна помогать принимать решения, то есть в ней должны быть сделаны некие принципиальные выборы, ответы на важнейшие вопросы, которые будут возникать в течение ближайших лет.

Теоретическая часть.

Причин недостаточно эффективного использования IT в организациях существует множество. Далеко не самое последнее место среди них занимает отсутствие или недостаточное развитие в компании стратегического подхода к управлению IT (нехватка целостности, увязки с бизнес целями, контроля и др.).

В связи с этим, особую важность приобретает максимально возможная в реальных условиях формализация и стандартизация стратегического процесса в области IT в контексте общего стратегического процесса.

Стратегический процесс может включать в себя четыре периодически повторяющихся этапа:

• Анализ текущей ситуации – внешней и внутренней среды организации, возможностей и угроз.
• Разработка стратегии – формулирование целей организации и средств их достижения.
• Реализация стратегии – претворение в жизнь стратегических планов.
• Стратегический контроль и корректировка стратегии – обратная связь при непредвиденном изменении условий внешней и внутренней среды.

Эти этапы могут повторяться с принятой в организации периодичностью, например, один раз в год или при каждом существенном изменении внешней или внутренней среды, требующей корректировки стратегии.

Рис. 1.1. Этапы стратегического процесса.

Место IT-стратегии в общем стратегическом процессе

Стратегия в области информационных технологий, является одной из функциональных стратегий. С одной стороны она направлена на достижение целей, сформулированных в бизнес стратегии, а с другой стороны, определяет направления развития IT в организации. Таким образом, IT -стратегия строится на основании бизнес стратегии. В процессе ее формирования и реализации можно выделить те же этапы, что и в общем стратегическом процессе: анализ ситуации в области IT, разработка, реализация стратегии и стратегический контроль в области информационных технологий.

Не смотря на то, что стратегия в области информационных технологий является «дочерней» по отношению к бизнес стратегии, очень важно участие ключевых IT специалистов в формировании самой бизнес стратегии. В процессе создания бизнес стратегии, определяются средства достижения конкурентного преимущества. В особенности это актуально для компаний с высоким вкладом информационных технологий в создаваемую добавленную стоимость. Поэтому IT -специалисты, участвуя в создании бизнес стратегии, генерируют идеи относительно того, как с помощью IT можно добиваться преимущества перед конкурентами. Часть этих идей отражается в бизнес стратегии и, впоследствии, развивается в IT стратегии.

Содержание и структура IT стратегии

Существуют разные, часто диаметрально противоположные мнения относительно того, что должно входить в состав IT стратегии. Например, некоторые руководители в области информационных технологий считают, что  IT стратегия – это лишь заголовочное определение направлений развития информационных технологий, умещающееся на одном печатном листе. Другие, напротив, рассматривают в рамках стратегии детальные планы реализуемых  IT проектов. Стратегия в области информационных технологий может содержать в себе:

• Бизнес цели, сформулированные в рамках бизнес стратегии.
• Цели для ИТ, направленные на достижение бизнес целей, определяются исходя из анализа текущей ситуации с информационными технологиями в организации и ее бизнес целей.
• Направления развития ИТ, для достижения поставленных перед ИТ целей.
• Проекты, которые должны быть реализованы в рамках каждого направления. В целом, все реализуемые ИТ проекты образуют «портфель ИТ проектов».
• Каждый реализуемый проект, в свою очередь, характеризуется определенным набором целей.
• Также каждый проект, включает в себя набор задач, последовательность, необходимые ресурсы и сроки их выполнения (план-график работ). В рамках  IT стратегии целесообразно рассмотреть лишь укрупненный план работ, отражающий основные этапы.
• Для отслеживания прогресса в реализации стратегии в целом и отдельных проектов составляется перечень количественных в т.ч. определенные значения бизнес показателей, KPI и качественных результатов, которые предполагается достичь по окончании крупных этапов проектов. Вместе они образуют «регистр результатов».
• Бюджеты  IT проектов и общий бюджет информационных технологи.

Анализ текущей ситуации с IT в организации

В рамках подготовки к формулированию  IT стратегии должен быть проанализирован бизнес-контекст в организации и текущая ситуация с развитием информационных технологий.

В частности, могут быть рассмотрены следующие элементы:

• Существующая корпоративная и бизнес-стратегия компании (в случае их наличия), видение руководством будущего своей компании, направлений развития, факторов, обеспечивающих конкурентное преимущество.
• Требования бизнеса к ИТ в контексте основных направлений развития, оценка роли ИТ в развитии бизнеса.
• Критерии и инструменты для оценки эффективности бизнеса и его отдельных элементов, в частности, ИТ.
• Бизнес-архитектура предприятия – организационная структура, ключевые бизнес-процессы, основные регламенты и др.
• Имеющиеся проблемы и ограничения в развитии бизнеса и ИТ.
• Архитектура ИТ – архитектура информации, приложений, технологической инфраструктуры.
• Уровень зрелости ИТ – может быть представлен в виде «матрицы согласия», по осям которой отложены факторы влияния ИТ на бизнес компании и несколько уровней зрелости. Ячейки матрицы содержат критерии достижения определенного уровня зрелости по каждому фактору. Далее определяется текущий уровень зрелости по каждому фактору и сводный индекс зрелости ИТ в целом, как средний по всем факторам.
• Существующие инициативы и проекты по развитию ИТ.

При необходимости должны быть рассмотрены иные вопросы для достижения конечной цели этапа – получения формально описанного и согласованного понимания руководством компании, руководством ИТ и другими участниками разработки  IT стратегии текущей бизнес ситуации, стратегии развития компании, а также текущей ситуации в ИТ. Иными словами, определяются отправные точки (бизнес-контекст и ИТ) и направления развития бизнеса, в соответствии с которыми должна быть выстроена стратегия в области информационных технологий.

Практическая часть.

Компания является одной из ведущих российских розничных сетей по продаже электроники и бытовой техники, первая и единственная публичная компания в своем сегменте. Компания осуществляет свою деятельность с 1993 года. По итогам 2010 г. в 86 городах Российской Федерации было открыто 219 магазинов. Общая площадь магазинов сети составила около 564 тыс. кв. метров.

Компания предлагает своим покупателям порядка 20 000 наименований аудио/видео и цифровой техники, мелкой и крупной бытовой техники, медиа товаров и товаров для развлечения, а также аксессуаров. Магазины компании имеют единый формат и специальную концепцию дизайна. Покупателям предоставляется удобная для навигации торговая площадь размером приблизительно 2000 кв. м, на которой также расположена информация о продаваемых товарах и новых тенденциях.

Помимо эффективного формата и ориентированной на покупателя концепции магазина, в сочетании с узнаваемостью бренда, компания выделяется тем, что предлагает своим покупателям широкий ассортимент качественных товаров и новинок и прекрасное обслуживание благодаря знанию товаров продавцами, предоставляя дополнительное и круглосуточное сервисное обслуживание.
На данный момент в компании работает более 15000 сотрудников.

В данной работе описана история компании, а так же ее Видение, Миссия и ценности.
Основная цель бизнеса - повысить акционерную стоимость компании путем увеличения выручки и рентабельности и, фокусируясь на конкурентных преимуществах, увеличить рыночную долю компании в России, в городах, где находятся магазины компании.

Корпоративная модель компетенций компании

Корпоративные компетенции задают корпоративные требования Компании ко всем сотрудникам. Описывают личные качества и мотивацию сотрудника, отвечающие стратегическим задачам Компании. Определяют потенциал сотрудника к профессиональному и карьерному росту в Компании.

Корпоративная модель компетенций Компании включает в себя общекорпоративные (обязательные для всех сотрудников) и управленческие (обязательные для руководителей) компетенции. Управленческие компетенции, в данной работе рассматриваться не будут, т.к. это является закрытой информацией. Будут рассмотрены только общекорпоративные компетенции.

Корпоративное управление

Совет директоров осуществляет общее руководство компанией и в настоящее время состоит из 9 человек.

Структура компании

Акционерный капитал

Текущее состояние IT базы компании

Текущее состояние IT базы компании, наглядно видно на системно-архитектурном ландшафте AS IS

Рис.1.2 Системный ландшафт компании AS IS

Анализ проблем и формирование ITстратегии

Камнем преткновения в системном архитектурном ландшафте, да и в компании в целом является корпоративная информационная система (КИС). Данная система появилась и начала развиваться вместе с появлением компании. Компания росла и развивалась, параллельно ей росла и развивалась корпоративная информационная система. В системе разрабатывался новый функционал, который служил для реализации бизнес функций различных департаментов и подразделений компании. В течение такого длительного периода времени, из компании ушли ведущие разработчики, которые создавали и внедряли рабочий функционал в КИС. В итоге КИС очень сильно разрослась, а специалистов кто стоял у истоков создания КИС, в компании практически не осталось. Как следствие, существует очень большой риск для компании с точки зрения поддержания жизнеспособности и нормальной работы данной системы. Данные и процессы, которые находятся в данной системе, очень критичны для компании и для бизнеса в целом.

Компания заказывала несколько исследований со стороны общеизвестных и авторитетных аутсорсинговых IT компаний специализирующихся на разработке системной архитектуры корпоративных информационных систем. Результаты исследования компаний были очень во многом схожи, и сводились к тому, что от КИС нужно отказываться и постепенно мигрировать функционал КИС на соответствующие модули SAP, а именно, в модуль SAP ERP. Так же необходимо  будет разворачивать на SAP ландшафте модули SAP MDM и SAP SCM.

В качестве наставлений, по оптимизации системно-архитектурного ландшафта аутсорсинговые компании рекомендовали внедрить SAP CRM вместо CRM Siebel, который находится на аутсорсинговой поддержке, т.к. бизнес ядром являются системы SAP. Кроме этого проанализировав ситуацию, просчитав внедрение SAP CRM и оклад специалистов которые будут его поддерживать и развивать и сравнив данную сумму с затратами, которые тратятся сейчас на аутсорсинг и поддержку данной системы, невольно напросился вывод о целесообразности данного внедрения.

Помимо исследований и анализа, проведенными аутсорсинговыми компаниями, компания провела свое собственное внутреннее исследование, учитывая лучшие практики в данном сегменте бизнеса. Результатом данного исследования, стало формирование верхнеуровневой стратегии – “Лучшие решения в своих сегментах”. Данное исследование проводилось независимо от исследования внешних компаний. Результаты внутреннего и внешних исследований, в дальнейшем развитии информационных технологий в компании, совпали на 80%.

Кроме таких глобальных изменений в архитектурном ландшафте, целесообразно интегрировать MS Project и MS TFS, что бы IT руководители, среднего звена в MS project наглядно могли отслеживать и карреллировать задачи своих подчинённых.

В рамках IT стратегии, будет расширяться MS Share Point. Концепция данного сервиса будет заключаться в том, что это будет единое информационное пространство компании. На данное информационное пространство будет мигрирован Интранет компании, а так же учебный портал компании. MS project, будет так же интегрирован с MS Share Point. В личном кабинете, менеджер будет иметь возможность доступа к своему Project плану. На данном информационном пространстве будет заложен функционал по совместной работе с документами, как в рамках собственной дирекции, так и в рамках других дирекций компании. В данном информационном пространстве будет поддерживаться версионность документов, будет точно понятно, кто и когда менял данный документ. Права разграничения доступа к соответствующим документам здесь тоже заложены. На данном едином информационном пространстве будут выложены Политики, Процедуры, Регламенты, Приказы по компании, список доверенностей и прочая служебная информация. Как следствие сотрудникам компании не надо будет заходить в различные системы, и запоминать разные логины и пароли, при заходе на компьютер будет отрабатывать Single Sign On (SSO), как следствие пользователю вообще не надо будет вводить пароль, заходя в единой информационное пространство, развернутое на базе MS Share Point.

Данная IT стратегия уже начала реализовываться, она рассчитана на период с 1 июня 2011года – 1 июня 2013 года и состоит из семи этапов, которые описаны в данной работе.

Реализация IT стратегии

Реализовываться IT стратегия будет поэтапно, согласно утвержденной IT стратегии, силами собственных сотрудников компании, а так же сотрудниками аутсорсинговых компаний, с которыми заключены долгосрочные договора и контракты. В процессе внедрения новых систем и нового функционала, сотрудники компании будут перенимать опыт у сотрудников аутсорсинговых компаний.  Поддержка аппаратной части, по принятой в компании концепции, будет так же на аутсорсинге.

После реализации IT стратегии в полном объёме, системно-архитектурный ландшафт компании TO BE измениться достаточно сильно от ландшафта AS IS и будет выглядеть, как изображено на схеме ниже.

Рис. 1.3 Системный ландшафт компании TO BE

Заключение

В ходе проделанной работы, была сформирована IT стратегия для крупной торговой компании, основываясь на исследовании и понимании главных целей и задач бизнеса. В процессе исследования были выявлены проблемные точки и возможные риски, которые в будущем могли кардинальным образом нанести бизнесу компании очень значительный ущерб, с далеко идущими последствиями.

Основной проблемной точкой в компании является самописная корпоративная информационная система КИС, которая функционирует с момента создания компании по настоящее время. Специалистов, которые знают все тонкости в работе данной системы, практически не осталось. Детальная документация КИС со всеми разработками, которые в ней проводились, присутствует далеко не в полном объеме. На данный момент КИС – это “бомба замедленного действия”, которую нужно “разминировать” до того, как она взорвётся.

Следуя разработанной IT стратегии, данную угрозу можно свести к минимуму, посредством внедрения SAP систем, которые изначально созданы для определенной сферы деятельности. Миграция данных и ключевых бизнес процессов из КИС в системы SAP позволит бизнесу быть уверенным в завтрашнем дне, т.к. работа SAP систем надежна и прозрачна, в работе SAP систем используются общеизвестные и общепризнанные стандарты, которые известны любому квалифицированному SAP специалисту.

Кроме этого, в рамках IT стратегии, на ландшафт SAP систем, было принято стратегическое решение, мигрировать систему CRM Siebel на SAP CRM, т.к. это минимизирует возможные риски несовместимости данных в будущем и делает весь SAP ландшафт более устойчивым, т.к. все SAP системы придерживаются одной логики.

В рамках компании и IT стратегии, было принято политическое решение создать в компании единое информационное пространство на базе MS Share Point, т.к. в компании присутствует очень много разных систем и большое количество хранилищ данных, избыточность Логинов и паролей здесь очевидна. Единое информационное пространство заметно упрощает и облегчает жизнь сотрудникам компании в решении каждодневных задач и ощутимо экономит рабочее время, как обычных сотрудников, так и их руководителей.

Подводя краткий итог всему вышеописанному, на данный момент можно сказать следующее: реализация IT стратегии на данный момент идет полным ходом и имеет позитивную динамику развития. Позитивные изменения в компании заметны уже сейчас. На сколько удачной и эффективной будет данная IT стратегия, покажет время.

Список использованных источников

• http://journal.itmane.ru/node/418
• http://www.pcweek.ru/gover/article/detail.php?ID=83800
• Минцберг Г. Менеджмент: природа и структура организаций глазами гуру / Г. Минцберг; пер с англ. О. И. Медведь. – М.: Эксмо, 2009 – 464 с. – (Гуру менеджмента).
• Данилин А. Архитектура и стратегия. «Инь» и «Янь» информационных технологий предприятия / А. Данилин, А. Слюсаренко. – М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2005.
• Васильев Р. Б. Материалы к лекциям по дисциплине «Разработки ИТ-стратегии» / Р. Б. Васильев – М.: ВШБИ (ГУ-ВШЭ), 2008.
• http://www.intuit.ru/department/itmngt/itstrategy/1/5.html