Реализация IT-проекта “Мобильный торговый представитель” как средства получения конкурентного преимущества в сегменте прямых продаж алкогольного рынка

Голофаст А.И.
Выпускник группы ITM-19
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Цель данной аттестационной работы – показать, как с помощью проектного подхода достичь получения продукта, удовлетворяющего требованиям бизнеса и современных IT-технологий.

Алкогольный бизнес в России всегда был и остается одним из привлекательных направлений вложения инвестиций, как частных, так и государственных компаний. Главным образом это обусловлено достаточно высокой нормой прибыли при сравнительно малых вложениях, а также быстрым возвратом вложенных инвестиций.

Исторически сложилось так, что алкогольный бизнес в России на начальном этапе рассматривался бизнесом как легкое средство накопления первоначального капитала.

Основным направлением были оптовые продажи крупных партий товара, ассортимент был хаотичным, отсутствовала ориентация на конечного потребителя. Также при недостаточном государственном регулировании этот бизнес имел и криминальные оттенки.

В последние годы идеология государства и бизнеса в России изменилась. Уходит в прошлое время, когда можно было, продав нелегальную продукцию, заработать быстрые деньги. Существенно влияет на динамику развития рынка алкогольной продукции вопрос его регулирования, требующий компромисса между свободой выбора потребителя и здоровьем нации. На современном этапе регулирование выражается в повышении акцизов, таможенных пошлин, введении дополнительных ограничений на рекламу и розничную торговлю, а также ужесточение процедур лицензирования этого вида деятельности и усиление контроля на различных этапах производства и реализации алкогольной продукции. Производители, а также дистрибьюторы алкогольной продукции несут дополнительную нагрузку перед регулирующими органами в виде контроля за продвижением продукции, вплоть до конечного потребителя, и последующей множественной отчетностью перед этими органами. Как следствие, для удовлетворения этим требованиям необходима тесная связь бизнеса c информационными технологиями. Отсутствие развитой и гибкой IT-структуры губительно для этого бизнеса. Все это приводит к тому, что на алкогольном рынке остаются наиболее серьезные игроки, понимающие современные реалии и тенденции рынка, опирающиеся на современные информационные технологии. Но, тем не менее, конкуренция на этом рынке остается крайне высокой.

Помимо работы с локальными торговыми сетями для многих компаний наиболее прибыльным и интересным в этом бизнесе является работа в секторе прямых продаж, то есть работа с конечными торговыми точками. Прежде всего,  это обусловлено большим количеством мелкорозничных точек торговли на нашем рынке. Сектор прямых продаж отличается и более высоки уровнем маржинальной прибыли, а также уменьшением сроков кредитования клиентов, реализующих продукцию по кредитным схемам. Также важно иметь возможность для компании контролировать распространение собственной продукции на обозначенной территории, более быстро пополнять и контролировать клиентскую базу, отслеживать предложения конкурентов.

Для компании сектор прямых продаж составляет порядка 70 % от общего объема продаж, что стало основным побудительным мотивом для инициирования этого проекта со стороны руководства. Компания имеет несколько филиалов в других городах РФ, работающих по такой же схеме продаж. В итоге руководством компании перед IT-подразделением в рамках проекта была поставлена задача, создать продукт, удовлетворяющий требованиям:

• должен тесно интегрироваться с корпоративной информационной системой (КИС)
• должен быть легким в обслуживании для службы поддержки
• должна быть легко тиражируемым
• должен быть удобным и простым для неискушенного пользователя
• должен быть легко адаптируемым к различным аппаратным платформам
• должен иметь быть защищен от несанкционированного доступа к корпоративной информации
• срок создания и внедрения продукта ограничен 8 месяцами

В рамках аттестационной работы приведены результаты предпроектного анализа, позволившего изучить существующие на рынке решения и используемые информационные технологии (как для реализации, так и эксплуатации). Рассмотрены возможности различных аппаратных и программных систем, подходящих для создания продукта, а также оценены перспективы проекта. На основании этого анализа принято решение начать проект, работая параллельно по нескольким направлениям: частичная модернизация существующей КИС - для успешной интеграции с создаваемым продуктом, собственно создание продукта, проведение организационно-штатных мероприятий - для успешного ввода продукта в эксплуатацию.

Несмотря на важность достижения успеха в осуществлении проекта, имелись жесткие ограничения по составу проектной команды – проект решено осуществлять силами IT-подразделений компании с привлечением на разных этапах сторонних экспертов-консультантов. Поэтому, некоторые процессы, составляющие методологию современного проектного подхода, были не востребованы.

В работе описаны цели проекта, продукт проекта, критерии успеха и неудачи проекта, участники проекта и заинтересованные лица, ограничения, риски. В проекте учтены требования, ограничения и ожидания групп заинтересованных лиц: руководства, сотрудников отдела прямых продаж, сотрудников отдела информационной поддержки.

Целью проекта является сокращение времени отгрузки заказов в торговую точку, расширение клиентской базы, достижение автономности работы торговых представителей, сокращение издержек, связанных с обслуживанием технологической цепочки “заказ-отгрузка”.

Критерием успеха проекта является сокращение времени от момента получения заказа до отгрузки со склада как минимум на один день; сокращение операторского персонала на 50%; сокращение издержек на сотовую связь на 70%; увеличение “полезного” рабочего времени торгового представителя на 20%.

Был разработан план проекта, структура работ, календарный план работ, бюджет, определены границы ответственности, рассмотренные в аттестационной работе. В настоящее время проект находится в завершающей стадии – продукт находится на стадии тестовой эксплуатации, производится выявление и устранение ошибок, обучение персонала, создание пользовательской документации. Существенных отклонений от сроков и бюджета не происходит, ожидается, что проект должен стать успешным. Немаловажно, что в результате выполнения задач проекта были намечены несколько новых проектов, порожденных этим. Новые проекты, возможно, будут инновационными для этого направления бизнеса.