Автоматизация процессов финансового учета организации при объединении производственной и торговой компаний

Шелагин А.А.

Выпускник группы MBA CIO-60A

Школа IT-менеджмента

РАНХиГС при Президенте РФ

В Гражданском кодексе Российской Федерации перечислены пять видов реорганизации юридических лиц: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Наряду с реорганизацией или преобразование и выделением отдельных юридических лиц из крупных структур по функциональному или иному признаку с образованием дочерних предприятий головной организации, что встречается чаще, происходит и поглощение или объединение нескольких юридических лиц, принадлежащих группе акционеров, в одно. Операции по слиянию компаний в основе своей ложатся на плечи юридических отделов или служб организаций, однако, и финансовым специалистам при поддержке ИТ выпадает большой объем задач. У объединяемых компаний зачастую существуют собственные автоматизированные системы финансового учета, которые носят специфику, имеют существенные различия и приведение этих систем учета к «общему знаменателю» является полноценным проектом в рамках процесса объединения. Сложность процесса также во многом обуславливается спецификой юридических лиц – не всегда данные компании имеют общий профиль деятельности.

В своей работе я рассмотрел процесс анализа и автоматизации систем финансового учета при объединении двух юридических лиц с профилями разной деятельности – торговой и производственной компаний на примере организации, являющейся лидером рынка в сфере сварочного оборудования и материалов. В рамках слияния торговая компания была выбрана в качестве головной организации, а заводы – в качестве двух филиалов. Данному процессу предшествовало еще одно объединение юридических лиц, а именно, двух производственных площадок в Санкт-Петербурге и Тюмени в одно головное с выделением второго в качестве филиала, что также послужило своего рода отправной точкой и дало существенный опыт объединения систем финансового учета сотрудникам как финансового, так и ИТ-блоков организации. Состав рабочей группы проекта на 80% состоял из финансистов и сотрудников отдела информационных технологий.

Как в производственных, так и в торговой компаниях были выстроены процессы на базе единой платформы, однако, эти системы имели принципиальное различие: в торговой организации за основу была выбрана система учета согласно IFRS или GAAP (МСФО – международные стандарты финансового учета), а на производственных площадках – RAS (РСБУ). Более того, в производственном учете на протяжении всего времени существования заводов был только один «покупатель» - внутренний, в лице коммерческой структуры, будущей головной компании, через которую и осуществлялась продажа всего ассортимента продукции на территории России и стран СНГ. Все перемещения товарно-материальных ценностей осуществлялись во внутреннем учете с определенным, заранее согласованным, процентом прибыли в адрес торговой компании с последующей из реализацией через дистрибьюторскую сеть и прямым клиентам.

При анализе информационных систем, используемых для финансового учета, были выявлены существенные различия как информационных баз, так и подходов к ряду вопросов учета в целом. Ключевые различия были задокументированы, и по ним в дальнейшем велась работа с тем, чтобы свести данные расхождения к минимуму или убрать их полностью. Все данные были рассмотрены совместно ИТ-специалистами и сотрудниками финансовой службы с тем, чтобы выявить из них те, которые могли бы быть автоматизированы – это нашло отражение в верхнеуровневом техническом задании по доработке имеющихся информационных баз.

Основные изменения коснулись системы учета торговой компании, техническое задание по доработкам в которой насчитывало более 100 страниц и было успешно реализовано штатными программистами организации. Были внесены новые счета учета, существенно переработаны учетные политики компании, организовано движение документов с использованием механизмов «авизо» между головной организацией и филиалами во всех направлениях.

Проект формально завершился в 2020 году, но работы по нему продолжаются и по сей день, планируются дальнейшие доработки систем, еженедельно исправляются возникающие ошибки и недочеты. В рамках объединения были упразднены несколько должностей на заводах – главные бухгалтеры и финансовые директора, с переподчинением всех позиций региональным руководителям функций, базирующимся в офисе головной компании в Москве. Проект позволил существенно упростить взаимодействие и повысить прозрачность систем для руководства компании, обеспечить более качественную сдачу финансовой отчетности и показателей.

Ключевым извлеченным уроком является необходимость изначальной единой масштабной стратегии и процессов ведения и автоматизации финансового учета в части основной ERP-системы во всех аффилированных или дочерних компаниях в рамках региона – таким образом при организации объединения подобных юридических лиц в одно можно существенно сэкономить время и другие ресурсы, более того, появится возможность так называемой «кросс-функциональной» поддержки как систем, так и учета в целом.

Данный опыт будет безусловно полезен как финансовым руководителям, так и ИТ-менеджерам компаний, планирующих реорганизацию в виде слияния, присоединения или поглощения аффилированных юридических лиц с различным профилем деятельности. Актуальность работы состоит еще и в том, что описанные подходы и методы в части движения документов между головной компанией и филиалами практически универсальны и не привязаны к платформе или программному продукту, их можно переложить на любую имеющуюся систему автоматизации финансового учета.