Моделирование основной деятельности компании Quiksilver Russia

Введение

Теория моделирования технических систем и процессов в 20-м веке убедительно доказала свою эффективность и практическую значимость.

Термин “моделирование” применяется в двух смыслах. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели системы. Во-вторых, под моделированием понимают процесс исследования модели функционирования системы. Таким образом, если модели еще нет, то моделирование – это процесс построения модели, если модель уже есть, то моделирование – это процесс имитации функционирования системы на этой модели. Когда говорят “имитационное моделирование”, то однозначно понимают второй смысл термина “моделирование”. Процесс имитации, как правило, осуществляют с целью исследования поведения системы, ее анализа и, в конечном счете, для прогнозирования ее поведения и/или разработки планов улучшения этой системы.

Наличие комплексной модели предприятия является основой для выполнения следующих работ: проведения анализа, оценки и внесения предложений по совершенствованию деятельности предприятия; разработки автоматизированной системы управления предприятием; разработки системного проекта и внедрения корпоративной информационной системы (КИС), поддерживающей систему управления; подготовки и проведения процедуры сертификации предприятия в соответствии с требованиями международных стандартов на систему менеджмента качества серии ИСО 9000 и т.д.

Достаточно самостоятельным, важным и первым по достижению является результат, касающийся упорядочивания и документирования знаний об организации. В рамках построения модели неизбежно происходят следующие процессы:
• инвентаризация и извлечение из различных источников (включая отдельных квалифицированных сотрудников) специфической с точки зрения деятельности организации информации (знаний);
• структурирование и систематизация извлеченной информации с учетом основных целей и задач деятельности организации;
• формализация и документирование информации (знаний) об организации.

Очевидно, что вне зависимости от целей оптимизации качественное накопление, структурирование и формализация информации (знаний) очень важно с точки зрения:
• технологической поддержки процессов сохранения "ноу-хау" организации;
• снижения зависимости от ключевых экспертных ресурсов для передачи знаний и компетенций новым сотрудникам;
• повышения уровня управляемости организации за счет формализации должностных требований и инструкций к персоналу.

О компании

Quiksilver - известный западный бренд с историей более 30-40 лет (Quiksilver), занимающий не последнее место в мире по годовому обороту (3-е место среди производителей спортивной одежды).

Quiksilver занимается производством одежды для активного отдыха и повседневной жизни (life style). При этом следует отметить, что ассортимент, предлагаемый компанией уже достаточно широк и закрывает сразу несколько сегментов одежды и обуви, от спортивной до модной (Fashion). Следует отметить, что в портфель брэндов принадлежащих в настоящее время Quiksilver Inc. входят сам Quiksilver, Roxy, DC Shoes, Hawk, Lib Tech, Gotcha и еще менее известные в России, но близкие к «духу» отрасли марки.

В конце 2006 года Quiksilver открывает свое официальное представительство в Москве. И первое время бизнес осуществляется совместно со Sprandi. Это в определенном смысле определило выбор информационных систем. В 2007 году компания принимает решение развиваться самостоятельно и развивать собственную розницу и уже в конце 2007 года открываются первые собственные розничные концептуальные магазины: 2 магазина в Санкт Петербурге в ТРЦ Мега Дыбенко и Мега Парнас, и в Москве в ТРЦ Мега Белая Дача (самый большой в Европе магазин Quiksilver). В мае 2008 года открыт магазин Quiksilver в ТРЦ Мега Адыгея (Краснодарский край). В период с 2008 по 2010 года компания планирует открыть еще 15 магазинов Quiksilver в Москве, Санкт Петербурге и Краснодаре.

Текущая ситуация

Компания активно развивается. Основными направлениями являются оптовая и розничная торговля. На данный момент в компании насчитывается 11 собственных магазинов розничной торговли.

В компании используются следующие информационные системы: Microsoft Dynamics AX (ранее Axapta), Borlas TradeX, 1C Бухгалтерия. Кроме перечисленных имеются и другие АС, позволяющие добиться автоматизации той или иной деятельности, но в силу их незначительности, а также только косвенного отношения к основной деятельности, касаться их не будем. Активно используется электронная почта. Внутренний бумажный документооборот практически сведен к минимуму.

В рамках моделирования основной деятельности можно считать, что MS Axapta – КИС, Borlas TradeX –специализированная ИС, отвечающая за розничную торговлю в собственных магазинах. 1С используется для целей налогообложения.

Каждая из систем является одним из лидеров в своем сегменте. В ситуации экономического кризиса речь о замене на что-то другое не идет.

Одной из особенностей компании Quiksilver Russia можно считать организацию логистических услуг. Услуги центрального склада и полного цикла работы с ним находятся на аутсорсинге в компании DHL.

Организационная структура имеет линейно-функциональную структуру. Общая численность компании Quiksilver Russia составляет примерно 100 человек без учета линейного персонала розничных магазинов. В отличие от многих представительств западных компаний в Quiksilver Russia отсутствует матричная структура подчинения руководителю в своей стране и функциональному в штаб-квартире.

Так как компания находится в состоянии стартапа и активно развивается, то проблемой является нечеткое понимание границ сфер ответственности, отсутствие инструкций у линейного персонала и, вследствие всего этого, высокая загруженность руководителей подразделений.

Моделирование предзаказа

В рамках изучения курса по моделированию бизнес-систем мной было проведено моделирование одной из областей деятельности компании – предзаказа. Предзаказ – формирование пула оптовых заказов клиентов, определение потребностей в товаре на следующий сезон; формирование консолидированного заказа и передача его в штаб-квартиру. Моделирование проведено в стандарте IDEF0 по методологии SADT. Моделирование именно данной деятельности было выбрано по следующим причинам: данная операция проводится достаточно редко (2 раза в год), сотрудники забывают о сфере своей ответственности, сотрудники меняются, данный процесс является очень важным, так как определяет объемы бизнеса на достаточно отдаленный период.

Презентация модели была проведена первым двум лицам компании: Генеральному Директору и финансовому и операционному директору. Отзывы были самые положительные. Мне было предложено провести моделирование всей основной деятельности компании.

В рамках целей (KPI) поставлено провести моделирование в стандарте IDEF0 с использованием методологии SADT, так как предыдущий опыт показал хорошие результаты. Целью моделирования является формализация процессов основной деятельности компании с определением зон ответственности участников процессов и дальнейшим написанием регламентов, инструкций.
Так как методология подразумевает регулярные встречи с руководителями отделов и экспертами в этих отделах, то здесь и появилась основная проблема. Руководители не были готовы выделять достаточно времени на данный проект. Я был вынужден обратиться за помощью к Генеральному Директору. Издав специальный приказ о начале проекта по моделированию основной деятельности и создании консультационный группы, была предпринята попытка форсировать участие руководителей отделов. Но и это помогало слабо.

Так как руководство было убеждено, что модель необходима, то были предприняты неординарные действия: задача моделирования включена в список основных задач на следующий год, выполнение которых будет влиять на бонусы руководителей отделов. Только после этого стали происходить регулярные встречи.

"Методология функционального моделирования SADT

Методология SADT разработана Дугласом Россом. На ее основе разработана, в частности, известная методология IDEF0 (ICOM DEFinition). Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:

• графическое представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описываются посредством интерфейсных дуг, выражающих "ограничения", которые в свою очередь определяют, когда и каким образом функции выполняются и управляются;
• строгость и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика.

Правила SADT включают:

• ограничение количества блоков на каждом уровне декомпозиции (правило 3-6 блоков);
• связность диаграмм (номера блоков);
• уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен);
• синтаксические правила для графики (блоков и дуг);
• разделение входов и управлений (правило определения роли данных);
• отделение организации от функции, т.е. исключение влияния организационной структуры на функциональную модель.

Методология SADT может использоваться для моделирования широкого круга систем и определения требований и функций, а затем для разработки системы, которая удовлетворяет этим требованиям и реализует эти функции. Для уже существующих систем SADT может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются.

Результатом применения методологии SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, все функции ИС и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты выхода показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу.

Одной из наиболее важных особенностей методологии SADT является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Каждая диаграмма иллюстрирует "внутреннее строение" блока на родительской диаграмме.

Процесс моделирования в SADT включает сбор информации об исследуемой области, документирование полученной информации и представление ее в виде модели и уточнение модели посредством итеративного рецензирования. Кроме того, этот процесс подсказывает вполне определенный путь выполнения согласованной и достоверной структурной декомпозиции, что является ключевым моментом в квалифицированном анализе системы. SADT уникальна в своей способности обеспечить как графический язык, так и процесс создания непротиворечивой и полезной системы описаний.

Процесс моделирования в SADT является итеративной последовательностью шагов, приводящих к точному описанию системы.

Высокая эффективность этого процесса обусловлена его организацией, в основе которой лежит разделение функций, выполняемых участниками создания SADT-проектов: эксперты являются источниками информации, авторы создают диаграммы и модели, библиотекарь координирует обмен письменной информацией, читатели рецензируют и утверждают модели, а Комитет технического контроля принимает и утверждает модель.

Стандарт IDEF0 позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в нужном разрезе. Однако самое главное – это возможность коллективной работы, которую предоставляет IDEF0. Построение модели осуществляется с прямой помощью сотрудников различных подразделений. При этом, за достаточно короткое время можно объяснить им основные принципы IDEF0. В результате, создаются IDEF-диаграммы деятельности своего функционального подразделения, которые должны ответить на следующие вопросы:
• Что поступает в подразделение “на входе”?
• Какие функции, и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
• Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
• Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
• Что является результатом работы подразделения (на выходе)?

В результате, за достаточно короткое время и при привлечении минимума человеческих ресурсов получается IDEF0-модель предприятия по принципу “Как есть”, которая отражает все нюансы, в том числе неформальные."

В ходе моделирования были определены участники процессов, сущности и явления. Модель строилась с точки зрения Генерального Директора.

Результаты

В ходе моделирования были определены слабые места существующих процессов и одно из таких мест было оперативно решено. Это обязательное участие финансового контроллера, дающего разрешение на отгрузку. Это особенно важно в существующих условиях кризиса и пристального контроля дебиторской задолженности.

Руководители отделов смогли увидеть на модели участки, на которых лежит их ответственность, а также взаимодействие с другими отделами. Тем самым снизились издержки, связанные с непониманием границ ответственности. По итогам моделирования был проведен опрос руководителей отделов. Они достаточно высоко оценили проект, отметив, что время, которое тратилось на согласование между отделами, сократилось на 60%.

Одной из причин успеха процесса построения модели стала полная поддержка руководством. Эта поддержка основывалась в том числе на том, что подобный процесс был поставлен и на предыдущих местах работы руководства.

Реализация данного проекта добавила и политических «очков» для руководителя ИТ-отдела. Руководство и руководители других отделов увидели, что ИТ-отдел и его руководитель могут не только внедрять информационную систему, ее модули, устанавливать и обслуживать оборудование, но и решать проектные задачи, понимать бизнес-процессы.

В рамках задачи, поставленной Генеральным Директором, работы в компании будут продолжены с целью написания инструкций для конечных пользователей, выявления путей оптимизации использования существующих информационных систем, своевременного отражения изменений, связанных с изменениями бизнес-процессов.

Литература

• А.М. Вендров, "CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем"
• Дэвид А. Марка, Клемент МакГоуэн «Методология структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis & Design Technique)»
• Консультационная группа АТК «Руководство по работе с Microsoft Dynamics AX + F&AD»
• Материалы сайтов Interface.ru, info-system.ru, atkcg.ru

Copyright © 2009 Водяницкий А.А.