Реализация российских проектов: создание управленческих двоек в компании проектном дистрибуторе IT-оборудования

Выбор темы исследования

В данной дипломной работе исследуется вопрос развития корпоративной системы управления проектами (далее – КСУП) компании- проектного дистрибьютора ИТ-оборудования (далее – Компания).

КСУП Компании в широком смысле представляет собой автоматизированную систему управления, включающую часть персонала Компании, комплекс технических, программных и информационных средств автоматизации деловых процессов Компании по реализации множества проектов.

С учетом особенностей деловых процессов в области дистрибьюции ИТ- оборудования для крупных ИТ-проектов складывается особый тип КСУП в компании, специализирующейся на проектной дистрибьюции ИТ- оборудования.

Сбои в работе, отсутствие прозрачной, отлаженной, зрелой КСУП в Компании-проектном дистрибьюторе ИТ-оборудования приводят к провалам ключевых проектов заказчиков, к потере бизнеса учредителями Компании.

Цель дипломной работы

Цель дипломной работы заключается разработке, обосновании и внедрении методики и средств управления проектом на основании подхода «Управляющие двойки», обеспечивающих решение возникающих проблем в работе команды проекта и снижение рисков проекта за счет:
• создания специальных организационных элементов – управленческих двоек (далее – УД) в составе команды проекта;
• разработки рекомендаций по выполнению типовых процессов управления проектами членами УД;
• оснащения УД адекватными инструментами управления проектами.

Актуальность работы

Работа по решению возникающих проблем и снижению рисков проектов на основании подхода «Управляющие двойки» актуальна в силу следующих внешних причин:
• кризис вынуждает руководство Компании минимизировать расходы на управление проектами;
• необходимо обеспечивать реализацию потоков ИТ-проектов в условиях роста неопределенности и рисков;
• в некоторых ситуациях необходимо обеспечить кризисное управление проектами.

Научная новизна темы

Термин "Управленческие двойки" был предложен в 2002 году на конференции "Административные системы управления будущего" Дельгядо Филиппом Игоревичем и Исмаиловым Русланом Алескеровичем.

В данной работе методология УД впервые используется применительно к управлению проектной дистрибьюцией ИТ-оборудования. По имеющимся у автора данным, материалов, описывающих применение этой методологии в управлении ИТ-проектами, не опубликовано.

Кроме того, в данной работе:
• сделана попытка дополнить методологию УД теоретическим базисом соционики и типологии;
• даны рекомендации по организации программно-технического обеспечения УД;
• предложены методики тайм-менеджмента (Глеб Архангельский) и контроля исполнения задач.

Теоретическая и практическая значимость работы

Метод создания управленческих двоек в компании проектном дистрибуторе IT-оборудования представляет собой вариант "неклассических" адаптивных систем управления, обеспечивающих достижение поставленных целей в условиях «хаотических» сред.

Практическая значимость применения УД подтверждается результатами использования методологии УД в составе КСУП Компании:
• методология УД обеспечивает быстроту реагирования на изменяющуюся ситуацию и обеспечивают управление проектом на высоком уровне;
• члены УД хорошо противостоят психологическому «выгоранию», в том числе:

1. эмоциональному и/или физическому истощению;
2. деперсонализации (отгораживанию от других людей);
3. снижению производительности труда.

• методология УД не требует больших затрат на приобретение средств программно-технического обеспечения;
• методология УД основывается на использовании существующих методик управления проектами Компании.

Типовые цели и основные задачи проекта

При реализации проекта руководством Компании устанавливаются цели и основные задачи проекта.

Цель проекта, как правило, заключается в реализации ИТ-оборудования и сопутствующих услуг с нормой прибыли не менее 7-12%. При этом качество исполнения проекта на всех этапах (включая поставку товаров, исполнение работ, оказание услуг по сопровождению поставленного оборудования) должно соответствовать требованиям Контракта.

Основные проблемы при реализации проектов

Проекты, связанные с дистрибьюцией ИТ-оборудования для крупных заказчиков, приходится выполнять в непрерывно меняющейся конкурентной бизнес-среде, в которой:
• изменяются внешние нормативные требования;
• изменяются информационные технологии;
• изменяются сроки реализации проектов;
• изменяются финансовые условия проектов;
• изменяются организационные условия проектов.

В Компании не используется (или используется частично) методология управления проектами.

Организационная структура КСУП Компании не всегда отвечает требованиям гибкости.

Выше изложенные внешние и внутренние условия реализации проектов обуславливают возникновение проблем и рисков проектов, которые не контролируются в рамках КСУП Компании.

Отсутствие методики управления проектами обуславливает «хаос»:
• нечеткое формулирование целей, результатов и границ проекта;
• недостаточно проработанные стратегию и план реализации проекта;
• дисбаланс интересов участников проекта;
• проект представляется для руководства Компании нескончаемым авралом, в котором не вычленяются отдельные этапы;
• отсутствие письменной отчетности, информация о состоянии проекта находится «внутри» головы Менеджера проекта;
• неэффективные коммуникации внутри проекта и с внешними организациями и т.д.

Выводы

С учетом сложившейся в Компании ситуации в области управления проектами предлагается:
• Ввести в качестве стандарта Компании Методику управления проектами УД;
• Использовать в качестве базовой структуры управления проектами использовать Рабочую группу, в которой роль «Менеджер проекта» реализуется специальной устойчивой организационной структурой - «Управляющей двойкой».

Масштабируемая методология УД, включающая современные технологии управления проектами, обеспечивает управление проектами дистрибьюции различных масштабов, позволяет избежать ситуации «хаоса» и излишней бюрократизации проектов.

Управляющая двойка понимается как простейшая группа, состоящая из двух человек и представляющая собой неделимый элемент системы управления - "двойку". Для данного элемента должен полностью соблюдаются принцип единоначалия/единоответственности - данная пара несет всю полноту ответственности и при этом пользуется всеми возможностями по управлению некоторой части системы. При этом вне "двойки" любой из ее представителей имеет все права (и обязанности) двойки. УД управляет проектом на всех его фазах. Кроме того, УД осуществляет:
• функции снабжения. УД осуществляет закупки аппаратного и программного обеспечения, способствует приобретению другого имущества, необходимого для РГ в целом;
• управление коммуникацией на уровне всего проекта, планирует и несет ответственность за отчетность о ходе проекта, организацию собраний проектной группы;
• интеграцию планов РГ, синхронизирует календарные графики и контролирует межкомандные взаимосвязи и т.п.

«Управляющая двойка», пользуясь методологией УД, обеспечивает формирование команды проекта, контролируемый и прозрачный цикл выполнения проекта, мягкое завершение проекта и роспуск команды проекта без катастрофических последствий для членов команды проекта и кадровых проблем для Компании.

Особенности управленческих двоек

Наиболее очевидное достоинство "двойки" непосредственно вытекает из перехода к многокомпонентной структуре - увеличение обоснованности принимаемых решений. Хотя в описываемой схеме возможно принятие решений членами двойки в независимом режиме (в критические по времени моменты), но планирование, анализ информации, выработка базовых решений и прочие действия, имеющие отношение к созданию "картины мира" предпринимаются совместно. И возможность дискуссии внутри пары серьезно повышает обоснованность принимаемых решений, уменьшает число "опечаток".

Вторым серьезным достоинством "двойки" является ее повышенная устойчивость в кризисных ситуациях. Вообще, двойка, как и всякий коллектив, имеет большую инертность, нежели отдельный человек и, как следствие, гораздо сложнее теряет устойчивость при принятии решения.

Но кроме этих достоинств необходимо обратить внимание на некоторые трудности, связанные с самим существованием двойки.

Во-первых, качество управления двойки очень сильно зависит от степени взаимного доверия, то есть подразумевает учет психологических особенностей и предпочтений при создании двойки. Сложность этой проблемы можно проиллюстрировать статистикой неудачных браков - наиболее распространенного вида двойки, как системы управления.

Во-вторых, не следует пренебрегать потерями на взаимодействие внутри пары. Хотя потери на внутреннюю коммуникацию растут пропорционально число коммуникаторов и в двойке эти потери минимальны, тем не менее они существенно выше нуля. Правда, при некоторых условиях возможно создание "сверхпроводящей двойки", в которой в результате коммуникации возникает избыточное количество информации. Но само создание подобной двойки является крайне сложной задачей, требующей отдельного рассмотрения.

В-третьих, двойка обладает некоторой инертностью в поведении, гораздо большей, нежели у отдельного человека. Данная особенность часто приводит к потере гибкости или, даже, к информационному замыканию.

Использование двоек вносит очень существенный элемент случайности в систему управления. Эффективность двойки во многом основывается на психологических особенностях ее членов и не может быть эффективно предсказана. Двойка может решать задачи, вообще не имеющие решения, а может показывать строго нулевую эффективность, все рабочее время затрачивая на согласование внутреннего языка. Различные методики позволяют отсечь особо неприятные случаи, но точного предсказания эффективности конкретной двойки в конкретной ситуации дать нельзя. Кстати, именно по этим причинам в армии двойки используются преимущественно внутри специальных частей, итак представляющих собой систему с нечеткой эффективностью.

Особенности реализации

Для преодоления негативных эффектов использования двоек можно указать несколько сравнительно простых способов.

Во-первых, двойка дает возможность постоянно реализовывать управление с постоянной рефлексией. Как мы скажем ниже, в некоторых методах управления наличие обратной связи является крайне желательной. Двойка позволяет в любой момент одному из членов пары занимать рефлексивную позицию по отношению к производимому управлению. Применение рефлексии в паре позволяет полностью нейтрализовать негативные последствия инертности пары, делает ее крайне гибкой. Кроме того, рефлексия просто позволяет увеличить эффективность управления. Но данный подход требует специального обучения обоих партнеров.

Вторым способом увеличения эффективности двойки является схема "виртуального штаба". Смысл данной схемы заключается в создании некоторого органа, объединяющего половинки двоек как на том же уровне иерхархии, так и на более высоких и низких. Основная задача этого "штаба", являющегося полностью виртуальным органом - координация действий отдельных двоек и увеличение горизонтальной и вертикальной связности управляющей системы. Подобной штаб невозможно создать при стандартной системе управления, так как расходы на его поддержание превышают пользу от его появления. При использовании двоек его существование становится оправданным и выгодным. Следует отметить близость "виртуального штаба" к сетевым методикам управления, в последнее время все более популярным.

Значимость управленческого решения

Решения - это основные операции, проходящие в организациях. Организации, добивающиеся успеха, способны "перерешать" своих конкурентов по крайней мере в следующих 3 аспектах:
• они принимают более правильные, оправданные решения;
• они принимают решения быстрее;
• они более успешно реализуют принятые решения.

Скорость принятия решений

Скорость решения проблемы зависит от:
• скорости подготовки вариантов управленческих решений;
• степени понимания и соблюдения технологии подготовки и принятия решений;
• скорости принятия решения (выбора одного варианта из множества других);
• умения разбиения задачи на подзадачи (уменьшение размерности задачи, распараллеливание решения задачи);
• скорости доведения решения задачи или подзадачи до исполнителя;
• уровня обеспечения исполнителя ресурсами, необходимыми для реализации решения.

Заключение о применимости УД

Успехи, которые сопровождали создание первой управленческой двойки, большая эффективность совместной работы сотрудников, входящих в эту структуру очевидным образом подталкивал к повторению этого опыта. Из 3-х У-двоек, созданных в первом полугодии 2008 года успешной оказалась одна. Причем, по моему мнению, она еще более эффективна, чем "пилотная". Вторая У-двойка не прижилась и вскоре распалась, третья просто не стала чем-то большим, чем 1+1 сотрудник.

Все это заставило задуматься о том, почему двойки №1 и 2 сложились, а №№ 3 и 4 - нет.

Для поиска ответа на данный вопрос было решено привлечь науку соционику, заняться типированием сотрудников, входящих в удачные и неудачные у-двойки. Полученные данные мне кажутся достаточно интересными.

Компания проектный дистрибутор

Компания «Ландата» – дистрибьютор, ориентированный, прежде всего, на поддержку партнеров. Компания «Ландата» помогает с поставкой оборудования, не входящего в ее регулярный ассортимент, а также всегда готова предложить:
• Помощь в разработке проектов;
• Техническая поддержка;
• Маркетинговая и информационная поддержка;
• Программы обучения и помощь в авторизации.

Два смежных бизнеса в компании

В компании функционируют два ключевых Департамента – Департамент Продаж и Департамент Проектов.

Департамент Продаж - ориентирован на работу с реселлерской сетью компании. Департамент Проектов - ориентирован на комплексную поддержку проектов партнера.

В компании ведется дискуссия по вопросу "пограничных проектов". Что есть проект и что такое дилерская продажа?

Понятие и факторы групповой сплоченности (по Кочетковой А.И.)

Совместимость – одно из важнейших условий групповой сплоченности и эффективности.

Совместимость членов группы представляет собой совокупность индивидуальных качеств членов группы, обеспечивающих слаженность и эффективность их деятельности. Совместимость включает целый ряд качеств: физиологических (половозрастные и другие физические особенности); психофизиологических (различие темпераментов и биологических потребностей); собственно психологических (личностный характер, мотивы поведения); социально-психологических (ценности, интересы, ролевые ожидания).

Доказано, что психологическая совместимость позитивно влияет на производительность труда и качество продукции.

Соционика

Соционика - наука с одной стороны глубокая и серьезная. Но с другой стороны ее фасад достаточно прост для понимания и практического применения. Поначалу она кажется не сложнее гороскопов. Возникает даже чувство легкой эйфории от внезапно обретенного знания, которое при своей кажущейся простоте обладает удивительной гибкостью и силой. Используя знание соционики, можно друзей, единомышленников. Зная соционику можно заранее спрогнозировать, какие отношения у вас будут складываться с тем или иным человеком. Какие отношения будут в коллективе (в определенных пределах конечно).

Соционика оперирует 16-ю типами характеров, их краткие характеристики, выделяются сильные и слабые стороны каждого типа. Там же приводятся описания отношений, возникающих между различными типами.

Видов отношений также как и типов - 16. Наилучшими являются отношения дополнения (дуальные).

У каждого типа есть свой наиболее подходящий ему тип - дуал, это как бы его вторая половина. Дуалы дополняют друг друга: в чем силен один, в том слаб другой и наоборот. Они не "напрягают" друг друга, не делают обидных замечаний. Вместе они составляют как бы единое целое.

Всего таких пар 8. Неплохие также отношения Активации и Полудополнения. К неблагоприятным отношениям стоит отнести отношения Ревизии и Конфликтные, в меньшей степени Социального заказа.

Если вы хотите создать единую команду для бизнеса, то наиболее благоприятными будут отношения в коллективе, составленном из представителей одной Квадры - четверки наиболее совместимых типов.

Квадр всего четыре, и в каждой своя атмосфера, свои цели, свое мировоззрение, даже юмор свой. Квадры можно образовать из достаточно большого количества людей, притом совершенно не обязательно, чтобы каждого из типов было бы одинаковое количество.

Примечательно, что, если в такую группу попадает человек из другой квадры, он или чувствует себя исключительно неуютно, или ставит в такое положение всю квадру.

Практика показала, что для работы УД должна быть создана система контроля поручений и задач, которая включает в себя:
- Сервер отдела;
- Клиент-серверное ПО MindJet MindManager 8;
- Клиент-серверное ПО MS Outlook;
- ПО синхронизации информации Outlook с мобильными телефонами или коммуникаторами сотрудников.

Система контроля поручений и задач обеспечивает:
• фиксацию всех поручений руководителя в едином хранилище;
• формирование отчетов о ходе выполнения поручений и задач («по людям», «по проектам», «по срокам» ит. п.);
• корректировку поручений и задач в режиме реального времени.

Результаты и выводы

Главным итогом исследований для данной работы является тот факт, что Методика УД апробирована в компании LANDATA на реальных IT-проектах.

Помимо этого очевидного результата следует отметить следующее:

1) Обосновано применение методики УД для реализации IT-проектов; 3 УД с разной эффективностью работают в настоящий момент. Оказалось, что даже плохая УД лучше, чем 2 отдельных сотрудника (в силу взаимозаменяемости и отсутствия провалов в рабочем процессе). Кроме того выяснилось, что методика УД вполне применима в смежных областях, где требуется непрерывность процесса (например, юридический департамент). В результате наблюдения за созданными в моем отделе УД, я заметил, что ведомый в УД очень быстро набирается опыта и в ближайшее время на базе УД можно создать 2 качественные УД (только нужны хорошие ведомые);

2) Предложена и внедрена Система контроля поручений на базе MS Outlook. СКП базируется на принципах, почерпнутых в книгах Глеба Архангельского. Она использует по максимуму уже имеющееся у компании оборудование и ПО (следовательно, дешева), позволяет начать работу практически сразу, без длительного периода внедрения и настройки, очень гибка и позволяет сходу применять творческие находки исполнителей;

3) Разработана методика подбора кандидатур в УД. Данная пробная методика использует в качестве базиса соционику. Несмотря на кажущуюся простоту задачи, типирование является самым сложным и самым узким местом соционики. Тем не менее соционика позволяет с большой вероятностью предсказать уровень психосовместимости кандидатов в УД.

Copyright © 2009 Крат А.В.