Функциональные требования к системе электронного документооборота в транспортной компании

Кармышов А.Е.
выпускник группы MBA CIO-26
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Целью данной аттестационной работы является разработка функциональных требований для системы электронного документооборота в аппарате управления транспортной компании ОАО «СГ-транс», что позволит впоследствии внедрить СЭД для автоматизации и оптимизации процессов документооборота.

Аппарат управления является структурной единицей компании, осуществляющее централизованное управление в том числе и информационными потоками, результаты которых заключены в документах.

Документы используются в компании повсеместно, начиная с учредительных документов и заканчивая счетами-фактурами, актами или служебными записками. Несмотря на общую компьютеризацию и современные технологии, в документообороте используются бумажные носители, хотя сами формы и документы оформляются и печатаются на компьютерах, что создает для компаний дополнительные расходы на бумагу, картриджи, оргтехнику и канцелярские товары.

По мере роста компании ее документооборот усложняется и становится более объемным, вследствие чего становится затруднительно доводить до каждого сотрудника новый приказ или распоряжение. Увеличение объема бумажных документов приводит к случаям их утраты, залеживанию на рабочих местах, путанице в разных версиях одного документа. По мере дальнейшего роста организации информационные издержки на передачу и поиск информации в виде документов между сотрудниками и контрагентами все больше увеличивается.

В рамках данной дипломной работы была поставлена цель разработать  функциональные требования к системе электронного документооборота, при этом были сформулированы следующие задачи:

• классификация существующих типов используемых документов и обследование процессов в документообороте компании (типы и маршруты движения документов, правила регистрации документов, и т.д.);
• анализ схем движения документов и выявление недостатков в условиях движения документов;
• изучение группы предлагаемых на рынке СЭД с целью выбора функционала, более полно соответствующего поставленным задачам;
• формирование функциональных требований к СЭД;
• оценка экономического эффекта от внедрения СЭД в компании;
• определение пути повышения эффективности СЭД в компании;

Процесс формирования функциональных требований состоит из нескольких этапов:

• выявление пользовательских требований;
• анализ пользовательских требований;
• спецификация выработанных функциональных требований;
• проверка спецификации требований.

Выявление пользовательских требований является самым ответственным этапом разработки функциональных требований. Получение пользовательских требований было основано на комбинации нескольких методов:

• интервьюирование сотрудников ответственных за документооборот в подразделениях;
• изучение документов и программных систем;
• прототипирование;
• наблюдение («фотографирование» рабочего дня).

Результатом многостадийного процесса формирования функциональных требований стала спецификация требований, формализованных в виде иерархического списка требований.

Отдельно в рамках анализа требований был рассмотрен вопрос использования ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи в СЭД.  При применении ЭЦП необходимо учитывать большие затраты на первоначальное внедрение и сложный процесс внедрения на клиентских местах.

Таким образом, для упрощения процесса внедрения СЭД и минимизации затрат, количество клиентских ЭЦП будет определяться минимальными требованиями из расчета использования ЭЦП только для: генерального директора, его заместителей, главного инженера, главного бухгалтера и начальника отдела кадров.

После успешного завершения формирования функциональных требований можно осуществить выбор конкретной системы. Из представленных на рынке систем электронного документооборота были выбраны самые популярные, затем произведен анализ функциональных возможностей выбранных систем для сравнения их с функциональными требованиями, с целью выбора лидирующей группы, которая имеет наилучшее соотношение между реализуемым функционалом и ценой. Выбранная в анализе лидирующая группа и формализованные функциональные требования  позволят в дальнейшем выбрать систему наиболее точно соответствующую функциональным требованиям и успешно внедрить ее в компании.

Любой проект, реализуемый в коммерческой компании нацелен на извлечении выгоды – возврате инвестиций. Внедрение нового программного продукта не является исключением. В связи с этим на этапе выбора системы необходима оценка экономической эффективности  и срока окупаемости проекта.

Для расчета сроков окупаемости СЭД использовались методики оценки прямого и косвенного экономического эффекта. При этом учитывалось: сокращение затрат на использование бумаги, экономия времени на типовых операциях с документами, в том числе путем использования шаблонов, экономия времени в связи с ускорением бизнес-процессов. Расчет срока окупаемости приблизительный и основан на ряде допущений, при этом сроки возврата инвестиций на этот проект должны составить до одного года.

Дальнейшее развитие СЭД будет направлено на добавление функционала безбумажного документооборота юридически значимых документов к внедренной системе, который является отдельным программным комплексом. Таким образом, для компании будет получен целый ряд преимуществ, таких как:

• прямой экономический эффект за счет экономии на почтовых и курьерских расходах
• косвенный экономический эффект за счет экономии времени на прием и доставку документов.
• безопасность при доставке, исключающую возможный доступ третьих лиц к содержимому документов