Автоматизация неформализованных бизнес-процессов с использованием технологии тайм-менеджмента.

Старостов Д.С.
выпускник группы MBA CIO-26
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Введение
Динамичность – одна из наиболее часто используемых характеристик в описании современных бизнес-процессов. Именно эта составляющая позволяет компаниям сохранять лидирующие позиции на рынке и оставаться конкурентно-способными в условиях быстро изменяющегося окружения. Так как у любой медали есть две стороны, нас больше будут интересовать отрицательные последствия реинжиниринга и развития бизнес-процессов.

С точки зрения автоматизации, динамично развивающиеся бизнес-процессы становятся одним из самых сложных камней преткновения. Отрицательные последствия подобного рода перемен ощущают на себе не только подразделения ИТ, но и весь бизнес в целом т.к. любые изменения влекут за собой огромный объём мероприятий по формализации, откладке и внедрению процессов в промышленную эксплуатацию. Предприятие (организация) – это, прежде всего, система, и как любая система оно противодействует любым изменениям. Следствием выше изложенного становятся проблемы внедрения и автоматизации бизнес-процессов (временные затраты), вдвойне усложнённые тем, что сами процессы, находящиеся в стадии становления, фактически являются неформализованными.

В дипломной работе рассматриваются методики и технологии, позволяющие сократить временные и материальные затраты, а также снизить риски автоматизации неформализованных бизнес-процессов.

Описание структуры компании

Организация, на базе которой проводилась опытная эксплуатация методик и технологий, рассмотренных в дипломной работе, входит в состав дочерних обществ Генерального системного интегратора автоматизированных систем управления Компании, занимающей лидирующие мировые позиции по добыче, транспортировке, хранению, переработке и реализации углеводородов, а также производству и сбыту электрической и тепловой энергии. Общество (Группа компаний) обеспечивает полный комплекс услуг по НИОКР, проектно-изыскательским работам, производству, поставке, монтажу, пуско-наладочным работам, сервисному и техническому обслуживанию и капитальному ремонту систем АСУ ТП, ИУС, метрологии, связи, телекоммуникаций, КИПиА, энергетического оборудования.

Стоит указать на такой важный аспект организационной структуры Общества, как распределение сквозных бизнес-процессов на несколько дочерних предприятий. Каждое из дочерних обществ отвечает за свою часть (функцию) единого процесса и имеет собственную систему управления финансовой, производственной и административной деятельностью. Предприятие, на базе которого осуществлялось дипломное проектирование, отвечает за материально-техническое снабжение группы компаний.

К основным тенденциям развития Группы компаний можно отнести:

• построение стройной вертикальной системы управления;
• формирование и оптимизацию единых бизнес-процессов;
• повышение качества и снижение издержек реализуемых проектов и решений;
• переход от «лоскутной» автоматизации разрозненных ИС в дочерних обществах к единой корпоративной автоматизированной системе управления.

Формулировка проблематики

Основой проблематики, рассматриваемой в дипломной работе, является автоматизация неформализованных бизнес-процессов. Бизнес, как известно, не является насекомым, застывшим в кусочке янтаря и это объективная реальность. По сути, руководство Компании не даёт подразделениям, занимающимся автоматизацией, время на ожидание того, чтобы все переходные процессы успокоились и лишь затем, полноценно оптимизировав и формализовав их приступить к автоматизации последних. Известное выражение «Автоматизация хаоса приводит к автоматизированному хаосу» здесь будет вполне уместно. Подобного рода ситуации становятся в последние годы скорее типичными, нежели чем-то из ряда вон выходящим. Тем ни менее, основная задача работы – поиск и проверка на практике методик и технологий автоматизации ещё не сформировавшихся бизнес-процессов. 

Методы и способы решения

В качестве основного решения поставленной задачи предлагается использовать технологию тайм-менеджмента. Сама по себе технология управления временем не нова, известно, что подобной методикой достаточно успешно пользовался известный учёный, изобретатель, писатель, философ и политический деятель Бенджамин Франклин. В наше время методика широко распространена среди менеджеров, ценящих своё время и умеющих управлять им. На рынке представлено немало программных продуктов, в основу которых положены технологии тайм-менеджмента, однако, попытки использования подобных технологий в корпоративных системах встречаются не часто. Применение технологии тайм-менеджмента традиционно встречается в функциональных блоках, отвечающих за CRM/SRM.

В ходе дипломного проектирования технология тайм-менеджмента была использована, как основной инструмент, в процессе автоматизации производственных подразделений. Иными словами, предпринята попытка использования технологии в качестве управления основным бизнес-процессом компании в стадии его реорганизации. В частности, были задействованы такие подразделений как:

• Управление материально-технического снабжения;
• Финансово-экономический отдел;
• Планово-экономический отдел.

Основные итоги и выводы

Главным результатом проделанной работы может служить подтверждённая на реальных примерах эффективность использования методик и технологий тайм-менеджмента в тех случаях, когда компания сталкивается с необходимостью автоматизации бизнес-процессов в момент их формирования или реинжиниринга. Разработанные на основе тайм-менеджмента модули управления процессами материально-технического снабжения, а также модули управления денежными потоками показали на практике, что данная технология позволяет повысить эффективность людских ресурсов и снизить потери времени на период становления или реорганизации компании. Логично предположить, что дальнейшее развитие Компании привело к формализации процессов и повышению качества автоматизации, однако, наработанные методики в области тайм-менеджмента получили в ходе эксплуатации вполне заслуженное одобрение со стороны пользователей и продолжают ими широко использоваться.