Внедрение системы электронного документооборота на примере системы DocsVision в рамках управляющей компании холдинга

Шульга В.А.
выпускник группы MBA CIO-33
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

В наше время трудно себе представить, чтобы крупное предприятие обходилось бы без регламентированной документарной деятельности. Хотя я и не исключаю, что малые предприятия, такие как индивидуальные предприниматели, вполне спокойно могут обойтись без оной, особенно когда все сотрудники располагаются в рамках одного помещения и что ещё идеальнее их несколько и все сидят за одним столом.

Можно конечно рассуждать, что это связано с тем, что всё вокруг ускоряется, и темп жизни и сама бизнес среда, да и вообще это модно. Наверное, всё так и есть. Однако я считаю, что для перехода от бумаги к цифре есть более объективные предпосылки.

Ответственные за документооборот в организации, как правило - это канцелярия или служба управления делами, всё чаще сталкиваются с необходимостью управлять процессом прохождения документов по всему циклу их жизни. Если не управлять, то очевидно будет бардак, например, не понятно где лежит подписанный договор или у кого на согласовании лежит служебная записка и т.д. Электронный документооборот (ЭДО) как раз и помогает ответить на эти и ещё ряд других вопросов.

Для организации работы ЭДО в настоящее время существует довольно много систем электронного документооборота (СЭД). Все они обладают богатым функционалом и разной стоимостью.

Предпосылками к внедрению системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами в управляющей компании явились необходимость применения общих подходов к работе с документами в рамках холдинга и возросшие требования к прозрачности бизнес-процессов, а также обеспечение руководства актуальной и достаточной для принятия решений информацией по документам.

Цели были поставлены следующие: повысить скорость поступления информации о выполненных поручениях в управляющую компанию; повысить уровень исполнительской дисциплины; сократить сроки согласования документов; улучшить качество взаимодействия управляемой компании с управляемыми организациями; стандартизировать деятельность.

Объектом исследования в данной работе является управляющая компания одноимённого холдинга ООО «ГРУППА АГРОКОМ»,  а предметом – процесс внедрения в ней СЭД «DocsVision».

В работе решаются следующие задачи:

• определение  требований к СЭД;
• проведение анализа отечественного рынка СЭД;
• определение задач проекта;
• описание методики проекта по внедрению СЭД;
• экономическое обоснование внедрения СЭД;
• описание процесса внедрения.

«ГРУППА АГРОКОМ» - это российская группа компаний, владеющая активами в предприятиях табачной и мясной промышленности, в сельскохозяйственных предприятиях, в сети розничной торговли в Южном федеральном округе. Создана в 2004г. В группу компаний входит более чем 40 предприятий. Общее число сотрудников группы свыше 15000 человек. Самыми крупными  являются табачный и мясной бизнес-комплексы.

При этом сотрудники управляющей компании могут занимать руководящие посты в управляемых бизнесах. Соответственно, возникли ситуации, когда данные сотрудники получают задания в рамках управляющей компании, но исполнять его должны в рамках управляемого бизнеса.

Таким образом, возникла необходимость создания распределенного решения, охватывающего все предприятия табачного и мясного бизнес комплексов холдинга и управляющей компании.

В работе описаны:

• этапы проекта;
• требования к документам проекта;
• рамки проекта;
• взаимодействие сторон в проекте;
• архитектура решения;
• организация работы с документами;
• распределённое решение межфилиального обмена.

В заключении сделаны выводы о результатах проделанной работы.
Внедрённая на предприятии СЭД «DocsVision» обеспечила автоматизацию следующих функциональных областей:

• процессы регистрации входящих документов;
• вынесение резолюций;
• контроль исполнения резолюций;
• процессы подготовки, согласования, подписания и регистрации исходящих документов;
• процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации внутренних документов, контроль исполнения;
• процессы, связанные с подготовкой, ознакомлением и контролем исполнения по ОРД следующего вида:
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по кадрам;
  • доверенности;
  • распоряжения;
  • процессы подготовки, согласования, подписания и регистрации договоров;
  • процессы регистрации, согласования, ознакомления и исполнения протоколов;
  • процессы регистрации протоколов советов директоров, регистрации, ознакомления и исполнения выписок из протоколов советов директоров;
  • процессы регистрации, исполнения и контроля поручений (поручений генерального директора и совета директоров);
  • процессы создания, согласования и ввода в действие документов системы менеджмента качества;
  • процесс замещения сотрудников;
  • процессы, связанные с построением электронного хранилища документов компании.

Самым ценным в проекте было внедрение распределённого решения межфилиального взаимодействия. Это решение позволило не только объединить циклы делопроизводства бизнес комплексов и управляющей компании в единую систему управления документами и заданиями, но и настроить бизнес-процессы передачи документов и заданий между руководством холдинга и руководством бизнес - комплексов. Теперь не вызывает никаких сложностей работа с поручениями или договорами в нашей территориально разнесённой группе компаний.

С увеличением количества электронных документов в системе, как следствие существенно снизился расход бумаги. И как показывает расчёт ROI проект окупается довольно быстро, в районе года.

В настоящее время с СЭД работает практически весь управленческий персонал разного  уровня.  И если поначалу были проблемы с пользователями вплоть до лёгкого саботажа, то в настоящее время таких проблем нет. Этому способствовало несколько факторов, но главными я считаю заинтересованность в результате руководства предприятия, и большое внимание обучению и сопровождению конечных пользователей.