Внедрение автоматизированной системы управления вузом

Егоров С.В.
выпускник группы MBA CIO-35
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

В настоящее время, в условиях рыночной экономики проблемы управления ВУЗом приобретают первостепенное значение. Их актуальность и сложность определяются активным развитием многоукладного характера деятельности университетов, разнообразием источников финансирования, обилием форм и видов научной, учебной, хозяйственной и производственной деятельности, необходимостью анализа рынка образовательных услуг и мониторинга рынка труда (включая трудоустройство выпускников), потребностью адаптации к постоянно меняющимся условиям российской экономики.

Данные факторы указывают на то, что управление вузом должно осуществляется на уровне современных стандартов создания функционально-организационных моделей. При выборе способов управления вузом необходимо рассматривать как взаимодействие с региональными, федеральными органами управления высшим образованием, так и учитывать современные концепции обеспечения и поддержки учебного и организационного процесса информационными системами и программно-аппаратными комплексами.

Появляется необходимость моментального реагирования на изменение рынка труда, появление новых специальностей и технологий. Изменяющаяся экономическая ситуации и появление частных и корпоративных университетов, требует постоянного совершенствования внутренней экономики вуза и системы управления. Требуется создание дополнительных подразделений, которые бы занимались маркетингом, рекламой. Учащиеся становятся клиентами вуза, и это влечет создание дополнительных систем взаимодействия. Основываясь на опыте использования современных информационных систем в других отраслях, учитывая огромный потенциал заложенный в  системах управления предприятиям и понимая специфику работы вузов, можно сказать, что повышение эффективности управления вузом возможно с внедрением специализируемого программного обеспечения.

Информатизация учебной и научной деятельности является мощным инструментом повышения  качества обучения и исследований. Уровень информатизации учебного заведения является одним из весомых факторов при определении конкурентноспособности вуза. Этому способствует как специальные программы МинОбрНауки Российской Федерации, так и широкое распространение сетевых технологий. Повсеместное использование принципов и технологий web 2.0. Ведущие университетам необходимо создавать собственное единое интранет пространство. Возможно даже собственные дата центры. Объединяющим ядром таких систем должны стать современные информационные решения. Такие решения должны объединять в себе системы поддержки учебной деятельности, научных разработок, управленческой деятельности. Должны иметься модули взаимодействия с клиентами. Использоваться инструменты интернет маркетинга.

Сейчас зачастую в вузах используются разрозненные информационные системы обработки данных, часто нет единых сетевых версий, используются локальные сервера баз данных. Данные системы пытаются использовать для автоматизации деятельности университетов. Но не имея организованного взаимодействия информационных систем, результат автоматизации деятельности учебного заведения близок к нулю. Руководство университета, руководители подразделений не в состоянии опираться на информационные системы при принятии стратегических решений по развитию деятельности ВУЗа. Отсутствует полное видение ситуации. Решения принимают основываясь на косвенные показатели, так как в основном вся информация представлена в разрозненном виде. Зачастую данные внутренних систем противоречат друг другу. Но при этом тратятся большие ресурсы на поддержание этих разрозненных систем.

Нет возможности использовать информационные массивы для создание единого варианта отчетной документации. Отсутствие единых корпоративных систем вузов мешает созданию общей информационной системы Минобразования РФ.

Развитие и поддержка собственных разрозненных внутренних информационных систем становиться сдерживающим фактором развития вузов, т.к. зачастую эта задача становиться не под силу внутренним ИТ подразделениям. Задача ИТ сопровождения финансовой деятельности является самой ответственной, требующей максимальной надежности.

Можно сделать вывод, что устаревши принципы формирования информационных систем вузов:

• не имеют возможности предоставлять полную информацию для принятия стратегических управленческих решений;
• носят разрозненный характер;
• не соблюдают требования отрытого доступа к информации;
• не ориентированы на потребности преподавателей и сотрутдников университетов;
• не ориентированы на взаимоотношение с учащимися, как с клиентами вуза;
• не имеют развитых инструментов интернет маркетинга;

Реализация адекватных современным условиям функциональных и организационных моделей для систем управления вузом невозможно без соответствующей концепции системы информационной поддержки, которая должна отражать и опираться на единую информационную систему. Дальнейшее адекватное современных рыночным реалиям развитие моделей управления вузом, нельзя рассматривать без определения концепции создания единой информационной среды, которая должна учитавать все передовые требования к развитию корпоративных ит систем.

Учитывая развитие в вузах компьютерного оснащения и развитие сетевых технологий. Принимая во внимание повсеместный переход от персональных компьютеров к развитым внутриуниверситетским компьютерным сетям, можно сделать вывод, что внедрение единой информационно аналитической среды управления в настоящий момент может быть осуществлено при минимальных затратах. Решение такой задачи является реальным и актуальным.

Решение ее может осуществить имея долгосрочную программу развития информационного обеспечения вуза. Одним из ключевых пунктов которой, должно являться внедрение информационно аналитической системы управления вузом, предложенной в настоящей работе.

Факторами успешной реализации данной задачи, могут являться:

• высокая степень готовности подразделений вуза к автоматизации работы;
• имеющийся опыт эксплуатации используемых локальных систем;
• глобальное развитие информационных систем

Цель работы – выбор и внедрение информационной системы управления ВУЗом.
Основой данной системы будет являтся внутренний учебный портал, сочетающий в себе следующие функциональные возможности:

• Внутренний коммуникационный ресурс (социальная сеть вуза)
• CRM –система управления взаимоотношениями с клиентами (студентами)
• Система автоматизированной техподдержки пользователей
• Система дистанционного обучения
• Система управления знаниями
• Совместная работа
• Документооборот
• Управление проектами
• Управление бизнес процессами
• Возможность интеграции с существующими системами

Для реализации поставленной цели необходимо в рамках работы выполнены следующие задачи:

• Рассмотрены понятие и инструменты обеспечения конкурентоспособности в сфере высшего образования;
• Проанализировано состояние российских вузов;
• Проведен обзор существующих портальных систем управления вузом и выбрана наиболее подходящая;
• Рассчитана экономическая эффективность внедрения системы.