Создание внешнего проектного офиса

Илюшкин В.В.
выпускник группы MBA CIO-33
Школы IT-менеджмента РАНХиГС
при Президенте РФ

"Тот кто не знает прошлого, не знает ни
настоящего, ни будущего, ни самого себя" (Вольтер).

Естественным желанием любого руководителя предприятия является желание, чтоб компания была рентабельной, приносила как можно больше прибыли. И хочется ему этого не только сиюминутно, но и в будущем. Но, как это ни печально, добиться такого крайне трудно. На пути к развитию подстерегает множество различных проблем. Так как же без риска обойти подстерегающие опасности и неприятности и прийти к тому, чтобы компания стала успешной?

Так где же найти решение всех этих проблем? Конечно же, не стоит полагаться на русский «авось» и «заходить в воду, не зная броду». В данной ситуации требуется тщательно проработать весь план работы и суметь его воплотить в жизнь. И вот здесь нам очень пригодятся квалификация и знания менеджера проектного управления.

Проектное управление представляет собой самый прогрессивный  и современный метод  ведения бизнеса. Данный подход возможно использовать для предприятий в любой сфере, и в этом его уникальность. Что же такое проект? Это трудная, зато очень нужная работа, которая приведет к выполнению определенной цели в рамках установленного времени. Подобно тому, как нет двух абсолютно идентичных заводов, так нет и абсолютно одинаковых проектов. К любому из них требуется подходить индивидуально и уделять максимум внимания.

Тема моей дипломной работы именно об управлении проектами, а точнее о создании внешнего проектного офиса в моей компании.

Я работаю в Акционерной Компании в состав которой входит более 70 предприятий расположенных по всей территории Республики. И с каждым годом количество компаний и разнообразие осваемых направлений бизнеса увеличивается. Растут объемы, требования, планы и бюджеты

Основная задача, которую я поставил перед собой на ближайшие два года, это:

На первом этапе, создание отраслевого IT центра компетенции         
На втором этапе, создание внешней IT компании, которая будет курировать все IT проекты в отрасли
На третьем этапе, используя имеющиеся ресурсы выполнение не IT проектов используя проектный подход, полученные навыки и опыт.
На четверном этапе, создание внешнего проектного офиса.

Вкратце пробегусь по краткому содержанию глав дипломной работы:

Глава Первая – описание вида деятельности и направлений развития Компании.
Глава Вторая - используя диаграмму Исикавы, анализируются основные проблемы, с которыми мы сталкиваемся при выполнении проектов.
Глава Третья - подробно разбирается понятие проекта и инструменты, которые планируется использовать для управления.
Глава Четвертая – рассматриваются составляющие этапов перехода от IT департамента к проектному офису.
Глава Пятая - расписываются функции, задачи, этапы внедрения самого проектного офиса, возможные используемые инструменты и взаимосвязи с другими структурами компании.
Глава Шестая – составляется Бизнес План компании. Для расчета используются реализуемые в настоящее время проекты, их сроки и бюджеты.
Глава Седьмая -  далее разбираются уровни зрелости проектного офиса и тем самым ставятся планки, до которых надо расти.
Глава Восьмая - обобщение идей дипломной работы и основных плюсов от выполнения двухлетнего плана – создания внешнего проектного офиса.

Во время подготовки бизнес плана компании, руководитель дипломной работы сказал рассчитать прибыльность создаваемого проектного офиса для самой материнской компании. Но, к сожалению, данные по превышению сроков и бюджетов завершенных проектов получить, или наверное, в нашем случае – найти, не удалось. И как следствие не было возможности рассчитать прибыльность. Но с другой стороны отсутствие единой системы учета и хранения, какой либо информации по реализуемым и завершенным проектам наглядно показывает большой плюс моей задачи: «Главное, что дает проектный офис – это историю и цифры!».

Теперь хочу остановиться на преимуществах проектного метода, которые можно использовать в бизнесе.

И первое место среди них занимает систематизация. То есть все этапы будут структурированы, а результаты работ будут четко просчитываться. Другими словами, мы уже определенно знаем, что нас ждет и как этого достичь. На любой стадии возможно откорректировать план. А все возможные проблемы, трудности и риски будут спрогнозированы еще на этапе разработки, и как результат, в будущем можно их будет избежать с минимальными потерями, своевременно разработав стратегии их устранения.

Все работы, касающиеся проекта, будут понятными, а также будут обладать прозрачностью. Появится возможность легко держать под контролем любой процесс. То есть, мы будем всегда знать, какую именно стадию проходит проект в данный момент, кто из сотрудников проектной группы делает части проекта, сколько финансов уже израсходовано из бюджета, сколько трат еще ожидается и на что.

Значительно растет эффективность работы всех сотрудников проектной группы, потому что любой из них будет заинтересован в том, чтобы команда добилась успеха.

Несмотря на то, к какой тематике принадлежит проект, у него будут определенные общие характеристики, которые свойственны всем проектам.
Где же еще может использоваться проектный подход? И мой ответ - всюду, где требуется разумное управление, т.е. в каждом бизнесе любой сферы.

И в заключении:
И самое простое, но и самое необходимое в нашем случае преимущество, это возможность просматривать историю = цифры = анализ.