Запуск проекта внедрения электронного документооборота в строительной компании

В современных условиях при ведении бизнеса все больше внимания приходится уделять повышению оперативности принятия решений, обеспечению гибкости организации, а также индивидуальному подходу к каждому клиенту. Когда речь идет об организации с небольшим числом сотрудников, решение этих задач не составляет труда, так как не возникает проблем коммуникации между участниками процесса. В организациях, где имеется значительное количество сотрудников, возникает огромное число связей между ними, и для обеспечения эффективной работы необходим четко налаженный механизм обмена информацией между всеми подразделениями.

Для обеспечения оперативности принятия решений в современных условиях жесткой конкуренции требуется, чтобы ответственное лицо обладало всеми необходимыми документами, источниками которых могут быть сразу несколько подразделений. Для этого предприятие должно обладать организационной структурой с четким распределением функций, а также должен быть налажен оперативный обмен информацией между всеми участниками процесса.

Как следствие высокой интенсивности делопроизводства, неизбежно возникает значительный поток документов, и при недостаточной его упорядоченности компания может потерять конкурентные преимущества, связанные с оперативностью принятия решений. Для обеспечения такой упорядоченности, прежде всего, необходимо точное регламентирование всех сторон документооборота – от схем прохождения документов до корпоративных стандартов их оформления. Помимо определения правил документооборота, также необходим механизм контроля его исполнения.

Современные информационные технологии позволяют вывести документооборот предприятий на качественно новый уровень. На нынешнем этапе развития аппаратных и программных средств, представляется возможным хранить скан-копии всех документов организации в электронной базе данных, что позволяет работать с ними, не обращаясь к бумажным носителям. Благодаря этому появляется возможность одновременной работы с одним документом нескольких сотрудников, имеющих, в том числе, различное географическое местоположение. Подобный функционал обеспечивается специализированным программным обеспечением (Система Электронного Документооборота – СЭД), поддерживаемым соответствующей IT-инфраструктурой и связанным с прочими информационными системами предприятия механизмами интеграции. Наряду с функцией хранения электронной базы данных документов, СЭД предоставляют возможности быстрого поиска информации, а также сопровождения исполнения документов должностными лицами.

Жестко задавая рамки, и таким образом реализуя исполнение регламентов документооборота, СЭД позволяют также минимизировать ошибки персонала и упростить вхождение в курс дела новых сотрудников.

Возможности быстрого поиска, отслеживания переписки и мониторинга текущего состояния документов также необходимы при работе с поставщиками и заказчиками, что повышает конкурентоспособность предприятия.

Однако применение СЭД в деятельности предприятия не является гарантом эффективной работы с документами. СЭД должна служить для реализации регламентов и положений, разработанных в организации, и ее применение должно быть плотно переплетено с основной деятельностью.

Целью данной работы является разработка методики и плана подготовки к внедрению системы электронного документооборота (СЭД) в строительном холдинге. Данная методика позволит специалистам компании разработать новый вариант регламента документооборота, произвести закупку и переход на новую СЭД.

Для этого необходимо:
1) Провести исследование существующего процесса документооборота
2) Сформулировать предложения по его оптимизации для устранения выявленных недостатков
3) Произвести подбор СЭД для автоматизации новой схемы работы с документами
4) Создать план мероприятий по переносу данных из существующих СЭД в новую
5) Сформировать требования к адаптации новой СЭД к особенностям организации по заявкам ключевых пользователей

Решение поставленной задачи будет производиться с привлечением ключевых пользователей СЭД, а также руководства предприятия. Сначала будет произведено интервьюирование ключевых участников процесса, затем разработана новая схема процесса, затем по ряду критериев будет подобрано программное обеспечение и сформированы требования к его модификации.

После внедрения новой схемы документооборота и системы автоматизации, а также обучения пользователей, предполагается постепенное уменьшение потерь времени при прохождении документов, усиление ответственности персонала, исключение потерь документов и затягивания их исполнения, и как следствие – повышение эффективности работы предприятия в целом.

Copyright © 2010 Васильев К.А.