Разработка стратегии цифровой трансформации вуза на примере ВАВТ Минэкономразвития России

Антон Алексеевич Синельников
Выпускник группы MBA CIO-69
Школы IT-менеджмента Института ЭМИТ
РАНХиГС при Президенте РФ

В настоящее время развитие российской системы высшего образования непосредственно связано с внедрением цифровых технологий. Одним из приоритетов правительственной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» является цифровая трансформация вузов, которая не только обеспечит их развитие, но и конкурентоспособность российского образования. Такой подход требует существенных изменений образовательной системы с точки зрения использования образовательных технологий и сервисов, что фактически означает создание «цифрового университета».
Использование цифровых технологий и инструментов способствует появлению ряда платформенных решений в таких сферах деятельности образовательной организации как управление учебным процессом, проведение приемной кампании, оценка и сертификация результатов обучения, использование различных цифровых платформ для взаимодействия преподавателей и студентов, исследователей и работодателей и т.д.
Важным вопросом в деятельности современного вуза является обеспечение его конкурентоспособности, что возможно при обеспечении эффективного взаимодействия будущего абитуриента с образовательной организацией, внедрения цифровых технологий как в учебный процесс, так и в создание всевозможных сервисов для студентов, которые существенно влияют на качество их взаимодействия с образовательной организацией. Бизнес-процессы вуза тесно связаны между собой, поэтому вопросы цифровой трансформации должны затрагивать одновременно такие сферы, как управление учебным процессом, научно-исследовательской и административно-управленческой деятельностью.
Объектом для разработки стратегии цифровой трансформации выбрано ФГБОУ ВО «Всероссийская Академия внешней торговли министерства экономического развития Российской Федерации» (ВАВТ).
Целью работы является разработка стратегии цифровой трансформации бизнес-процессов вуза на основе изучения современных методик и инструментов в области цифровизации.
Для этого в рамках работы были поставлены и решены следующие задачи.
1. Изучена сущность и инструменты цифровой трансформации, существующие подходы формирования стратегии цифровой трансформации.
2. Выявлены и обобщены специфика и проблемы цифровой трансформации вуза, изучены нормативные документы и методические рекомендации по вопросам цифровизации в области образования.
3. Проведен анализ текущего состояния бизнес-процессов и ИТ инфраструктуры ВАВТ Минэкономразвития России и существующих в ней проблем.
4. Разработана стратегия цифровой трансформации ВАВТ Минэкономразвития России.
5. Представлена реализация стратегии цифровой трансформации на примере цифровизации бизнес-процессов приёмной кампании.
Для разработки стратегии цифровой трансформации были проанализированы различные подходы и выбран процессный подход, позволяющий определить целевое состояние бизнес-процессов. Также были рассмотрены различные модели формирования и методики оценки цифровой зрелости, разработанные специалистами компании Forrester и АНО ЦПУР.
При определении основных направлений цифровой трансформации было проведено подробное исследование организационной структуры, бизнес-процессов ВАВТ, состояния ИТ инфраструктуры – их текущего состояния и проблем. Все бизнес-процессы Академии были разделены на следующие направления: бизнес-процессы образовательной, научно-исследовательской и административно-управленческой деятельности.
Анализ существующих проблем цифровой трансформации ВАВТ позволил выделить следующие: сложность интеграции цифровых инструментов в существующие устоявшиеся бизнес-процессы; сопротивление изменениям среди сотрудников вуза: их недоверие к цифровым сервисам и облачным технологиям, опасения по поводу надежности и безопасности таких систем; низкая цифровая грамотность; ограничения по информационной безопасности; отсутствие механизма юридически значимого подписания документов в дистанционном режиме, сложная процедура согласования документации с различными участниками процесса, большой объём бумажных документов и копий, отсутствие системы финансового планирования.
Таким образом, в условиях развития цифровой экономики было выявлено, что Академия нуждается в кардинальной модернизации и цифровизации бизнес-процессов всех направлений деятельности, что позволит обеспечить ее соответствие современным требованиям, предъявляемым к системе высшего образования. Внедрение новых цифровых технологий в деятельность вуза ведет к практически полной перестройке всех бизнес-процессов. Это зависит от уровня «цифровой зрелости» на момент ее реализации, которая определяется показателями внешней цифровой зрелости (уровень использования организацией цифровых технологий и инструментов во взаимодействии с составляющими внешней среды) и показателями внутренней цифровой зрелости (степень цифровизации бизнес-процессов с помощью современных цифровых инструментов).
Специфика цифровой трансформации вуза связана с наличием уникальных бизнес-процессов, таких как процессы приемной кампании, учебный процесс.
Целью стратегии цифровой трансформации ВАВТ является модернизация ключевых процессов деятельности организации и повышение их эффективности.
Задачи цифровой трансформации ВАВТ: определение приоритетных направлений цифровой трансформации, обеспечение безопасности в цифровой образовательной среде, цифровая трансформация образовательной, научной и административно-управленческой деятельности, повышение качества и доступности высшего образования на основе цифровизации образовательного процесса; создание единого личного кабинета сотрудника и обучающегося, поступление онлайн.
Стратегия цифровой трансформации ВАВТ была разработана в несколько этапов, при этом был проведен всесторонний анализ составляющих внешней среды вуза.
Этап 1. Проанализировано и описано текущее состояние и уровень цифровой зрелости бизнес-процессов структурных подразделений и направлений деятельности (AS-IS).
Этап 2. Определено целевое состояние бизнес-процессов и уровня их цифровизации (TO-BE) и подобраны цифровые инструменты для реализации цифровой трансформации конкретного процесса.
Этап 3. Разработан детальный план перехода от AS-IS к TO-BE.
Исходя их проведённого исследования были выделены следующие направления стратегии цифровой трансформации ВАВТ.
Цифровая трансформация образовательной деятельности. На основе анализа существующих процессов и выявления проблем было определено целевое состояние для каждого бизнес-процесса образовательной деятельности и подобраны цифровые инструменты, необходимые для проведения трансформации и/или использования в самом процессе, такие как чат боты, цифровые двойники, сервисы удалённой работы, облачные технологии, BigData, процессная аналитика. Создание новых цифровых бизнес-процессов позволило сформировать новый цифровой образовательный продукт – полностью дистанционное обучение от момента подачи документов до получения электронного документа об образовании.
Цифровая трансформация научно-исследовательской деятельности. Создание динамического пула ресурсов для использования их при проведении научных исследований.
Цифровая трансформация административно-управленческой деятельности. Модернизация системы электронного документооборота, интеграция мониторинга инженерных и ИТ систем, создание единой системы финансового планирования.
В рамках реализации стратегии цифровой трансформации была проведена цифровизация процессов приёмной кампании. Взаимодействие с абитуриентом происходит полностью дистанционно. Для этого в ВАВТ разработан личный кабинет абитуриента, имеющий связь с внутренними информационными системами. Все коммуникации с сотрудниками приёмной комиссии осуществляются через чат личного кабинете абитуриента.
Вся модерация и обработка персональных данных происходит во внутренних информационных системах. Это потребовало создания защищённых каналов связи, модернизации ИТ инфраструктуры, корректировки внутренних регламентов и т.д. в соответствии с современным законодательством. Подписание всех документов в личном кабинете осуществляется с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи. Внесение изменений в заявление, заключение и расторжение договора, отказ от подачи документов реализовано полностью в автоматическом режиме и не требует участия сотрудников приёмной комиссии. В рамках цифровизации бизнес-процессов приёмной кампании ВАВТ перешёл на создание и публикацию на сайте списков поступающих автоматически в режиме реального времени. При публикации списков используются такие цифровые инструменты как облачные технологии, а для аналитики используется отдельные инструментарии BigData, машинного обучения и искусственного интеллекта.
Таким образом изложенные в стратегии цифровой трансформации (в отношении модернизации бизнес-процессов приёмной кампании) пункты демонстрируют практическую реализацию цифровой трансформации ВАВТ.
Полностью дистанционная подача документов с использованием электронной подписи фактически является новым процессом, который невозможен без использования цифровых инструментов. Эффективность остальных процессов существенно повышена как со стороны абитуриентов (в разы сократилось время подачи заявления и уменьшилось количество ошибок), так и со стороны академии (увеличилась производительность труда и сократились внутренние издержки).
Выводы по работе.
1. Проведено исследование и обобщение существующих определений таких понятий как цифровая трансформация, цифровизация, цифровая зрелость. Показано, что под цифровой трансформацией необходимо понимать модернизацию существующих и создание новых бизнес-процессов организации с помощью цифровых инструментов.
2. Проведённый анализ подходов к формированию стратегии цифровой трансформации показал, что для цифровой трансформации бизнес-процессов вуза наиболее оптимальным является процессный подход, позволяющий выявить уровень цифровой зрелости бизнес-процесса, а также сформулировать его целевое состояние.
3. Исследование современных цифровых инструментов показало, что их применение зависит от конкретных задач цифровой трансформации, а также специфики и цифровой зрелости бизнес-процессов.
4. Цифровая трансформация вуза должна осуществляться по всем направлениям его деятельности, так как многие бизнес-процессы связаны между собой. Представляется необходимым выделить следующие направления цифровой трансформации: образовательная, научная и административно-управленческая деятельность, каждая из которых имеет свои уникальные для вуза бизнес-процессы. При этом при разработке стратегии цифровой трансформации необходим всесторонний анализ составляющих внешней и внутренней среды вуза и уровня их цифровой зрелости.
5. Анализ текущего состояния бизнес-процессов всех направлений деятельности ВАВТ позволил выделить основные проблемы, которые могут быть решены путем внедрения цифровых инструментов, повышающих их эффективность.
6. Разработана стратегия цифровой трансформации ВАВТ Минэкономразвития России, которая включает в себя следующие направления:
• цифровая трансформация образовательной деятельности,
• цифровая трансформация научно-исследовательской деятельности,
• цифровая трансформация административно-управленческой деятельности.
В процессе разработки стратегии была проведена оценка цифровой зрелости бизнес-процессов ВАВТ и определено их целевое состояние. Для каждого бизнес-процесса были подобраны необходимые цифровые инструменты. Были разработаны цифровые бизнес-процессы, которые позволили обеспечить создание нового цифрового образовательного продукта.
7. В качестве примера реализации стратегии цифровой трансформации в работе представлена трансформация бизнес-процессов приёмной кампании ВАВТ, которая была внедрена при проведении набора 2022 года.