Формализация и автоматизация бизнес-процессов в компании-импортёре ветеринарных препаратов для птицеводства

Илья Владимирович Трифонов
Выпускник группы MBA CIO-68
Школы IT-менеджмента Института ЭМИТ
РАНХиГС при Президенте РФ

Наш мир, по крайней мере, та часть, которую знают люди, динамичен. Он не стоит на месте, постоянно меняется. И если приглядеться, то мы можем увидеть, как рождаются растения, птицы, животные, человек. Затем они растут, после чего стагнируют, а в завершении - умирают. После чего, процесс повторяется снова и снова. Назовем этот процесс «Жизнь». И в зависимости от условий зарождения и роста наш процесс может протекать по-разному, и завершающая стадия может наступить в разное время.
Однако, если судить по статистике, то большая часть процесса «Жизнь» - повторяющаяся последовательность действий. И если мы знаем, какой этап процесса «Жизнь» наступит в определенное время, то мы можем к нему заранее подготовиться, предпринять необходимые действия для достижения необходимого результата.
В управлении такой метод называют «процессным». Его автором считается Анри Файоль несмотря на то, что его подход несколько отличался от современного. Анри представлял элементы управления как процессы, независимые друг от друга. Со временем, методика процессного управления развивается и совершенствуется. В 1960-х годах появляется методология SADT, затем, в 1970-х – методология IDEF.
Деятельность любой компании можно рассматривать как набор бизнес-процессов. Для того чтобы управлять работой компании, необходимо уметь описывать, выполнять, контролировать и улучшать эти процессы.
В любой организации существуют регламенты и процедуры, которые призваны упорядочить деятельность сотрудников. Однако зачастую они бывают непрозрачны и сложны для новичков. Кроме того, руководителям бывает сложно отследить исполнение этих регламентов. Все это приводит к снижению эффективности работы отдельных сотрудников и компании в целом.
Бизнес-процессы призваны решать упомянутые проблемы. Описав все регламенты и процедуры при помощи бизнес-процессов, мы сделаем их прозрачными и понятными. При описании часто выявляются лишние операции, требующие больших временных и денежных затрат. Таким образом, оптимизировав и улучшив бизнес-процессы, вы сможете повысить эффективность компании.
При применении такого подхода вся деятельность компании представляется как цепочка взаимосвязанных бизнес-процессов, а не работа отдельных департаментов. Каждый шаг в этой цепочке можно оптимизировать так, чтобы он приносил дополнительную ценность заказчику и, соответственно, обеспечивал наше конкурентное преимущество.
Кроме того, бизнес-процесс определяет способ, с помощью которого различные отделы могут работать вместе для более эффективного достижения целей компании. Он четко регламентирует роли и обязанности каждого участника процесса. Разным отделам не нужно бороться за одни и те же ресурсы. Являясь частью одного процесса, они сотрудничают в целях достижения лучших результатов и увеличения объема производства.
Описанные процессы легко изменять и улучшать. Поскольку процесс прозрачен и выстроен в строгом порядке, легко понять на каком этапе требуется доработка, и что именно нужно изменить. Компания, способная быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям рынка, приобретает конкурентное преимущество.
Ну и наконец, описанные процессы можно автоматизировать при помощи BPM систем. Автоматизация позволяет снизить риски, связанные с человеческими ошибками, сэкономить время и повысить производительность. Все задачи будут назначаться сотрудникам автоматически в заданной на схеме последовательности. Это значит, что будут соблюдены все шаги процесса, и вы получите прогнозируемый качественный результат.
На текущий момент компанию, в которой я тружусь, можно считать ИТ обеспеченной. У нее есть необходимый минимальный набор базовых информационных систем (далее - ИС) для функционирования. Однако, приводя ИС в рабочее состояние, было установлено, что в компании отсутствовали бизнес-процессы «как класс». В следствие чего сотрудники зачастую не знают, что делать с тем или иным документом, кто его создает, кто подписывает, кто отправляет клиенту, кто его хранит после подписания. В результате в ИС было много ошибок, оформление документов производилось неверно, и часто приходилось наблюдать ситуацию, глубокого недопонимая сотрудниками друг друга. Именно поэтому, объектом для исследования выбрана компания, в которой я тружусь, компания-импортер ветеринарных препаратов для птицеводства, а предметом исследования – бизнес-процессы компании.
Основная цель работы – предложить системный подход к организации бизнеса. Показать на примере нескольких бизнес-процессов методы их формализации, моделирования и автоматизации.
Ключевые задачи работы – рассмотреть теоретические аспекты, рассмотреть методологию подходов формализации бизнес-процессов, проанализировать и выбрать инструменты для моделирования процессов, а также проанализировать и, возможно, определить с выбором программного решения для автоматизации бизнес-процессов.
Основные выводы, которые я хочу извлечь:
1. Формализация и регламентирование бизнес-процессов позволит:
• значительно снизить количество допускаемых ошибок при оформлении документов;
• скорректировать должностные инструкции для сотрудников;
• написать необходимые инструкции по каждому участку работы;

2. Автоматизация бизнес-процессов позволит сотруднику:
• четко следовать описанному регламенту;
• вовремя исполнять регламент;
• не думать о том, что и когда необходимо сделать;

3. Автоматизация бизнес-процессов позволит собственнику бизнеса:
• не зависеть от опыта и знаний конкретного сотрудника;
• иметь порядок в документации;

Теоретическая и методологическая части работы раскрыты в достаточной степени для выполнения практической части. Были рассмотрены аспекты терминологии, методы формализации процессов, методы моделирования и автоматизации, выбор инструментов для моделирования. Это, в свою очередь, привело к успешному выполнению нескольких поставленных целей работы:
- формализовать несколько бизнес-процессов,
- смоделировать формализованные бизнес-процессы.
Однако, третья цель работы - автоматизация бизнес-процессов, не была достигнута. Ответ на вопрос «Почему цель не достигнута?» будет дан ниже.
В самом начале работы перед нами стоял вопрос «Кто это будет делать?». И здесь мы имели три варианта ответа.
Первый путь – сделать все самому или своими силами. В этом случае собственник не раскрывает посторонним суть, бизнес-фишку и бизнес-данные своей компании. Все происходит в закрытом контуре.
Второй путь – нанять хорошего бизнес-аналитика на проектную работу по внедрению процессного подхода. Такой вариант подойдет средним компаниям.
Ну и третий подход – это привлечь стороннюю компанию для внедрения процессного управления. Этот вариант самый дорогой и используется зачастую в крупных компаниях.
В моем случае компания пошла незаметно по первому пути, в котором основной посыл собственника был такой: «Зачем мне тратить деньги на то, что может «не взлететь». И вообще – сотрудники ошибаются в работе, но это бывает не часто и стоимость их ошибок значительно ниже, чем только приобретение специального ПО, не говоря уже о внедрении и найме бизнес-аналитика. Поэтому в нашем случае целесообразно пусть медленно и не так красиво, как с BPM системами, но исключительно своими силами реализовать бизнес-процессы».
В таком неспешном ритме удалось формализовать и смоделировать основной бизнес-процесс «Продажа», а также существенные вспомогательные процессы, такие как «Согласование договора», «Спецификация», «Согласование командировки», «Согласование расходования ДС», «Закупка». Результаты формализации и моделирования размещались в двух местах. На внутреннем портале компании и в ИС, где происходило большинство операций.
Хочется отметить инерционность данной деятельности. В моем случае вспомогательный процесс «Закупка» достаточно редкий и отладить его, прогнав через все возможные варианты, было затратно по времени. Основной же процесс «Продажа», достаточно легко формализовывался.
Мой путь в данном направлении только начат и впереди ожидается еще множество вспомогательных процессов. Но перейти к автоматизации и исполнению процессов в BPM системе на данном пути развития компании собственники пока не готовы.