Цифровая система бизнес-процессов как саморазвивающийся механизм бизнеса

Максим Витальевич Лысенко
Выпускник группы MBA CIO-69
Школы IT-менеджмента Института ЭМИТ
РАНХиГС при Президенте РФ

Значимый фактор успеха любой компании – это цифровизация и автоматизация бизнес-процессов её деятельности. Управление организацией в эпоху тотальной цифровизации является сложным процессом. По причине того, что данная деятельность осуществляется путем определения и реализации определенных, взаимосвязанных бизнес-процессов, которые оказывают существенное, лидерское влияние на деятельность компании в текущий момент времени, для решения стратегических и операционных задач обеспечения стабильного социального, экономического и финансового развития.
Бизнес-процессы организации определяют ее эффективность, структуру, способность к оперативным изменениям на рынке. Процессы описывают правила, по которым работает организация и как могут сделать её эффективной и прибыльной, так и стать основной причиной ее сгорания на рынке.
Целью данной работы является проведение анализа и предложения мер по обеспечению построения единой, эффективной системы управления цифровыми бизнес-процессами на базе действующей информационной системы 1С:ERP.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• рассмотреть сущность и содержание бизнес-процессов;
• провести анализ действующего состояния цифровизации бизнес-процессов, сформировать структуру процессов;
• предложить рекомендации по реализации бизнес-процессов в единой информационной системе.
Субъектом работы является компания УК «Машинвесткапитал». Предметом для анализа является структура цифровых бизнес-процессов в информационной среде 1С:ERP.
На данный момент статистика сообщает, что большинство компаний используют функциональную модель управления, потому что в ее основе лежит делегирование полномочий и ответственности через выполняемые функции.
Процессный подход же включает в себя разработку процессов компании для управления ими, как целостной и единой системой:
• Процессы определяют меры контроля и взаимосвязанные виды деятельности для обеспечения запланированных выходов;
• Система менеджмента объединяет показатели и процессы для достижения целей;
• В зависимости от контекста организации может быть выполнено подробное планирование, определены средства управления и документированы в той мере, насколько это необходимо.
Менеджмент системы и процессов как единого целого может реализовываться при применении цикла PDCA, нацеленного на использование возможностей и предотвращение нежелательных результатов.
Преимуществом цикла PDCA стало:
• Универсальность.
• Интуитивность.
Недостатками цикла PDCA стали:
• Требует приверженности высшим руководством;
• Является трудоемким процессом;
• Реактивный, т.к. все начинается непосредственно с этапа планирования.
Следует рассмотреть инструменты, которые могут быть применены на этапе сбора требований, моделирования, проектирования и прототипирования:
• Программное обеспечение для составления пользовательских историй, идей при работе с командой;
• Средства для построения диаграмм последовательности и диаграмм вариантов использования;
• Средства для мозговых штурмов.
Описание бизнес-процесса начинается с детального изучения предметной области и выявлениях основных этапов процесса и их описания с помощью применения программных средств на базе MS Visio. На практике же используются собственные объекты описания схем процессов, созданные на базе нотации Flow Charting, но доработанные, таким образом, чтобы внутри компании на понимание схемы уходило минимальное количество времени со стороны бизнеса и разработчиков.
Контроль системы бизнес-процессов осуществляется с помощью цифрового реестра, в который автоматически попадают все оцифрованные процессы с обязательным определением владельца процесса, с целью дальнейшего развития процесса в системе. По умолчанию, согласно корпоративным принципам, владелец процесса должен отслеживать его базовые показатели результативности:
• Дедлайн работы процесса – отсутствие просрочек со стороны исполнителей;
• Наличие действующих исполнителей на этапах процесса.
Активными помощниками в работе бизнес-процессов является единая система уведомлений о действиях с этапами бизнес-процесса с помощью telegram-бота или смс-уведомлений. В случаях нарушения регламентированных сроков сотрудниками при исполнении своих функциональных обязанностей как участников в бизнес-процессах, происходит «умная» системная блокировка корпоративной системы на предмет исполнения задач, просроченных в дедлайне.
Основными проблемами в цифровом управлении бизнес-процессами со стороны владельцев являются:
• Отсутствие ежедневного самостоятельного контроля за дедлайнами исполнения этапов процесса. Отсутствие разбора причин, увеличившихся дедлайнов и, как следствие, несвоевременное получение нужного результата от процесса в отведенный период времени;
• Частое отсутствие исполнителей на местах в виду разных причин: отпусков, командировок, больничных, увольнения и, как следствие, отсутствие исполнения функционала по бизнес-процессу.
В качестве решений вышеуказанных факторов нужно реализовать:
• Разработку ключевых показателей результативности KPI по каждому процессу с применением их в премиальной части владельцев процессов.
• Запуск внутрикорпоративных квартальных и годовых конкурсов на эффективные и качественные предложения по изменению бизнес-процессов и их фактической реализации в системе;
• Исключение со стороны высшего руководства спроса за результативность деятельности не в «цифре», запрет отчетности в Excel;
• Разработку автоматизированных алгоритмом по определению отсутствующих сотрудников на рабочих местах с перераспределением на вышестоящих руководителей.
Цифровизация бизнес-процессов на уровне платформы является интеграцией технологий, которые меняют способы работы организации в различных областях и каналах работы с клиентами и другими заинтересованными сторонами. Она выходит за рамки покупки и использования нового инструмента или программного обеспечения, для этого требуется честное обязательство всей организации оценивать, оспаривать и реконфигурировать свои бизнес-процессы таким образом и в таком темпе, который удовлетворяет её потребностям, клиентам и поставщикам.
Регулярный обзор и анализ бизнес-процессов является важным фактором в обеспечении эффективной и результативной работы всей группы компаний. В бизнесе вещи редко остаются статичными, поэтому важно регулярно пересматривать и улучшать процессы. Если все сделано правильно, повышение эффективности и производительности может напрямую отразиться на положительном росте финансового результата.