Информационно техническое обеспечение безбумажной формы отношений между клиентом и организацией

Крюков С.А.
Выпускник группы MBA CIO 44
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В аттестационной работе рассматривается организация безбумажного документооборота между банком и клиентами, между банком и партнёрами. Внедрение данного подхода дает такие возможности как:

Банк предоставляет юридическими физическим лицам ряд услуг:

В процессе работы, в банке генерируется непомерное количество документов. Большинство из них подтверждают договорённости между сторонами и должны быть заверены обоими сторонами договорных отношений.

Каждой предоставляемой услуге соответствует свой набор документов и схема движения. В данной работе в качестве примера рассматривается услуга выдачи банковских гарантий юридическим лицам.

Для заключения контракта участники государственных закупок должны предоставить заказчику банковскую гарантию. Банковская гарантия – это обязательство Банка уплатить гарантированную денежную сумму в случае неисполнения Принципалом своих обязательств.

В процессе определения возможности оформления гарантии на основе ряда определенных банком показателей, и при успешном подтверждении необходимо предоставление первичных документов и итоговое подписание гарантии. Законодательно установлен обязательный минимум первичных документов,  включающий :

В процессе рассмотрения банком возможности предоставления гарантий, банк может запросить дополнительные документы. Все предоставляемые в этом случае документы  должны быть заверены(подписаны) клиентом.

Уровень развития информационных технологий (ИТ) на данный момент дает возможность создать информационную систему (ИС), которая обеспечивает взаимодействие потенциального клиента и банка, упрощая процесс подачи заявки на выдачу гарантии. Такая ИС должна предполагать автоматизированную проверку клиента – юридического лица – на основе публичных и закрытых источников информации о клиенте. Однако все передаваемые данные в банковской анкете, должны быть также предоставлены в виде документов. Анкетные данные должны подтверждаться официальными документами со стороны клиента. Именно подтверждение данных анкеты документами становится узким местом процесса оценки возможности выдачи банковской гарантии.

Целью данной работы является рассмотрение программного решения, которое предоставило банку возможности безбумажного взаимодействия с клиентами, которые подают или уже прошли одобрение заявок на выдачу гарантий. Предлагаемое программное решение использует современные возможности электронной цифровой подписи (ЭЦП).  Электронная цифровая подпись документа позволяет удостовериться банку в неизменности электронного документа с момента его подписания, а также удостовериться в корректности подписи. Использование цифровой подписи позволяет значительно ускорить взаимодействие между банком и клиентами и снизить временные и финансовые затраты обоих участников.

В первой части настоящей работы рассмотрены имеющиеся варианты взаимодействия между участниками. Проблемы и ограничения, которые стоят перед банком и клиентами. Описаны существующие программные решения и их возможности. В частности рассматриваются возможности в основе которых лежит использование ЭЦП.

Во второй части подробно рассматривается программное решение, проводится обоснование необходимости внедрение возможности заключения договорных отношений без участия бумажных носителей. Описывается процесс рассмотрения банком заявки на предоставление электронных гарантий, особенности процесса в тех его точках, где необходима передача и заверение документов. Наряду с автоматизированным процессом приведен вариант решения с  использованием бумажных носителей в случае неготовности или нежелания клиента использовать ЭЦП.

В третьей части рассмотрены инструменты, которые представляет ИТ для решения ранее описанных проблема. Механизмов и инструментов много, практически все они позволяют интегрировать процесс подписания документов в сложные процессы банка. Один из самых перспективных инструментов – это вариант «ЭЦП в облаке». Когда ключ подписи не физический носитель, который клиенту необходимо иметь всегда рядом, который может быть утерян , а восстановление трудоемко, а зашифрованный объект, находящийся на серверах крипто-провайдера и которым может воспользоваться только его владелец.Также в данной части, проводится расчет временных и финансовых выгод, получаемых в результате применения данных инструментов в сравнении с обычными бумажными формами отношений.

Отдельная глава работы посвящена рассмотрению рисков, которые несет решение. Рассматриваются юридические риски, риски, связанные с отказом или неготовностью клиента использовать предлагаемый подход, включающий ЭЦП, риски информационной безопасности.

В работе особое внимание также уделяется аспектам законодательства РФ, регулирующим вопросы электронной цифровой подписи в связи с вступившим в силу в 2012 году, согласно которого электронный документооборот (ЭДО) между компаниями признан юридически значимым. Обязательным участником в процессе документооборота определен специализированный доверенный оператор ЭДО. Основные функции оператора – обеспечение гарантии пересылки документа, фиксирование даты отправки и получения документов, проверка валидности ЭЦП. Рассмотрены вопросы, которые уже решены на законодательном и какие еще ожидают рассмотрения со стороны государства. Приведены судебные прецеденты правомерности использования ЭЦП.

Исходя из цели работы была поставлена и решена задача рассмотреть, проанализировать и предложить эффективные средства реализации возможности ведения безбумажного документооборота между клиентами, партнёрами и банком, оценка перспективности данного подхода с точки зрения финансовых и временных затрат. Были рассмотрены существующие на данный момент механизмы решения подтверждения аутентичности предоставляемых клиентом документов, проведен анализ и оценка получаемых выгод от внедрения решений, использующих ЭЦП на примере процесса оценки возможности выдачи банком гарантий своим клиентам, а также важные аспекты действующего законодательства РФ  и судебные прецеденты в отношении правомерности электронной подписи.

Рассмотренное решение для осуществления банковских услуг на примере выдачи гарантии клиенту с учетом сложности и комплексности банковских процессов позволяет говорить о перспективности и обоснованности внедрения систем электронного документооборота  с использованием электронной цифровой подписи на предприятиях и организациях различных сфер и отраслей.