Реорганизация деятельности информационно-технической службы Московской таможни

Казанов Е.Ю.
Выпускник группы ITM-27
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Задача данного дипломного проекта: организовать в рамках существующего правового поля такую структуру информационно-технической службы, в которой сотрудники будут сами искренне заинтересованы в качестве выполняемой работы, а эффективность их работы можно будет легко оценить.

Понятно, что в условиях жёсткого регулирования многих ситуаций нормативными актами вышестоящих таможенных органов, внедрение процессного подхода к управлению маловероятно, однако отдельные элементы имеют право на существование даже в условиях государственной службы.

Основной задачей является выделить наиболее важные узловые точки, устранив проблемные ситуации в которых можно значительно улучшить качество функционирования организации. В настоящий момент имеется непрозрачная структура, состоящая в основном из сотрудников со слабой квалификацией и отсутствием мотивации, которая заинтересована в сохранении существующего положения. По типу построения это типичная механистическая бюрократия, усугублённая особенностями государственной службы в Российской Федерации.

Проблемные места:

1. Отсутствие мотивации и заинтересованности личного состава информационно-технической службы в качестве работы, а также низкая квалификация большинства из них.

2. Нечёткая структура управления информационно-технической службой и взаимодействия с другими подразделениями.

3. Отсутствие прозрачной системы оценки эффективности деятельности.

4. Невозможность отстаивания интересов IT-службы.

5. Устаревание парка технических средств и непрозрачность их распределения.

основной целью будет являться внедрение основных принципов процессного подхода в рамках информационно-технической службы, ради повышения удовлетворённости пользователей её работой. В настоящий момент деятельность является типично функциональной.

Так как данная деятельность представляет собой типичный сервисный процесс

(все действия ИТС направлены на обеспечение функционирования иных подразделений и влияют исключительно на внутреннюю обстановку), то необходимо будет выстроить также мотивационную систему для сотрудников, во избежание обратного превращения процесса в функцию.

Основными ограничениями являются отсутствие ассигнований на реорганизацию (дополнительные средства, поверх уже имеющихся на текущие расходы, запросить невозможно), а также жёсткая необходимость соблюдения требований существующих внутренних нормативных документов (помимо общего законодательства Российской Федерации).

В рамках существующей системы взаимодействий внутри таможенных органов, внедрение полноценного процессного подхода вряд ли возможно, так как для этого необходимо комплексно менять систему снабжения, а также взаимодействия с иными подразделениями, где процессный подход, в классическом его понимании, практически отсутствует. Однако, несмотря на это, я считаю, что даже внедрение лишь отдельных элементов весьма позитивно повлияет на работу всей структуры и приведёт к серьёзному повышению эффективности деятельности, в том числе экономической. К сожалению, прямой результат в рублях представить будет крайне сложно, так как Федеральная таможенная служба это государственный орган и её деятельность невозможно прямо оценить в рублях, но по отдельным элементам расчёты будут представлены.

Способы решения существующих проблем.

1. Реорганизация штатной структуры и системы управления.

2. Выстраивание системы мотивации должностных лиц.

3. Выстраивание системы взаимодействия с другими подразделениями и

внутри IT-отдела.

4. Обеспечение возможности отстаивания интересов IT-отделом.

5. Внедрение типовых проектов конфигурации серверного оборудования.

6. Реорганизация системы распределения материально-технических средств.

В рамках своего дипломного проекта я рассмотрел различные аспекты функционирования информационно-технической службы Московской таможни. По моему мнению, существующая в настоящий момент структура мало приспособлена к значительно изменившейся обстановке: общие принципы функционирования ведут свои корни из середины 90-х годов, а за последние 20 лет ситуация уже несколько раз менялась радикальным образом. Я считаю, что коренная реформа деятельности и своеобразная «встряска» необходима хотя бы потому, что сейчас многое делается не на совесть, а с помощью «костылей», которые когда-то точно не выдержат нагрузки, ибо, как известно, крепость цепи обуславливается крепостью её самого слабого звена. Существующий запас прочности позволит системе функционировать ещё несколько лет, но без реализации каких-то коренных изменений сейчас, дальше будет становиться только хуже, а внесение этих самых изменений позже будет ещё более болезненно. Во многом ситуация в одной конкретной таможне напоминает общую ситуацию в Российской Федерации, эдакое государство в миниатюре.

Пока что ситуация не подошла к точке невозврата, есть ещё возможность реформировать слабые места и попытаться превратить их в сильные, главное не увлечься реформами ради реформ, а установить себе чёткие конечные цели и сроки их исполнения.

Понятно, что в предложенной мной системе гораздо больше весит человеческий фактор, ответственность за принятие и реализацию решений гораздо менее размыта, но это неизбежный риск, на который стоит пойти ради радикального улучшения ситуации в будущем.