Управление проектами, развитие корпоративного портала компании нефтедобывающей отрасли

Имеруков Е.М.
Выпускник группы ITM-013
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Для успешной работы любой компании необходимо создавать условия, обеспечивающие повышение производительности сотрудников и уменьшение затрачиваемого на определенную работу времени. Для этого все чаще прибегают к созданию корпоративного портала. Данный информационный ресурс облегчают и ускоряют работу внутри компании.

На первый взгляд может показаться, что запустить работу корпоративного портала просто, однако это не так.Первоначально необходимо экономически обосновать создание портала,определить целесообразность работы над ним и продумать пути его реализации.

Следующим шагом к созданию корпоративного портала является оформление рабочей документации (календарный план, техническое задание, нормативные документы). Только после определения списка документации и ее создания можно определить круг исполнителей.

С особым вниманием нужно подойти к созданию технического задания по разработке портала, так именно в нем указывается список пожеланий создаваемого ресурса.

Следующим этапом после запуска проекта является его сопровождение. В сопровождение проекта входят работа с пожеланиями пользователей, заполнение ресурса актуальными новостями и многое другое, чем придется заниматься до последнего дня работы корпоративного портала.

Информационная система управления проектами (ИСУП)

Информационная система управления проектами (ИСУП) – это программный комплекс, базирующийся на технологиях Microsoft – мирового лидера в области разработки программного обеспечения. Это гибкая и удобная система для планирования проектных работ, контроля их выполнения и ведения отчетности

Компоненты системы

К компонентам системам относятся программныеи технические средства, необходимые для создания корпоративного портала.

Для определения характеристик компонентов необходимо иметь четкое представление о  том, какое количество пользователей будет работать в ресурсе, какие задачи будут в приоритете.

Управление проектами

Так же необходимо создать строгую система отчетности. Для этого на портале должны присутствовать удобные механизмы отчетности и соответствующие регламенты,  обеспечивающие своевременное предоставление сотрудниками сведений о ходе выполнения проекта.

Управление ресурсами

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов. MicrosoftProject позволяет вести централизованный учет всех ресурсов (трудовых и материальных), имеющихся в организации. Благодаря этому обладающие соответствующими правами пользователи могут определить, какой работой занят тот или иной сотрудник в любой момент времени, кто из сотрудников может быть задействован в новом проекте, какова общая загрузка / доступность конкретного специалиста, подразделения или организации в целом. Эти данные позволяют организациям более эффективно распределять свои силы.

Совместная работа над проектами

Одна из важных составляющих успеха проектного управления – организация эффективной совместной работы между участниками проекта, независимо от подразделения, в котором они числятся. Такая работа обеспечивается строгим выполнением всех предыдущих пунктов, т.е. программные и технические средства должны иметь необходимые характеристики, сотрудники должны соблюдать систему отчетности, должны быть доступны актуальные данные о загрузке ресурсов, и тогда совместная работа будет организована на самом высоком уровне.

Общие требования к системе

В процессе создания корпоративного портала были учтены следующие требования:

1.Требования к структуре и функционированию системы;

2.Требования по сохранности информации при аварияурх;

3.Требования к производительности и надежности;

4.Требования к унификации и стандартизации;

5.Требования к возможностям адаптации;

6.Требования к эргономике;

7.Требования к функциональности системы;

8.Требования к программному и аппаратному обеспечению;

9.Требования к техническому обеспечению.

Обоснование на инициацию проекта

Рост количества и масштаба проектов в ведении УИТ ОАО «Татнефть» с одновременным повышением требований руководства компании к качеству и эффективности проектно-инвестиционной деятельности.

Решение

Мы предлагаем комплексное решение «Корпоративная система управления проектами», которое позволяет максимально автоматизировать процессы управления проектами, значительно повышает продуктивность проектной команды и обеспечивает своевременное завершение проектов в рамках выделенного бюджета.

1.Уточнение требований, и доработка типового Технического Задания;

2.Развертывание Системы на серверах Заказчика;

3.Настройка Системы в соответствии с Техническим Заданием.

Срок сдачи проекта: 30 ( тридцатого ) сентября 2015 г. Проект в данный момент находится на заключительной стадии.

В заключение можно сказать, что после запуска и работы корпоративного портала в тестовом режиме, можно сделать следующие выводы:

1.База имеет прирост пользователей, который можно увидеть в таблице;

2.Информационная часть базы ежедневно обновляется и пополняется, а это значит, что информация в ней актуальна на любой момент времени;

3.Выполняется резервное копирование базы.Копии хранятся на сервере и дают возможность не потерять информационное наполнение базы.

Экономическая эффективность работы обеспечивается следующими показателями работы портала:

1.Обеспечивается оперативная работа между пользователями

2.Удобный интерфейс для документооборота.

3.Экономия на сопровождение, потому что оплата ведется сотруднику, который числится в компании.

4.Узнаваемый бренд. Портал имеет свой уникальные свойства и характерные черты присущие корпоративному стилю компании.

5.По каждому пользователю, который обращался к порталу для работы с ресурсом, можно сделать аналитику.

6.Имеется поисковая система по корпоративному порталу, что сокращает время поиска по порталу.

Мой личный вклад в работу по созданию корпоративного сайта компании заключается непосредственно в создании самого сайта на платформе MicrosoftSharePoint с учетом всех пожеланий руководства компании и с применением корпоративной стилистики. Опыт, полученный при работе по созданию корпоративного портала,огромен, дальнейшее его применение возможно в любых сферах бизнеса.