Внедрение внутреннего электронного документооборота 1С в международном холдинге

Гришин В.А.
выпускник группы ITM-12
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Publicis Groupe рекламно-коммуникационный холдинг занимает 4 место в мире и 1 место в России по величине продажи и производства рекламы. В Российском подразделении Publicis groupe работает около 1 тысячи человек. На сегодня это 2 медийных, 3 креативных агентства и центр обслуживания. Медийные агентства оказывают услуги по размещению рекламы и  медиапланированию. Креативные агентства занимаются разработкой рекламных идей и производством рекламы.  Центр обслуживания оказывает следующие услуги агентствам компании: бухгалтерский аутсорсинг, юридический аутсорсинг, IT- аутсорсинг.

На 2014-2015 год руководством компании Publicis groupe были поставлены цели: сокращение текущих затрат и повышение скорости обслуживания клиентов без потери качества.

Для выполнения поставленных целей была создана рабочая группа, в которую вошли сотрудники отдела автоматизации и сотрудники со стороны бизнеса.

Исходя из поставленных целей, рабочей группой были сформулированы задачи:

• Проанализировать работы выбранных организаций и их взаимодействия между собой;
• Выявить наиболее подходящую информационную систему для компании;
• Создать систему для хранения электронных файлов;
• Выявить проблемные бизнес-процессы, представить новые схемы бизнес-процессов;

По результату проектного обследования документооборота в компании были выявлены следующие проблемные бизнес-процессы:

• Бизнес-процесс уведомление;
• Бизнес-процесс согласование договора, приложения;
• Бизнес-процесс выполнение заказа;
• Бизнес-процесс передачи финансовых документов на проведение;

Определив необходимые критерии и учитывая то, что в компании уже внедрены и используются другие системы 1С, а также имеется отдел разработки и сопровождения, инфраструктура полностью построена, мы приняли решение строить документооборот на основе системы 1С: Предприятие 8.2 (Документооборот), при этом используя 1С предприятие в качестве системы для создания первичных документов.

По результату выполнения проекта в компании произошли следующие изменения:

• Процент потери документов приблизился к нулю;
• Ускорение процесса формировании и сбора статистики о движении документов в 2-5 раз.
• Ускорены процессы согласования на 30%
• Ускорен процесс передачи финансовых документов на проведение 20%;

В результате внедрения системы ЭДО компания увеличила скорости работы, не снижая качество, за счет быстрого принятия решений на каждом отдельном участке работ, т.к. вся необходимая информация для принятия решения доступна и удобна для восприятия.
Гришин  В.А.