Управление IT-проектом на примере автоматизации генерации документов в лизинговой компании. Проблемы и решения.

Абилов Н.Х.
Выпускник группы ITM-20
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В наш век информации, во всех сферах экономики любых стран, предприятия не могут обойтись без информационных технологий. IT-службы, как внутренние, так и аутсорсинговые стали необходимым и обязательным условием для эффективного, качественного, недорогого и быстрого производства продукции и оказания услуг. Все давно поняли, что отсутствие развития информационных технологий означает катастрофическое отставание от своих конкурентов.

Каждый виток развития любой информационной системы является отдельным IT-проектом, который в свою очередь требует тщательного подхода, детального планирования, старательного контроля и решительных действий. Любой проект несет в себе риски, к которым необходимо быть готовым. У любого проекта есть свой бюджет и сроки, которые необходимо соблюдать. Качеством полученного в результате проекта продукта нельзя пренебрегать, так как именно от него зависит удовлетворенность конечного пользователя системы.

ООО «Фольксваген Груп Финанц» работает на российском рынке с 2003 года и является дочерней лизинговой компанией всемирно известного немецкого автомобильного концерна Фольксваген в России. Компания работает с автомобильными марками, входящими в концерн Volkswagen, Audi, Skoda и Seat не только в Москве и Санкт-Петербурге, но и во многих других регионах страны. Вместе с высокими темпами роста экономики страны, лизинг в России развивается с геометрической прогрессией, и «Фольксваген Груп Финанц» не отстает в этом плане от своих конкурентов. Уровень лизинговых продаж компании растет с каждым кварталом и она не может не нуждаться в улучшении своих информационных систем. Каждый год запускается большое количество проектов в сфере IT. За последние три года число сотрудников отдела информационных технологий выросло с трех до восемнадцати.

Для ведения клиентской базы, базы лизинговых договоров, счетов и лизинговых автомобилей в 2008-ом году в компании «Фольксваген Груп Финанц» была внедрена ERP-система под названием «FLC», разработанная и поддерживаемая консалтинговой компанией «АИСА ИТ-Сервис». Система состоит из множества различных модулей, с которыми работают практически все отделы лизинговой компании: продажи, бухгалтерия, контроллинг, call-center, отдел администрирования контрактов и т.д.

Наряду с модулями клиентов, счетов и предметов лизинга, модуль договоров лизинга является одним из ключевых в системе. Модуль содержит в себе записи по всем лизинговым сделкам между «Фольксваген Груп Финанц» и его клиентами и используется отделом администрирования контрактов. Каждый объект модуля включает в себя всю сопроводительную документацию, график платежей, информацию об условиях сделки, содержит ссылки на соответствующих ей контрагентов, предметов лизинга и т.д.

Модуль был разработан и внедрен вместе с самой системой несколько лет назад. Все эти годы он не содержал в себе функционала генерации необходимой для каждого договора лизинга всей необходимой сопроводительной документации. Операционисты отдела администрирования контрактов, при поступлении заявки на лизинг от отдела продаж и одобрения ее кредитным отделом, приступали к формированию документов, необходимых для данной сделки. Формирование документов производилось вручную в стандартных приложениях MS Word и MS Excel. Сотрудник выбирал нужный стандартный шаблон из заранее разработанных для каждых из условий сделки юридическим отделом и приступал к переносу данных в пустые поля шаблона из системы путем копирования и вставки. Так как одна сделка по одной лизинговой машине включает в себя от семи до двадцати документов разных типов, оформление документации по ней занимало от 40 минут до одного часа. Отдел ведения контрактов обратился в IT и в топ-менеджмент компании с просьбой инициировать проект по разработке и внедрению функционала генерации документов по лизинговой сделке из системы. Проект был одобрен и запущен в 2009-ом году, менеджером проекта и бизнес-аналитиком был назначен Абилов Наиль Хамитович. К концу 2011-ого года был завершен третий этап итерационный этап проекта, после чего отдел автоматизировал формирование более чем 70% всех типов документов. Время, затрачиваемое на формирования пакета документов, было снижено в среднем до 3-х минут.

В ходе всех фаз и этапов проекта, проектная команда столкнулась с рядом предвиденных и непредвиденных проблем, трудностей и препятствий. Вместе с основными шагами хода проекта, в данной дипломной работе будет рассказано о таких проблемах и способах их решений.