Повышение эффективности управления проектной деятельностью ГК за счёт внедрения системы консолидации данных

Ковиков А.А.
Выпускник группы MBA CIO 40
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В каждом секторе рынка российских услуг есть примеры успешных и не успешных моделей бизнеса. Одной из причин успешной модели является эффективное управление компанией органом управления. Применительно к бизнесу, эффективное управление– это комплекс организационных процессов, обеспечивающих оптимальную реализацию бизнес-стратегии.Управление бизнесом осуществляет совет директоров – центр принятия управленческих решений.От них напрямую зависит успех или крах компании. Таким образом, одной из основных причин не успешной модели может выступать неэффективное управление деятельностью компании советами за счёт их уровня осведомлённости о работе менеджмента, в результате которой отдельные подразделения компании могут нести убытки.

Чтобы понять из-за чего это происходит, необходимо разобраться каким образом совет директоров принимает управленческие решения.

В основе принятия управленческих решений лежат три ключевых элемента.Это внешний мир, сама компания и конечно, совет директоров.При этом, единственное,чем можно управлять – это информация о самой компании. Советы получают её от руководителей бизнес-подразделений. Фундаментом подготовки выступают данные из внедрённых в компании КИС. Результатом процесса сбора, анализа и обработки данных являются отчёты для руководства компании, которые содержат, по взгляду сотрудников, «достоверную, полезную, актуальную» информацию о достигнутых результатах. На самом деле, такие отчёты, зачастую не соответствуют ожиданиям советов. Они громоздки, предоставляются разрозненно, в разном формате и с разным уровнем детализации. В результате комплексная оценка деятельности компании по ним и выработка эффективных управленческих решений на их основе просто невозможна.

В этой связи возникает необходимость в создании автоматизированных решений – систем консолидации данных, которые на базе информации из разрозненных КИС могут структурировать, обрабатывать, анализировать и предоставлять конечный результат совету директоров и менеджерам компании.

Изложенная проблема была рассмотрена на примере ГК «МОРТОН» и стала темой аттестационной работы.

Краткая информация о ГК «МОРТОН»:

Уровень зрелости и формализации бизнес-процессов – высокий.

Объектом работыявляется система  управления ГК «МОРТОН».

Предметом работыслужит система консолидации данных ГК «МОРТОН».

Основной целью работы является повышение эффективности управления ГК посредством внедрения системы консолидации данных. Данная система позволяет решить проблемы:

Теоретической и методологической основойработы являются труды зарубежных и российских учёных, авторов книг и статей,занимающихся изучением вопросов и решением проблем в следующих областях:

Для решения поставленных в работе задач применялись:

Практическая значимость работы состоит в возможности применения результатов для решения следующих задач:

Тем самым, полученные результаты могут быть полезны в сферах деятельности управления компаниями и автоматизации бизнеса.

Для успешного внедрения системы консолидации данных в ГК были выполнены следующие этапы:

1.     Сформирована система критических показателей основной деятельности ГК, состоящая из групп ключевых показателей результативности (KRI), производственных показателей (PI) и ключевых показателей эффективности (KPI).

2. Проведён анализ текущего состояния развития КИС и уровень зрелости ИТв ГК, который выявил следующие проблемы:

3.Определены КИС ГК в качестве источников информации для будущей системы консолидации данных, в частности:

4. Проведён анализ целесообразности внедрения системы консолидации данных,опираясь на сравнительную оценку текущихи ожидаемых результатов по разработанной системе сбалансированных показателей.

5. Сформирован план-график основных сроков реализации и предварительный расчёт стоимости внедрения и поддержки системы консолидации данных.

6. Проведён выбор варианта и платформы реализации системы консолидации данных в пользу решения на базе веб-технологий с реализацией системы своими силами.Причинами этому послужили сильный уровень развития ИТ в компании и большое количество специалистов различного спектра деятельности.

7.Пройдены этапы согласования, защиты и утверждения проекта с руководством ГК за счёт их интереса к проекту и предоставленной информации о целесообразности внедрения системы.

8.Раскрыты этапы реализации системы консолидации данных состоящие из следующих пунктов:

В заключении хотелось бы отметить, что на момент защиты работы система консолидации данных успешно внедрена в своей базовой версии. Полное внедрение системы предполагает поэтапное внедрение, что позволяет бизнесу планомерно оценивать результаты и вовремя осуществлять корректирующие мероприятия. Такой подход даёт руководству возможность в кратчайшие сроки увидеть результаты внедрения и сделать соответствующие выводы о дальнейшей целесообразности проекта.

Внедрённая базовая версия системы позволила сделать определённые выводы и привести доводы в пользу внедрения проекта, которые описаны ниже.

1. Инструментарий системы консолидации данных позволил формулировать и  решать  задачи оптимизации,  направленные  на  повышение  эффективности управления качественными и количественными показателями основной деятельности ГК. Для визуального представления результатов  при этом,  например, различных групп показателей,  использовалась инструментальная панель индикаторов («светофоры»), что позволило наглядно отразить результативность деятельности подразделений.

2. Система в режиме реального времени позволяла осуществлять  оперативный  анализ план/факта исполнения проектной деятельности ГК, содержала информацию о составе рабочих групп проектов, документацию по проекту, фотоотчёты по объектам строительства.

3. Внедрение системы позволило:

-  полностью выполнить предъявляемые требования к информации о деятельности компании, содержащейся в КИС, а именно:полнота, достоверность и актуальность.

-  повысить общую эффективность работы сотрудников подразделений за счёт отображения ключевой информации о результатах деятельности в системе и контроля за ней со стороны руководства ГК;

-  сэкономить кадровые и финансовые ресурсы компании за счёт автоматизации процесса подготовки отчётов, что, в свою очередь, сократило время подготовки отчётов до нуля;

- осуществлять мониторинг за деятельностью ГК как в режиме реального времени, так и за прошлые периоды, что, в свою очередь,помогло руководству оперативно осуществлять анализ текущего и прошлого состояния компании и своевременно оказывать необходимые корректирующие воздействия.

Полученные результаты позволили заявить о том, что внедрение системы положительным образом сказалось на деятельности компании в целом. Благодаря такому инструменту анализа и мониторинга деятельности подразделений, как система консолидации данных, руководство и сотрудники подразделений стали чётко понимать, каким образом осуществляется оценка эффективности и качества выполняемой ими работы руководством ГК. Данное обстоятельство помогло компании найти общий язык между советом директоров и руководителями бизнес-подразделений, что позитивно отразилось на деятельности компании в целом и на качестве оказываемых ею услуг.