Управление проектом внедрения системы электронного документооборота

Введение

Документооборот в деятельности современных предприятий играет огромную роль. Никакое значимое действие не начинается и не заканчивается без предварительного создания какого-либо документа. Вместе с ростом бизнеса компании растет и объем необходимой для её деятельности документации – приказы и распоряжения, договора, деловая переписка, отчетность перед государственными органами и многое другое. И в какой-то момент, когда количество обрабатываемых документов превышает некоторое пороговое значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля, перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить развитие компании.

Те, кто уже столкнулся с вышеописанной ситуацией, начинают задумываться о путях выхода из такого положения. Первое, что необходимо для этого предпринять, это формализация и фиксирование всех процессов работы с документами. Уже только это может дать положительный эффект при условии строгого следования выработанным процедурам. Следующим шагом в этом направлении будет автоматизация того самого "следования выработанным процедурам".

Естественным средством автоматизации процессов работы с документами на сегодняшний день являются системы электронного документооборота (СЭД). Процессам подготовки компании к использованию СЭД, выбору решения и внедрению его и посвящена предлагаемая работа.

Предпроектное обследование и анализ бизнес-процессов

До начала внедрения СЭД необходимо провести предпроектное обследование. Целями этого обследования являются:

• определение текущего состояния организации документооборота и делопроизводства в компании;
• определение целей внедрения;
• определение границ проекта и основных ключевых требований к СЭД , в том числе оценка необходимости интеграции с другим ПО;
• определение основных участников проекта (формирование рабочей группы).

Также в рамках предпроектного обследования имеет смысл изучить рынок СЭД и услуг по их внедрению.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, необходимо назначить руководителя проекта (РП), который составит план работ, иерархическую структуру работ (ИСР), а также Устав проекта.

В ходе обследования изучаются и описываются существующие бизнес-процессы (БП) «as is» («как есть»). В результате анализа собранных данных проводится оптимизация и разрабатываются БП «to be» («как должно быть»). С учетом оптимизации БП формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями обследования являются:

• изучение и описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ).

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать с внедряемой СЭД).

В процессе работы рекомендуется:

• составить список существующих в компании видов документов и провести анализ каждого из видов:
• описать технологию документирования (совокупность реквизитов, последовательность и особенности оформления); указать схему движения документов (маршрут), условия движения документов (наличие согласований, подписей, контроля и др.); при необходимости описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);
• составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
• составить список сотрудников, согласующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов согласует/подписывает; условия, при которых необходимо согласование/подпись).
• определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
• составить список других ответственных за процесс обработки.
• на основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов.
• определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
• составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним в зависимости от должности.

На основании перечисленной выше информации должны быть разработаны функциональные требования к СЭД или ТЗ. В частности, необходимо составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки внедряемой СЭД.

При инициации проекта руководством компании были обозначены первоочередные направления автоматизации документооборота:

• Оформление и подписание договоров;
• Подготовка, учет, контроль исполнения распорядительных документов (приказов и распоряжений руководства компании);
• Обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

По указанным направлениям был проведен анализ и разработаны следующие регламенты:

• Регламент оформления и подписания договоров, заключаемых от имени Компании; определяет правила оформления и подписания, а также правила по внесению изменений и дополнений.
• Регламент делопроизводства по распорядительным документам; устанавливает единый механизм разработки, согласования, утверждения распорядительных документов (РД), а именно: приказов и распоряжений, за исключением РД, относящихся к первичной документации по учету труда и заработной платы.
• Регламент делопроизводства по корреспонденции; устанавливает единые требований к правилам обработки корреспонденции

Управление проектом внедрения СЭД

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами. Одной из наиболее известных методик управления проектами является американский национальный стандарт PMBOK. На основе этого стандарта и был разработан план управления внедрением СЭД.

Устав проекта

Устав проекта является документом, формально авторизующим проект. Устав наделяет руководителя проекта (РП) полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Основанием для запуска проекта явилось распоряжение руководства Компании. В связи с расширением деятельности, учреждением дочерних компаний, открытием региональных и зарубежных представительств объем документооборота за последние 3 года вырос в несколько раз. Отсутствие единых подходов и автоматизации в области документооборота стало явным сдерживающим фактором развития. Насущной необходимостью стала унификация документов, ускорение согласования, повышение управляемости процессов.

В связи с этим целями проекта были выбраны стандартизация деятельности сотрудников компании в области документооборота на основе разработанных регламентов и автоматизация этой деятельность путем внедрения СЭД.

Содержание проекта

1. Предпроектное обследование, выявление бизнес процессов, оптимизация, разработка регламентов;
2. Формулирование требований к СЭД, выбор критериев отбора решения и поставщика, выбор 2-3 решений для знакомства (презентации);
3. Выбор решения и проведение тендера среди поставщиков.
4. Подготовка технической инфраструктуры.
5. Пилотный проект (автоматизация 1-2 регламентов) – заключение договора на поставку и внедрение СЭД.
6. Установка и настройка ПО СЭД.
7. Тестирование, обучение пользователей.
8. Ввод в опытную эксплуатацию.
9. Анализ результатов и принятие решения о дальнейшей автоматизации или о закрытии проекта.

Заключение

На текущий момент времени в рамках работы проведено предпроектное обследование, выявлены, оптимизированы и формализованы основные процессы документооборота в Компании. Подготовлены к введению в действие регламенты, указанные в целях проекта. Эти регламенты станут основой для формулирования требований к внедряемой СЭД. Проведены встречи с двумя поставщиками СЭД и услуг по их внедрению, ориентировочно определён требуемый объем финансирования работ по проекту, необходимые средства включены в бюджет 2011 года.

Положительным эффектом от уже проделанной работы стало ускорение согласования документов за счет неформального внедрения маршрутизации на основе оптимизированных бизнес-процессов, четкого определения последовательности действий ответственных сотрудников в отношении документов различного вида.

Copyright © 2010 Лужецкий С.Г.