Внедрение Системы Электронного Документооборота в органах государственной власти

Введение

Поскольку основным объектом работы в органах государственной власти (ОГВ) является документ, автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении эффективности работы органов государственной власти. Внедрение СЭД позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

"К СЭД органов государственной власти предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть документооборота органов власти представляет информация государственного значения: бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т.д." Требования стандартны для всех органах государственной власти, однако помимо соблюдения технологического уровня важно грамотно внедрить СЭД.

Анализ проблем внедрения СЭД в ОГВ

"Для успешного внедрения СЭД необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Требования к СЭД ОГВ

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований.

Система электронного документооборота должна:
• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
• поддерживать удаленный доступ к информации"

Экономический эффект от внедрения

"Оценка эффективности ИТ-проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования.

Выбор показателей эффективности. Оценка эффективности и возврата инвестиций наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой – требует определенных расходов на внедрение и сопровождение."

Функциональное моделирование

Для построения методики внедрения СЭД, на начальном этапе было проведено функциональное моделирование процесса внедрения.

В результате проведенного моделирования была создана модель поэтапного внедрения СЭД, включающая в себя следующие этапы внедрения:

• Создание рабочей группы по ведению проекта;
• Анализ бизнес-процессов (Предпроектное обследование);
• Проектирование и разработка СЭД
  – Поставка системы DocsVision;
  – Конфигурирование системы;
  – Установка и настройка серверов и рабочих станций;
  – Установка и настройка решения на сервер и рабочие места пользователей;
• Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию
  – Обучение технических специалистов и пользователей;
  – Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию;
  
• "Передача системы в промышленную эксплуатацию и сопровождение
  – Передача системы в промышленную эксплуатацию;"
  – Техническое сопровождение эксплуатируемой системы.

Модель процесса

Разработка методики внедрения СЭД в ОГВ и ее проверка.

Анализ и обследование

"Обследование процессов и технического обеспечения, который включает следующие этапы:
• изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ).

Проектирование и разработка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются":
• разработка структуры БД СЭД;
• разработка экранных форм;
• разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
• разработка технической документации на Систему.

Испытания и передача системы в опытную эксплуатацию

"Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком."

В процессе передачи в опытную эксплуатацию выполняются следующие работы:
– устранение ошибок в работе системы зарегистрированных в ходе тестирования;
– "доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
– разработка нормативной документации: инструкции, регламенты работы с различными видами документов;
– организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе)."

Передача системы в промышленную эксплуатацию и сопровождение

"Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы."

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей/подразделений, добавление новых функций.

Заключение

В аттестационной работе была разработана методика внедрения СЭД для органов государственной власти. Методика позволяет внедрить СЭД эффективно и в кратчайшие строки, учитывая специфику работы органов государственной власти

Copyright © 2010 Гиззатуллина Г.Р.