Управление проектом по оптимизации основного бизнес-процесса (удовлетворение потребности клиента в информации) в компании, занимающейся маркетинговыми исследованиями

Целью данной дипломной работы является показать как с помощью методологии оптимизации процессов, можно повысить эффективность выполнения проектов на примере небольшой консалтинговой компании, специализирующейся на маркетинговых исследованиях.

Компания на рынке в России с 1996 года и за весь период выполнила проекты для 600 российских и зарубежных компаний. Работа ведется по таким направлениям как:

1. Готовые отчеты на продажу по наиболее актуальным темам.
2. Типовые отчеты.
3. Корпоративные исследования. (Наиболее дорогой и всегда уникальный проект)
4. Аналитические базы и банки данных.

Деятельность организации проектная. Компания состоит из аналитического отдела, состоящего из аналитиков, project manager’ов, adviser’а (главный эксперт), отдела продаж, состоящего из консультантов и младших консультантов и отдела IT.

Кризис не обошел стороной и эту небольшую компанию. В период кризиса уменьшилось количество больших и возросло количество небольших типовых проектов. Таким образом, встала задача – адаптироваться под сложившуюся ситуацию. Возможно возникновения критических периодов: отсутствия заказов, резкое падения доходов компании, возможно увольнение некоторых сотрудников. Ставится задача – повысить эффективность работы каждого имеющегося сотрудника. Необходимо также проанализировать все риски, связанные с оптимизацией.

Работа состоит из трех частей. В первой части строиться модель основного бизнес процесса (удовлетворение потребности клиента в информации). Входом процесса является техническое задание, полученное от консультанта. На выходе завершенное исследование со всеми этапами согласования, архивации, передачей проекта заказчику. Модель выполняется в методологии ARIS.

Вторая часть работы посвящена оптимизации бизнес процессов по полученной модели. Оптимизация состоит из трех стадий:

На первой стадии повышается уровень знаний консультантов, входящих в отдел продаж и часть работ в таких процессах как “Уточнение требований заказчика”, “Согласования с заказчиком договора”, “Согласования с заказчиком запроса ” переложили с Adviser’а (главный эксперт аналитического отдела) на консультанта, ответственного за проект.

Во второй стадии перекладывается на консультантов и обязанность проведения предварительного исследования, но только для стандартных и небольших проектов.

Третья стадия наиболее сложная. Задача получения информации из внешних источников, к сожалению полностью лежала на IT-отделе. И при возрастании числа проектов, именно ИТ отдел становился слабым звеном. Было решено провести модернизацию старого ПО с тем, чтобы переложить получение данных из наиболее часто используемых источников на Project Manager’a, минуя отдел IT. Что позволило бы существенно разгрузить работу ИТ службы. На написание данного продукта ушло 2 месяца.

В третьей части работы оценивается, как оптимизация повлияла на деятельность организации. Для этого рассматриваются два варианта проектов, выполняющихся в организации. b-сложный типизированный проект и a – простой типовой. На основе модели, построенной в первой части дипломной работы строятся планы проектов и диаграммы Ганта.

Исходя из полученных данных, взяв для примера два периода: апрель 2009 и апрель 2010 – получается, что оптимизация за 2010 год дала 76000 рублей экономии, если бы экономия проводилась в 2009 году, экономия составила бы 36000 рублей. Расходы связанные с оптимизацией, исходя только из трудозатрат, составили 126000 рублей.

Подводя итоги, хочу отметить, что экономия, связанная с оптимизацией основного бизнес процесса, способна окупить себя за 2-3 месяца.

Достоинства и риски оптимизации:
Оптимизация существенно не повлияла на выполнение больших проектов, однако стоимость трудозатрат на небольших проектах сократилась значительно, что было выявлено при построении диаграммы Ганта для различных экземпляров процесса. Кроме того, проведенные меры позволили избежать перегруженности ресурсов при нарастании количества проектов.

Также к достоинствам можно отнести то, что оптимизация проводилась в большей степени за счет повышения квалификации сотрудников отдела продаж, что должно благоприятно сказаться на имидже компании (высокий уровень квалификации сотрудников, общающихся с клиентами).

К возможным рискам можно отнести большую вероятность недочетов в работе самих консультантов, неправильный выбор типа проекта, упущения и недостатки в работе с запросом клиента, неправильная проработка технического задания.

Для решения этих задач необходимо постоянно повышать образовательные навыки отдела продаж и, как следствие, повышать их уровень заработной платы.

В конце хочется отметить, что задачи, ставимые перед компанией: адаптация основных бизнес процессов под возросшее количество небольших типовых проектов, повышение эффективности работы каждого сотрудника, а также цель – показать как с помощью методологии оптимизации процессов можно повысить эффективность выполнения проектов в консалтинговой компании – в ходе выполнения дипломной работы были рассмотрены и в определенной степени достигнуты.

Copyright © 2010 Бочкарев А. Н.