Организация корпоративных портальных решений для повышения эффективности бизнеса

Введение

Вопрос информационного взаимодействия был важен для человечества во все века. Знание – сила, а знаниям необходимо место для хранения. Но хранение отступает на второй план, когда речь заходит о взаимодействии. И в этом случае на первый план выходят вопросы передачи информации, а вопросы хранения начинают рассматриваться под углом массового использования, объединения информации из разных источников. По мере движения прогресса вперед, человечество находило все более современный и удобный инструментарий для решения данных задач и вопросов. В давние времена люди собирались и таким образом делились информацией, общались, торговали друг с другом, перенимали опыт и решали всевозможные дела и споры. С течением времени в дополнении к устному общению добавилась письменность и вот уже появляются записи, учет, а дальше письма, акты, уставы. Книгопечатанье переносит письменное общение в совершенно другую плоскость, за счет технологий перенося письменное общение в разряд более доступного, а хранение информации делает более простым и долговечным. Прогресс не стоит на месте и вот уже появляются средства массовой информации – донести информацию, обсудить с партнерами и коллегами те или иные вопросы становится проще, быстрее и это влечет за собой повышение эффективности данных процессов в целом. Эффективность труда и общения, что дает очередной толчок к развитию человечества в целом и его коммерческой составляющей в частности. И вот уже эра цифровых технологий идет в наш мир семимильными шагами, делая мифы реальностью, приближая технологии к человеку на расстояние вытянутой руки. Цифровые носители информации, цифровые каналы связи …. компьютеры. И вот уже человечество окутано паутиной технологий. Они уже повсюду. Компьютеры дома и на работе. Мобильная связь во многих странах уже догоняет и перегоняет домашние телефоны. Цифровое облако заменяет собой книги, изображения, звуки, сминает расстояния и делает вопрос расстояния актуальным лишь для тех вещей, где необходимо личное присутствие. Для переговоров с коллегами и партнерами из других стран и континентов уже нет необходимости проводить часы, а иногда и дни в командировках. Для заключения сделок на Нью-Йоркской фондовой бирже уже нет необходимости находиться там физически перекрикивая брокеров оппонентов – достаточно иметь под рукой ноутбук с интернетом и можно делать это в свое удовольствие находясь где угодно. Прогресс при этом не стоит на месте. Мобильные телефоны уже по производительности и возможностям превосходят компьютеры, которыми несколько лет назад люди хвастались как передовыми достижениями науки и техники. Технологии повсюду, цифровая рука коснулась и глубоко проникла во все аспекты жизни и работы. Информация из труднодоступной по каким-то физическим причинам превратилась в шквал, обрушивающийся на нас со всех сторон. Как нам не утонуть в этом шквале? Как использовать технологии в качестве средства повышающего эффективность в данной сфере? В наш век это все больше из вопроса конкурентных преимуществ начинает переходить в разряд необходимых условий работы и выживания на конкурентном рынке.

Актуальность темы

Итак – наше время. На первый взгляд все радужно. Повсеместное внедрение систем класса ERP, MRP, MES, CRM и иже с ними, вертикальная интеграция автоматизации бизнес-процессов, системы - отвечающие за любые сферы деятельности, консультанты «любой каприз за ваши деньги» - все прекрасно? Стоимость инфраструктурной составляющей вкупе с прогрессом позволяющая не задумываться о стоимости хранения информации и стоимости передачи информационных потоков – золотой век? Нет! Ибо во всем этом информационном море становится все проще и проще утонуть. Объем неструктурированной информации растет, а потребность в удобстве пользования и доступа к ней лишь возрастает. Человек привыкший к тому, что данные с которыми он работает на повседневной основе в (подставьте сюда любую из крупных корпоративных систем) доступны ему в два-три клика мышкой, ожидает что и вся остальная необходимая ему информация будет доступна также. И очень удивляется, когда это оказывается не так. Примеры этого бросаются в глаза на каждом шагу. Приходя за консультацией вы попадаете к одному специалисту, он выслушивает вас и посылает к другому, который задает вам вопросы в том числе и повторяющие вопросы первого – и так может продолжаться до бесконечности. Вы теряете свое время, компания, куда вы пришли, теряет время своих сотрудников, тем самым работает не эффективно. Или же ситуация на вашем рабочем месте, когда вам надо узнать что-то из сферы деятельности ваших коллег или партнеров. Хорошо если под рукой оказывается грамотный ассистент или коллега, который знает ответ на вопрос или знает к кому именно вам надо обратиться. А если нет? Выяснение того какую именно цифру надо поставить, к примеру, в авансовом отчете – может занять час рабочего времени. А партнер, дозвонившийся до вас через несколько переводов телефонных звонков и череды «нет на месте»/ «вышел»/ «перезвоните позже», лишь для того, чтобы вы ему сообщили наименование новой позиции в прайс-листе или какую-либо другую по идее общедоступную и небольшую по объему информацию? Я думаю, любой может сходу назвать еще множество подобных примеров. Таким образом тема решений, позволяющих объединять информационные потоки, служить на благо консолидации знаний и взаимодействию в информационном поле как внутри компании, так и за ее пределами – до боли актуальна, но иногда незаслуженно теряет приоритетность и отодвигается на второй план, а то и дальше в планах по автоматизации и развитию информационных система компаний. И напрасно, ибо позволяет с большей эффективностью пользоваться тем, чем уже обладаете вы и ваши партнеры, оптимизировать процессы электронного взаимодействия и обмена информацией.

Внутрикорпоративные и внешние корпоративные порталы

По большому счету, данные решения отличаются по сути своей лишь инфраструктурной основой и вариантами доступа к информационному пространству, а также по смысловой нагрузке, на них возлагаемой. Связано это в первую очередь со спектром задач, которые необходимо решать и в которых эффективность от внедрения подобных решений является более явной и приоритетной для конкретной компании. В случае внешних решений, возрастает роль инфраструктурной составляющей в плане телекоммуникационных решений, обеспечивающих связь с внешним миром, а на передний план выходит информационная безопасность. Дополнительной защиты и более универсальных решений требуют как механизмы регулирующие права доступа, так и средства защиты инфраструктурной компоненты, выставленной во внешний мир, от всевозможных сетевых атак.

Объединяющая роль этих двух вариантов решений обычно лежит в информационной плоскости. Справочная информация, новости компании, объявления о найме, стандартные формы автоматического запроса тех или иных открытых данных – это можно встретить и во внутри корпоративных решениях и на порталах, являющихся лицом компании во внешнем мире. Разделение же базируется на внутренних потребностях компании и уровне взаимодействия компании с внешним миром, а также возможностей информационных систем, используемых в компании. С одной стороны, компания определяет, чем она готова делиться и что она готова интегрировать в порталы, с другой стороны технологии, используемые на данный момент (или с возможностью использования в ближайшем будущем), накладывающие на все это ограничения или же дающие дополнительные возможности (наличие «тонкого» клиента, возможность доступа с помощью веб-браузера).

Внешние порталы в первую очередь необходимы для публичных компаний, как минимум в виде справочно-информационного ресурса, а также для компаний с большим количеством внешних партнеров. Последнее особенно актуально для компаний, чей список партнеров постоянно меняется. Наличие корпоративного портала, откуда текущий/будущий контрагент сможет почерпнуть необходимую для него информацию, интерактивно запросить/передать какие либо данные, позволяет сэкономить как время партнера, так и время сотрудников компании. Первое привносит вклад в копилку его лояльности по отношению к компании, второе повышает эффективность работы сотрудников.

Внутренние порталы в первую очередь являются необходимыми для средних и больших компаний, особенно с территориально распределенной структурой. Особенно это актуально для компаний с большим количеством регламентирующих документов и внедренных процедур взаимодействия. Данные решения позволяют более эффективно использовать время существующих сотрудников и минимизировать время, необходимое на адаптацию новых, на которых все эти документы и процедуры часто обрушиваются просто шквалом неструктурированной информации.

Анализ требований

Анализ требований в подобных проектах играет ключевую роль и подчас является одним из самых важных этапов. В случае с информацией это связано с длительным временем, необходимым на классификацию и структурирование данных. При структурировании всплывают вопросы владельцев информации, при классификации – время необходимое на сбор первоначальных вводных данных. Так как информация в массе своей неструктурированна, то высокоуровневые оценки трудозатрат и прочих ресурсов, необходимых для выполнения в подобных проектах зачастую сильно отличаются от фактических.

Не менее важно на данном этапе проанализировать необходимость в этих изменениях со стороны пользователей и топ-менеджмента компании. В подобных проектах на первоначальном этапе зачастую отсутствует должная мотивация со стороны бизнеса в связи с недооценкой преимуществ, которые они смогут получить в результате. Особенно это сложно в компаниях с слаборазвитыми горизонтальными связями и отсутствием коммуникаций на этих уровнях. Немаловажным фактором является еще и пресловутая «сила привычки». Порталы переносят информационное поле на другой уровень взаимоотношений, что зачастую непривычно и непонятно людям на первом этапе. Потому и так велика роль анализа требований, ибо только на их основании бизнесу можно предоставлять преимущества от предлагаемого решения. Чем точнее будет проведен анализ, тем точнее будут выявлены потребности бизнеса, тем точнее можно будет спланировать решение для покрытия именно этих потребностей. В результате мотивация вовлеченных сотрудников возрастает, а это уже большая часть залога успеха в подобных проектах. Техническая составляющая играет менее важную роль ибо первичными являются структура данных и пересмотренные (при необходимости) бизнес-процессы.

Заключение

В заключении хочется отметить, что роль портальных технологий долгое время несправедливо принижалась и это негативно отражается на стартах подобных проектов и до сих пор. По количеству обсуждений, статей, заметок и публикаций на эту тему данные технологии находятся в лидерах уже продолжительное время, а количество удачных больших решений сильно отстает по количеству от многих других внедрений систем уровня средних и крупных предприятий. Связано это с недоверием, которое владельцы бизнес процессов испытывают к портальным технологиям, но я надеюсь, что в ближайшем будущем, в том числе и с нашей помощью, эта точка зрения изменится.

Объемы неструктурированной информации и неоптимальных коммуникации/взаимодействия растут день ото дня и чем большего уровня компания, тем сильнее это бьет по эффективности ее деятельности. Портальные же технологии позволяют в довольно сжатые сроки и с относительно малыми затратами решить как минимум часть этих проблем. Давайте же не мешать прогрессу, а следовать за ним. Технологии готовы, дело за нами!

Copyright © 2009 Корляков Е.А.