Внедрение системы электронного документооборота в инвестиционной компании

1. Введение

Электронный документооборот в современной жизни организаций играет очень важную роль и это закономерно. Еще буквально 5 лет назад электронный документооборот воспринимался владельцами бизнеса и, тем более, конечными пользователями как "инородный организм", попытка ИТ навязать дополнительные проблемы, показать свою нужность и попросту лишняя трата финансовых ресурсов организации.

Но со временем степень проникновения информационных технологий в процессы управления и деятельности организаций значительно увеличилась, в силу того, что объемы обрабатываемых данных и требования по их достоверности росли быстрыми темпами, рынок стал требовать от организаций большей реактивности, способности быстро меняться и адаптироваться под его требования (on-demand business). Руководители предприятий начали понимать, что без современных ИТ инструментов им уже не обойтись.

1.1 Анализ текущего состояния рынка систем электронного документооборота

"Мировому рынку СЭД скоро будет уже 20 лет. Он очень сильно фрагментирован, так как на нем присутствуют как всемирно известные многопрофильные ИТ-компании, так и относительно малоизвестные (или известные только в своей рыночной нише) фирмы.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

1.2 Выбор системы

Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику – "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод – "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

• Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел;
  
• Ведение всей истории работы с документами;
• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
  
• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;
  
• Средства групповой работы с документами и проектами;
  
• Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов;
  
• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами;
  
• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов;
  
• Реализация на web-технологиях."

2. Теоретическая часть

2.1 Объект исследования

Объектом исследования аттестационной работы является приобретенное предприятие инвестиционного холдинга. Холдинг осуществляет деятельность по следующим направлениям:
1) Приобретение Real Estate активов на территории СНГ и за рубежом;
2) Строительство жилых домов и бизнес центров с целью сдачи помещений в аренду и с целью дальнейшей продажи жил. площадей;
3) Поглощение более мелких компаний, занятых в сфере недвижимости и их интеграция в структуру Холдинга.

2.2 Предмет исследования

При приобретении нового актива, у холдинга возникают следующие первоочередные задачи:
- необходимо в кратчайшие сроки адаптировать и внедрить СЭД в новоприобретённых активах Группы;
- необходимо внедрить единый электронный Секретариат, отвечающий на прохождение докумен�