Выбор информационной системы предприятия

"Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информационных систем."Сегодня ERP-CRM системы, стоящие на вооружении не только крупных, но и средних, и даже мелких предприятий, уже не вызывают удивления. Но потратить средства и время на внедрения информационной системы совсем не означает панацею от всех проблем предприятия. Уже давно известно, что большинство внедрений корпоративных информационных систем эксперты признали неудачными. Почему же это происходит?

"Уникальность информационных систем в том, что они дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Совершенствование методов управления экономическими объектами влечет за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности. Цель данной работы исследовать эффективность внедрения новой информационной системы и рассмотреть результаты ее использования.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства."

Основные проблемы

"Внедрение информационной системы управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в Компании:
1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
4) Сопротивление сотрудников предприятия;
5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта внедрения. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта.

При этом, конечно, нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос.

Под термином реорганизация я не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче."

Основные направления выбора

Главное при выборе информационной системы – четко представлять себе границы, в которых эта система будет работать, причем делать это следует с учетом целей компании и учитывая стратегию развития компании хотя бы на 5 лет вперед.

Если Вы планируете быстрый рост компании, то, возможно, стоит подумать об информационной системе, предоставляющей большие возможности, чем Вам требуются сейчас. Большую помощь при таком выборе предоставляют компании-разработчики программного обеспечения, предлагающие на рынке модульные информационные системы. Это подразумевает, что Вы можете приобрести сейчас только то, что Вам необходимо в данный момент времени, а в дальнейшем, при расширении деятельности, докупить необходимые в работе модули.

Также это может помочь при подготовке персонала, который будет работать с информационной системой. При постепенном приобретении и внедрении модулей Вам не придется в авральном порядке обучать большое количество специалистов.

Это можно делать постепенно в процессе эксплуатации уже внедренных модулей информационной системы.

В нашей компании основной информационной системой предприятия была выбрана система Oracle E-Business Suite по многим причинам, включая уже перечисленные.

В дополнение к перечисленному можно добавить:
- Архитектура «Клиент-Сервер»
- Интеграция с web-технологиями
- Возможность интеграции с любыми информационными системами, что полезно в период перехода с различных устаревших систем на единую информационную систему
- Мощнейшая служба поддержки

А также жесткая и открытая система учета, не позволяющая вносить изменения в уже зафиксированную в системе информацию, что позволило компании выйти на фондовые рынки Западной Европы и Америки.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что общей стратегической целью создания корпоративной информационной системы является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую эффективность и качественно улучшить производственные показатели предприятия.

" Использование информационных систем относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

К сожалению, полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий. Технологии как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты. Это обусловлено внешними по отношению к ним факторами такими, как законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране."

Copyright © 2010 Шабалин Д.А.