Автоматизация управленческой деятельности в государственном проектном институте

Горпинюк Е.Ю.
выпускник группы MBA CIO 30
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Плановая экономика, существовавшая в СССР, с точки зрения управления проектированием (гражданское, промышленное) являлась не самым успешным методом ведения проектно-строительной деятельности.

В конце 1950-х в проектно-строительной отрасли, согласно общей тенденции (постановление Совета министров СССР от 6 апреля 1951 г. N 1137 «Об укрупнении проектных организаций и ликвидации мелких проектных контор»), был выбран путь укрупнения проектных организаций, проводящих государственную политику и способных на реализацию крупных государственных проектов. Существовала полная государственная поддержка: развитие материальной базы, подготовка профессиональных кадров, повышение их квалификации и переобучение. Для развития методик управления проектами  в проектно-строительной отрасли в этом ходе развития были свои плюсы и минусы. Только в рамках рыночной экономики возникает необходимость в оптимизации управленческих и производственных процессов предприятия для успешного конкурирования. Рыночная экономика достаточно безжалостна, характеризуется низкой социальной защитой, имеет циклический, стихийный характер.

К сожалению, в результате перестройки и отсутствия каких либо динамик в инвестиционно-строительной сфере проектные организации России оказались в достаточно тяжелом положении. Из-за отсутствия заказов сократилась их общая численность, а также численность специалистов, занятых в этой отрасли.
В некоторых проектных институтах (в конце 1980-х, начале 1990-х) предпринимались попытки применения практик проектного управления. Была выбрана методика создания временных трудовых коллективов.

Временный Трудовой Коллектив (ВТК) — это коллектив экспертов и/или квалифицированных специалистов, временно объединенных в рамках единой проектной команды для решения различных задач. Такой подход в переходный период становления России не дал ощутимых плодов. В рамках данной работы преследуется цель доказать ценность проектного метода управления в рамках сегодняшнего состояния отрасли, а также дать практические рекомендации в области автоматизации процесса управления проектной организацией с использованием современных ERP систем. 

Наиболее часто встречающейся структурой в проектных организациях на сегодняшний день является – линейная структура.

Ее особенности:

• Проектировщики объединены в отделы (мастерские)
• Выпуск проектов данными отделами идет по полному циклу. Отдел получает задание на проектирование и на выходе процесса имеет готовую проектно-сметную документацию
• Главные инженеры проекта и главные архитекторы проекта возглавляют постоянные архитектурно-строительные группы

Основными проблемами данного типа организации являются:

• Отсутствие ответственных исполнителей на каждом из этапов проекта
• Невозможность выполнять крупные заказы, требующие объединения нескольких отделов (мастерских)
• Необходимость владеть проектом в целом у руководящего звена (заказы на проектирование ведутся непосредственно главным инженером проектной организации)

Мы же рассмотрим переход от линейной структуры (как от исторически сложившейся) к матричной структуре (как наиболее близкой к методике проектного управления).
Для нее характерны особенности:

• Проектировщики объединены в подразделения согласно их специализации (архитекторы, конструкторы, инженеры, сметчики

и т. д.)

• главные инженеры проекта и главные архитекторы проекта сосредоточены в отдельном структурном подразделении. Данная административная схема больше всего подходит для создания временных трудовых коллективов и внедрения технологии управления проектами.

Данная структура требует слаженного взаимодействия между специалистами, а также прозрачных схем мотивации и отсутствия простоя в деятельности рабочих групп.
Анализу  предложений на рынке программных продуктов для автоматизации деятельности проектных организаций посвящена одна из глав данной работы.  В итоге для решения задач компании предлагается внедрение системы 1С - «Управление проектной организацией», которая является программно-методическим комплексом автоматизирующим поддержку бизнес-процессов проектного института.

В системе учтена отраслевая специфика, а также присутствует возможность масштабирования программного продукта под возможные дополнительные задачи предприятия. Существует возможность интегрировать уже используемые в организации продукты компании "1С" такие как "1С:Бухгалтерия" и  "1С:Зарплата и управление персоналом" в программно-управленческую среду предприятия отстроенную на базе 1С «Управление проектной организацией» (вся деятельность отдела кадров и бухгалтерии будет перенесена на новую платформу без каких либо сложностей и необходимости дополнительного обучения персонала).

В результате внедрения  решаются такие задачи предприятия как:

• Мониторинг и анализ показателей деятельности проектного института
• Проектное бюджетирование, корпоративное бюджетирование
• Управление контрактами и договорами с Заказчиками и Субподрядчиками, управление этапами работ и диспетчирование выполнения контрактов
• Планирование и учет выпуска проектной документации
• Учет фактически потраченных человеко-часов, учет рабочего времени
• Расчет заработной платы и кадровый учет

В  конце 2010 года Правительством Московской области утверждена программа «Стимулирование развития жилищного строительства в Московской области в 2011-2015 годах».
Цель Программы – комплексное решение проблем развития жилищного строительства, обеспечивающее доступность жилья широким слоям населения Московской области.
Рассматриваемая в данной работе организация, являясь подведомственной Главному управлению архитектуры и градостроительства Московской области, в рамках выполнения изложенного выше плана должна обеспечить:

• оперативную проектную деятельность в социальной сфере;
• прозрачность и доступность информации по выполнению проектов;
• качество проектной документации (соответствие всем нормативам);
• взаимодействие с подрядными организациями и использование современных методов доставки и согласования данных по проекту;

Все эти задачи могут быть частично, либо полностью решены при помощи описанных в работе методов и средств по автоматизации управленческой деятельности.