Практические аспекты автоматизации системы бюджетирования и казначейства в промышленном холдинге

Белиловский И.В.
выпускник группы MBA CIO 30
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В современном, быстро меняющемся мире, для любого бизнеса очень важно формировать более-менее правдоподобные планы по своей деятельности минимум на год вперед. Эти планы должны быть согласованы с общей стратегией компании, которая должна охватывать горизонт 10-15 лет. Конечно, если собственник компании видит себя связанным с ней на этот период.
Построение бюджетных моделей, а затем и бюджетов предприятия в различных сценариях  с учетом внешних и внутренних условий, влияющих на деятельность предприятия, является важнейшей задачей управления компании. Это своего рода попытка предсказать будущее в терминах управления. В начальных условиях данной работы эта задача с успехом решена. Модель бюджетирования компании ЕПК представляла в начальном этапе собой комплекс из методологии, регламентов и электронных таблиц  для заполнения персоналом финансовых отделов

предприятий. Недостатки такого способа реализации модели можно описать в нескольких аспектах:

• Отсутствует возможность проведение полноценной аналитической обработки данных ввиду отсутствия многомерности, а так же ввиду крайне слабой производительности MS Excel
• Отсутствует возможность устойчивой работы с файлами MS Excel, большие Excel таблицы медленно открываются, долго сохраняются, часто рушатся.
• Информацию в Excel-таблицах очень сложно защитить от несанкционированного доступа. В Excel нет возможности дать пользователю право доступа только к части таблицы
• Для первичного учета всегда используется система на платформе «1С:Предприятие». Эти данные для MS Excel являются фактом и используются для план-факт анализа. Эти данные обычно в таблицы переносят вручную. Данный процесс очень скрупулёзный, при котором очень легко допустить ошибку.

Целевая модель же предполагала полный отказ от excel таблиц и формирование всех  бюджетных форм в автоматизированной информационной системе. Данная работа рассматривает автоматизацию процессов бюджетирования и казначейства, как факта исполнения бюджетов движения денежных средств.Любой процесс автоматизации информационных процессов  предполагает создание единой нормативно-справочной среды (НСИ). В данном случае был выбран поэтапный подход, определен необходимый минимум справочников, нуждающихся в унификации. На базе информационной системы Управляющей Компании(УК) была составлена очередь консолидации справочников:

• Бухгалтерские счета
• Статьи движения денежных средств
• Статьи затрат
• Статьи рабочего капитала
• Основные средства
• Контрагенты, договора и расчетные счета контрагентов
• Физические лица и сотрудники
• Номенклатура и услуги

На основе принципов стандартизации, унификации, адаптивности и преемственности были разработаны правила работы системы НСИ. При разработке механизмов заполнения форм элементов справочников учитывали разный уровень подготовки пользователей. Контроль валидности  элементов организовывался при помощи маршрутов согласования. Не мало вопросов было решено и в управленческой области:

• Разработка и принятие регламента использования НСИ в системах Управляющей компании.
• Разработка методики и регламентов обработки записей справочников.
• Создание централизованной службы НСИ.
• Изменение информационных систем предприятий и регламентов работы с внутренними системами НСИ, которые стали частью общей системы.

В решении автоматизации бюджетных форм также был избран поэтапный подход. В первую очередь необходимо было автоматизировать блок управления денежными средствами и бюджет движения денежных средств.  Техника внедрения отрабатывалась на пилотном предприятии Торговый дом ЕПК и затем масштабировали решение на другие предприятия холдинга. Список основных решенных технических задач:

• Актуализация структуры и определение уровня ответственности каждого ЦФО
• Актуализация справочников учетной системы предприятия, согласно справочникам НСИ.
• Разработка шины обмена данных между учетной системами предприятий и системой бюджетирования УК.
• Организация связи с клиент-банками для всех предприятий из системы бюджетирования УК.
• Проведение программ обучения для обычных пользователей, начальников ЦФО и финансовых отделов предприятий.
• Составление инструкций  и регламентов работы в информационной системе
• Подготовка рабочих станций пользователей к работе в системе УК.
• Интеграция Active Directory и системы УК.

Из управленческих задач хотелось бы отметить огромную работу, проведенную с пользователями системы УК в ее популяризации. Необходимо было грамотно рассказать, зачем нужна это система,   доказать на практике, что работа в ней не увеличит нагрузку, а наоборот упростит выполнение повседневных обязанностей. Большое внимание было уделено интерфейсу системы. Разработаны максимально дружественные  автоматизированные формы документов. Рассматривались в реализацию все пожелания пользователей, не противоречащие архитектуре системы. При обучении пользователей применялся индивидуальный подход к каждому.

Благодаря разработанной и внедренной методике бюджетирования и наличия централизованной нормативно-справочной информации внедрение автоматизированных форм бюджетирования носило характер технического решения. В каждой форме детально рассматривалась возможность ее заполнения по данным информационных систем предприятий для минимизации ручной работы. Общий уровень автоматизации бюджетных форм напрямую зависел от уровня автоматизации учетных и управленческих  систем предприятий.  Созданное хранилище бюджетирования позволяло вносить данные из таблиц Excel, системы бюджетирования и информационных систем предприятий. Таким образом, развитие системы бюджетирование стало целиком зависеть от развития автоматизации предприятий. В целевой модели предполагалась полностью  автоматизировать 15 взаимосвязанных форм бюджетирования:

• Продажи (товары и услуги)
• Закупки       
• Движение остатков
• Себестоимость по статьям затрат
• Фонд оплаты труда
• Прочие доходы и расходы
• Рабочий капитал
• Займы
• Баланс
• БДДС (прямой метод)
• БДДС (косвенный метод)
• Инвестиции             
• Баланс основного материала (металл)
• Налоги
• Теплоэнерго ресурсы (ТЭР)