Организация процесса создания и развития информационной системы управления портфелями проектов и программами

Саркисян С.В.
выпускник группы MBA CIO 30
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Объектом исследования данной работы являются процессы, организационная структура и внутренняя среда ИТ подразделения консалтинговой Компании, специализирующейся на рынке управления проектами.

Одним из основных направлений деятельности Компании является внедрение IT-решений в области управления проектами, программами и портфелями проектов.
За последние несколько лет Компании удалось выполнить несколько крупных проектов по разработке и внедрению систем управления проектами и программами. Среди них:

• Создание и внедрение информационной системы планирования и отчетности автономной некоммерческой организации «Оргкомитет «Сочи 2014»
• Создание и внедрение системы проектного управления информатизацией города Москвы» 
• Система управления планом подготовки и проведения Игр автономной некоммерческой организации «Исполнительная дирекция «Казань 2013»

В результате выполнения данных проектов сформировалось шаблонное решение, включающее в себя: программные модули, методическую и регламентную документацию, а также базовую проектную документацию.

Данное шаблонное решение дает следующие основные преимущества для Компании:

• Оптимизирует процесс поиска новых клиентов, так как на этапе пресейла демонстрируется клиенту как базовый вариант системы управления проектами и программами, функционал которой можно дорабатывать и расширить под требования клиента.
• Экономит ресурсы Компании при выполнении новых аналогичных проектов, так как используются большое количество готовых программных модулей, а также используется шаблонная базовая регламентная и методическая документация.

Общая экономия составляет от 20% до 35% в зависимости от требований Заказчика.

В настоящее время в Компании принята проектная система управления. Большая часть работ выполняется в рамках проектной деятельности и незначительная часть в рамках процессной деятельности.

Проекты делятся на 2 вида: коммерческие и внутренние. Коммерческие проекты финансируются клиентами Компании и реализуются в рамках заключенных с клиентами договоров. Внутренние проекты финансируются Компанией. 

В Компании внедрена корпоративная система управления проектами. Общее управление проектной деятельностью осуществляется посредством проектного комитета -   коллегиального органа управления проектной деятельностью.

Проектный комитет не занимается архитектурными вопросами, создаваемых решений.  В свою очередь каждый проект реализуется отдельными командами.  Общей интеграции создаваемых решений во время реализации проектов не производится. Но в Компании ведется общая база программных модулей, которая пополняется по окончанию каждого проекта. Развитие данных модулей возможно только в рамках проектов.

В настоящее время у Компании много заказов на проекты по разработке и внедрению корпоративных систем управления программами и портфелями проектов. Но у Компании не хватает возможностей для реализации всех заказов. Поэтому Компания вынуждена отказывать по части заказов.

В настоящее время у Компании в части ИТ направления следующая основная стратегическая цель:

Стать лидером на российском рынке поставщиков корпоративных систем управления программами и портфелями проектов.

Для достижения данной цели необходимо решить следующую задачу:

Повысить эффективность производственных процессов Компании для обеспечения возможности реализации не менее 10 крупных проектов в год по внедрению корпоративных систем управления программами и портфелями проектов с бюджетом каждого проекта от 15 млн. рублей.

Для повышения эффективности производственных процессов в свою очередь необходимо решить следующие задачи:

• Организовать процесс создания и развития информационной системы управления портфелями проектов и программами.
• Оптимизировать текущие процессы проектного управления для реализации проектов по внедрению системы управления портфелями проектов и программами.
• Организовать централизованную техническую поддержку клиентов по гарантийному и расширенному сопровождению.

В рамках данной работы рассматривается решение первой задачи.

Результатом данной работы является спроектированный и готовый к запуску процесс создания и развития информационной системы управления портфелями проектов и программами, обеспечивающий достижение следующих целей:

• Качество информационной системы (соответствие требованиям потребителей).
• Соблюдение сроков и бюджетов разработки новых версий информационной системы.

Снижение стоимости разработки нового функционала за счет обеспечения возможности его тиражирования сразу нескольким потребителям (экономия затрат за счет обеспечения возможности деления финансирования разработки нового функционала между несколькими проектами по внедрению).