Автоматизация процесса управления заявками на перевозку как ключевой фактор успеха 3PL провайдера на российском рынке

Ласковец В.П.
выпускник группы MBA CIO-46
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Повышение конкурентоспособности на мировом рынке логистических услуг – одна из ключевых задач, стоящих перед глобальными 3PL-операторами. С каждым годом число грузовых перевозок в мире увеличивается, возникает необходимость в дополнительных сервисах, предоставляемых клиентам, что, в свою очередь, предъявляет новые требования к логистическим информационным системам. Во время экономического кризиса, рост доходов компании, в большей степени, зависит не от расширения бизнеса, а от снижения издержек и повышения качества обслуживания клиентов. Чтобы сохранить конкурентные преимущества, бизнес повышает требования к уровню логистического сервиса, предоставляемого клиентам.

Инструментом для достижения прогресса в этой области является использование автоматизированной системы управления транспортировкой грузов. TMS-системы (TransportationManagementSystem) выполняют функции планирования, контроля и оценки показателей на каждой стадии транспортировки, покрывают все уникальные потребности организации, легко интегрируются с другими системами и со складским модулем. Они дают возможность решения широкого спектра задач по оптимизации транспортной логистики, планирования маршрутов на стратегическом, тактическом и операционном уровнях.

В настоящее время наблюдаются следующие тенденции развития в области транспортной логистики:

- Увеличение популярности TMS-решений с удаленным доступом, в особенности со стороны среднего бизнеса (SaaS).

- Совершенствование аналитических и отчетных функциональностей TMS. Традиционно, многие TMS системы имеют ограниченные возможности для генерации отчетов внутри собственного интерфейса, экспортируя данные для их построения в внешние BI-системы, но в последнее время наличие этой функциональности (генерации товарно-сопроводительных, таможенных документов, маршрутных листов, расписаний работы обьектов и ТС, аналитических отчетов по плану-факту отгрузок итд.) становится обязательным внутри TMS.

- Модули биллинга внутри TMS-систем, с возможностью сверки запланированной стоимости транспортировки и выданных перевозчиком счетов.

- Интеграция не только с ERP-системами и WMS, но и напрямую с системами управления спросом, для более точного определения потребности в транспортных средствах

- Слияние систем управления собственным автопарком и оптимизации заказов транспорта у перевозчиков в единую TMS систему.

- Добавление функциональностей планирования подачи транспорта к воротам склада (Yard&DockManagement), традиционно присутствующих в WMS-системах.

- Планирование мультимодальных перевозок.

- Поддержка SOA.

Принимая во внимание особенности развития российского сегмента рынка мировой транспортной логистики как одного из звеньев управления цепочками поставок (SupplyChainManagement), можно классифицировать программные продукты класса TMS по следующим категориям: внутренняя, международная и глобальная. 

Системы TMS принявшие вызов рынка сегодня предлагают пользователю помимо стандартного функционала такие возможности как:

- Расширенный диапазон ограничений при планировании перевозки (временные окна, весогабаритные характеристики, условия перевозки, локации, собственный и наемный транспорт, график доступности транспортных средств и водителей, совместимость грузов).

- Активная работа с консолидированными сборными грузами, доставка через перегрузочные терминалы конечному клиенту.

- Мощный модуль финансовых расчетов, возможность определять себестоимость и маржинальность доставки груза сразу на этапе планирования перевозки.

- Автоматическое планирование, когда быстро и с максимальной эффективностью.

- Мобильность доступа в системув том месте где физически находится человек, работающий с системой.

В рамках данной работы, объектом исследования была существующая российская логистическая компания, являющаяся дочерним предприятием международного 3PL оператора, попадающего в квадрант лидеров результатам исследования Gartner за 2016г.

Компания, основанная в 1992 году, на сегодняшний день предлагает полный спектр логистических услуг в рамках российской сети, состоящей из филиалов в 24 городах России с численностью сотрудников более 900 человек и осуществляет перевозки наземным транспортом, выполняет воздушные и морские перевозки, оказывает услуги по контрактной логистике, таможенному оформлению грузов, а также занимается управлением цепочками поставок.

С 2010 года Компания постоянно увеличивала объем автомобильных перевозок на внутрироссийском рынке, создавала новые логистические продукты, расширяла сеть крос-докинговых терминалов. При возросшем количестве перевозок, из-за отсутствия полноценной системы учета заявок на отправку грузов диспетчеры компании не имели возможности получить в полном объеме оперативную информацию о планируемом грузопотоке, что снижало эффективность использования транспорта. Кроме того, это приводило к увеличению времени и стоимости регистрации заявок на отправку грузов.

Существующая TMS не имела функционала автоматической регистрации заявок на перевозку и планирования прибытия транспорта на терминалы. Следствием этого было неэффективное использование транспортных средств (простои) и низкая утилизация площадей терминалов кросс-докинга. Для повышения эффективности использования транспорта, сокращения времени оформления заявок, а также для привлечения новых и повышения лояльности старых клиентов было предложено разработать и внедрить модульуправления заявками и планирования, оформленных через Интернет, логистических заявок клиентов на отправку грузов по России и странам Таможенного Союза.

С его помощью планируется решить задачи бизнеса по получению единого источника управления графиком поставок на все терминалы, улучшению клиентского сервиса в части графика доставки проверки, повышению наглядности доступных временных окон доставки,  возможности избежать перегрузки логистических и транспортных возможностей объектов, сокращению усилий клиента по регистрации запросов на доставку и сохранении полного контроля над графиком доставок, сокращению времени на подтверждение и распределение запросов на доставку.

После принятия решения об автоматизации процессов регистрации и планирования, очень важно правильно выбрать необходимое ИТ решение, среди множества, предлагаемых на рынке. В качестве критерия выбора информационной системыпредлагается использовать методологию, разработанную консалтинговой компанией МСТ lab.

Особенностями данной методологии является выбор системы под целевое состояние организации, будущее состояние бизнес процессов, определяемое стратегией предприятия. Таким образом и бизнес-процессы и ИТ обеспечение стремятся к достижению единой цели.

Предлагается начать проект по выбору любой информационной системы с полноценного анализасуществующих бизнес процессов(asis) и целевой концепции (tobe).

Данный подход является единственно правильным, и позволяет решить проблему, а не просто выбрать систему. Таким образом, данная методология ориентируется на оценку не системы, а конечного решения, получаемого в результате внедрения. Таким образом, выбор информационной системы - это фактически выбор решения проблем бизнеса, то есть умения поставщика создать необходимое решение путем доработки базовой функциональности исходного пакета в рамках бюджета.

Проект по выбору решения разбивается на восемь этапов, каждый из которых имеет свои цели, задачи и методы выполнения работ. На первом этапе происходит определениепроекта, подготовка инфраструктуры и его старт. Вторым этапом является сбор требований к системе.Этот этап выполняется параллельно с этапами 3 (анализ рынка и качественное сравнение предложений) и 4 (количественное сравнение предложений).Пятым этапом является финальная оценка и выбор поставщика информационной системы (ИС), шестой этаппредполагает контрактование поставщика ИС, седьмой этап выбора ИС –это планирование развертывания системы.Последним, восьмым этапом выбора поставщика является управленческий обзор и закрытие проекта.

Основными целями этапов являются:

- определение основных атрибутов, характеристик и показателей проекта, создание структуры проектной команды;

- определение требования к ИТ обеспечению для каждой области, входящей в рамки проекта;

- обоснование состава «короткого списка» кандидатов;

- обоснование и адекватная оценка финалистов для окончательного выбора;

- выбор предложения, наиболее полно и точно соответствующего требованиям заказчика по функциональности, техническим возможностям, требованиям к поставщику и цене;

- обеспечение юридических гарантий для получения заявленных поставщиком возможностей, и получение инструмента для воздействия на поставщика на проекте внедрения системы;

- создание инструментов для управления и контроля за ходом проекта внедрения системы, а также обеспечение защиты от рисков, связанных с конкретным выбранным поставщиком;

-завершение бухгалтерских формальностей, создание проектного архива и управленческого отчета;

При данном подходе к выбору системы получается совокупное сокращение времени проекта. Также немаловажным фактором является совокупное сокращение стоимости приобретения системы. В результате применения данной методологии можно получить удешевление системы на стадии ее анализа. Предлагается значительно повысить уровень вовлечения бизнес-руководителей и будущих пользователей ИС в проект, что повышает его успешность и объективность оценки полученных результатов.

В том случае, даже если проект не будет начат по каким-либо причинам, ценность анализа собственных бизнес-процессов остается в организации.

Практическая часть аттестационной работы посвящена проекту выбора системы с учетом функциональных и технических требований к модулю заявок ТМС. Проведен анализ (asis)существующих бизнес процессов управления заказами на перевозки и выработана концепция (tobe) в соответствии с ожиданиямибизнес-подразделений и клиентов компании. Разработка ФТТ к системе также является частью выполненной работы. Предложенная методология позволит избежать ошибок на этапе выбора действительно необходимой ИТ системы и помогает выработать правильную стратегию поведения при работе с компанией-поставщиком.

Объектом исследования выступает логистическая компания, являющаяся дочерним предприятием международного 3PL оператора.

Предметом исследования является выбор модуля ТМС для автоматизации процесса регистрации, максимально удовлетворяющей потребностям компании, с учетом имеющихся временных, финансовых и организационных ограничений.

В результате проделанной работы:

-проанализировано текущее состояние российского рынка TMС – решений;

- рассмотрена методология выбора информационной системы, состоящая из восьми этапов;

- определены основные цели, задачи и результаты этапов выбора ИС;

- проведен анализ и описание существующих процессов “asis” с рекомендациями по их улучшениюи оптимизации бизнес-процессов в целевом состоянии “tobe”;

- сформулированы требования Предприятиякцелевому состоянию бизнес-процессов модуля заявок ТМС.

Так как процесс внедрения модуля ИС начался несколько месяцев назад, то практически невозможно определить экономический эффект, выраженный в денежном выражении.На данном этапе можно говорить только о прогнозных показателях, как правило качественных – улучшение обслуживания клиентов, снижение операционных расходов, улучшение использования активов. Применение данной методологии выбора ИС позволит Предприятию качественно изменить все параметры проекта (риски, стоимость, надежность, трудность, управляемость и пр.) в лучшую сторону. Правильно сформулированные функциональные и технические требования к системе в результате внедрения дадут существенное сокращение трудозатрат на планирование перевозки и оформление заявки, повышение операционной прозрачности процессов возможность их дальнейшей оптимизации и улучшение клиентского сервиса.Ведь только определившись с самым главным — целью внедрения, — мы повышаем вероятность того, что проект будет успешным.Ключевым фактором успеха является правильный выбор и внедрение системы, доступной для широкого круга клиентов. Автоматизация подготовки транспортных документов, сокращение времени создания заявки, возможность контроля статуса перевозки через web-портал –определяют привлекательность данного решения для конечного клиента.

Данная работа может представлять интерес для руководителей службы ИТ, стоящих перед выбором новой информационной системы и желающих упорядочить или повысить эффективность какого-либо бизнес-процесса. Также приведенная методология может быть использована заказчиками информационной системы (руководителем компании, отдела или направления, финансовым директором и т.п.) для принятиякомпромиссного решения по срокам и стоимости адаптации или настройки ИС, возможности измененияили ограничения бизнес-процессов.