Методика перевода действующего торгового предприятия на модель «Удаленные рабочие места»

Андрианов А.Н.
выпускник группы MBA CIO-36
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

В работе под термином «Удаленные рабочие места» понимается возможность сотрудника компании выполнять свои повседневные функции с качеством «не хуже чем до» без посещения офиса компании или привязки к определенному аппаратному или программному комплексу.

1. Потенциальный пользователь методики.

            Кто может быть заинтересован в применении настоящей методики? На самом деле любая компания может быть заинтересована в переводе своих сотрудников на модель «Удаленные рабочие места». В своей работе я сознательно ограничил круг компаний только торговыми по двум причинам:

- последние 17 лет я работаю именно в «сфере» торговых компаний и эта тема мне близка и досконально известна;

- как правило, в торговых компаниях доля манипуляций, совершаемых сотрудником, с не материальными предметами т.е. информацией велика. И применение данной методики на примере торговой компании является более наглядным.

            Мотивы для использования настоящей методики у конкретной компании могут быть различными например:

Социальными - забота о сотрудниках. У собственников любого бизнеса приходит понимание что сотрудник это тоже актив и его рациональное использование приносит прибыль;

Экономическими. Компания стремиться максимально сократить издержки;

Инвестиционными. Что бы оставаться на месте — нужно бежать в два раза быстрее;

Статусными. А вот у «них» уже пол фирмы на «удаленке» работает. Стремление собственника бизнеса быть «не хуже» конкурента;

            В любом случае, решение о любых изменениях в любой компании принимает собственник (лицо реально принимающие решение) основываясь на своих мотивах, страха, интересах, желаниях и пр. Задача методики, описываемой в настоящей работе, помочь сделать эти трансформации реальными, реализованными.

2. ИТ как универсальный и единственный драйвер развития. Предпосылки для использования схемы работы торговой компании с удаленными рабочими местами

Оптимальное использование единственного невосполнимого ресурса — ВРЕМЕНИ;

            Временные затраты на дорогу работа-дом, дом-работа сопоставимы с продолжительность рабочего дня. Эффективное использование рабочего времени и возможность совмещения. Бухгалтер или экономист может без ущерба для качества работы обслуживать несколько компаний;

Экономический кризис

            Сокращение непроизводственных издержек. Замена непопулярных мер, таких как увольнения, переводом сотрудников на удаленную работу. Разная стоимость труда в «регионах» и «мегаполисах».

Эмоциональный пресс большого города;

            Существование в условиях мегаполиса: пробки, высокая эмоциональная нагрузка. На достижение рабочего места житель мегаполиса тратит иногда больше эмоциональной энергии чем на само производственное действие.

Масштабируемость по требованию;

            Привлечение уникальных специалистов из других регионов без организации переезда. Практически моментальная организация присутствия компании в другом регионе;

Структурные изменения в трудовой деятельности;

            Расширение профессиональных областей человеческой деятельности в которых возможна удаленная работа. Если раньше удаленно могли работать только представители творческих профессий, то сегодня ни кого не удивляет, что хирург удаленно производит полостную операцию;

Скорость обмена информацией.

            Использование современных технологий связи и ИТ сократило время обмена информацией до нескольких секунд, сделало ничтожным расстояние.

Безальтернативность.

            В современном мире основой для информационного обмена, в профессиональной сфере или личной — не важно, между людьми являются информационные технологии. Они настолько тесно вплетены во все сферы человеческой деятельности, что мы забываем о самом их существовании. Воспринимаем результаты их работы как что-то естественное и повседневное. И замечаем их присутствие, на самом деле отсутствие, только в случае отказа.

            И тенденция развития человеческого общества идет только к большей и большей интеграции ИТ в жизнь обывателя.

Простота использования.

            Непосвященный в тонкости ИТ человек ничего не знает о модели OSI и на каком уровне ее уровне функционирует TCP/IP. Причем, для него это все работает «из коробки» на уровне «включил — работает».

            Но не смотря на значительную роль ИТ, на кажущуюся магию - ИТ в обмене информацией это всего лишь инструмент. А качество инструмента характеризуется его способностью облегчать то или иное действие человека. Так гвоздь можно забивать палкой или камнем, а можно молотком, или даже газовым молотком; шуруп можно заворачивать отверткой, можно шуруповертом, а можно импульсным шуруповертом. Результат будет один и тот же — забитый гвоздь и завинченный шуруп. Но потраченные усилия, скорость достижения результата, качество результата при применении различного инструмента будут разными.  

            В общем случае ИТ, как инструмент, самостоятельно не генерирует ценность ни для компании, ни для человека. Однако грамотное использование ИТ позволяет оказаться «быстрее, выше, сильнее» за меньшие ресурсы, но при этом, все равно остается инструментом. Выбор инструмента и его эффективное использование остается за человеком.

2. Цели работы

Данная работа преследует две взаимосвязанные цели:

            выявить, применяя настоящую методику, на примере действующей торговой компании «М», те зоны деятельности (роли, должности, функции, манипуляции) которые потенциально могут быть трансформированы в модель взаимодействия по схеме удаленные рабочие места. Иными словами: выявить те действия (Actions), которые могут быть заменены на коммуникации (Communications) без ущерба деятельности компании;

            разработать практические шаги и рекомендации по проведению изменений в информационном потоке компании. По замене «не нужных» и (или) избыточных действий на коммуникации. Например: вот эту форму (заявку, цену, срок, сортамент и пр) теперь надо согласовать не письменно в живую у руководителя (хозяина), а в этой информационной системе, доступ к этой системе имеют следующие сотрудники со следующими правами.

3. Термины и определения.

Термины действие и коммуникация как они понимаются в настоящей работе:

            Действие (Action) — любые манипуляции объектом которых является физический предмет;

            Коммуникация (Communication) — любые манипуляции объектом которых является информация;

Основные свойства Действия (Action):

            - Действие может быть исполняемым немедленно или отложенным;

            - Действие не может быть выполнено удаленно. С ограничениями понимания термина в настоящей работе;

            - Действия могут быть объедены в группы по различным признакам (время, место, однотипность);

Основные свойства Коммуникации (Communication):

            - Коммуникация оперирует информацией, т.е. Не изменяет состояние физических предметов;

            - Коммуникация может быть выполнена удаленно.

            Любой сотрудник, любой компании в своей трудовой деятельности непрерывно осуществляет какие либо действия и коммуникации. Соотношение количества действий и коммуникаций у каждой конкретной компании свое, уникальное. Фактически один и тот же результат (Д-Т-Д') достигается каждой компанией за разное количество цепочек коммуникаций — действие. И это соотношение поддается изменению, т.е. если оно не оптимально его можно и нужно оптимизировать. Но сначала его (соотношение) надо как оценить.

            Кроме того и действия и коммуникации могут быть как очевидными, погрузка товара в машину, так и неявными, закамуфлированными одно под другое. Еще больше путаницы в отделение действий от коммуникаций вносит фактор частной двойственности. Для конкретного экземпляра из подмножества всех торговых компаний одна манипуляция может быть действием, для другого - коммуникаций. Например: элементарная, типовая для большинства торгующих предприятий, процедура - согласование продажной цены

- для компании №1 означает физический поход к лицу ответственному за финансовый результат со счетом с целю получить визу, визу в виде подписи на бумаге. Без визы ответственного лица сделка не состоится в принципе. Здесь мы имеем дело с действием;

- для компании №2 достаточно подтверждения цены по электронной почте (по телефону или иным способом), сам факт получения визы ответственного лица остается, но процедура согласования цены является коммуникацией;

- а у компании №3 вообще установлен диапазон цен и будет или согласование цены действием или коммуникаций зависит от способа получения (установки) этого диапазона.

            Исторически ИТ это технологии направлены на ускорение информационного обмена. ИТ это инструмент оперирующий информацией. Отсюда, очевидно, что с помощью ИТ технологий мы не сможем повлиять (ускорить, замедлить, изменить качество) на действие (Action), зато можем повлиять на коммуникацию. При этом коммуникации прозрачно переводятся на схему удаленные рабочие места или работа из любой точки планеты. Телефонный звонок или электронное письмо уже по своей природе соответствует модели удаленные рабочие места. Сотрудник не почувствует разницы в звонке в соседний город или комнату. Для него нужно просто поднять трубку и набрать номер.

            Современный рынок ИТ уже содержит практически полный набор средств для обеспечения коммуникаций. Пользователю остается только сделать выбор той или иной программы, платформы или протокола. Сама проблема выбора и внедрения какой либо ИТ технологии может служить темой для отдельной работы или серии работы. В настоящей работе мне кажется более интересным коснуться проблемы оценки деятельности компании в разрезе действие - коммуникация и возможности замены действий на коммуникации. Однако такая замена не должна нанести вред компании ни в краткосрочной ни в долгосрочной перспективе. Например: простая и очевидная замена действия по обмену бумажными копия договоров между компанией и контрагентом на коммуникацию — обмен сканированными копиями по электронной почте может оказаться «бомбой» замедленного действия. В случае нарушений условий договора, при обращении в Суд договор может быть признан не заключенным, условия сделки несогласованными и следствие «экономии» - невозвратная дебиторская задолженность, убытки, потеря репутации.

4. Описание методики.

            В свой работе я исхожу из двух аксиом:

I Существуют такие действия которые могут быть заменены на коммуникацию.

II В любой конкретной торговой компании найдется хотя бы одно действие такое которое может быть заменено на коммуникацию.

            Для поиска таких действий мной разработана методика основанная на построении и последующем анализе Диаграммы Действий и Коммуникаций (Action Communication Diagram).

Шаг 1. Построение первичной ACD

            В общем случае ACD представляет собой 2х мерный массив размерности 5хN, где колонки с 1 по 5 это:

1. Наименование манипуляции выполняемые сотрудником в компании, соответствующие выбранному уровню детализации ACD;

2. Столбец «А» принимает значение 1, если данная манипуляция в этой конкретной компании может быть расценена как действие (Action), значение 0 в противном случае;

3. Столбец «С» принимает значение 1, если данная манипуляция в этой конкретной компании может быть расценена как коммуникация (Communication), значение 0 в противном случае;

4 Столбец «sA» экспертная оценка возможности трансформации действия в коммуникацию. Принимает значение 0, если мы уже имеет дело с коммуникацией и от 0,1 до 1 в противном случае. Значение, отличное от 0 показывает простоту или необходимость трансформации. Чем больше значение, тем проще трансформация.

5. Столбец «кЕ» произведение значения столбца «А» на значение столбца «sA»

N – количество различных манипуляций, характерных для данного сотрудника (роли) в соответствующих уровню детализации ACD.

            На шаге 1 для каждой роли сотрудника строится соответствующая ACD и вычисляется коэффициент возможной трансформации (К) по формуле:

К=Сумма столбца «А»/сумма столбца «С»+Сумма столбца «кЕ»

            Результаты полученных коэффициентов возможных трансформаций (К) сортируются по значению, выбираются 20% максимальных и дальнейший анализ ACD производится с только с выбранными ролями.

Шаг 2. Построение SCD (System Communication Diagram) компании.

            На данном этапе ACD, полученная на шаге 1 разбивается на две части. В первой содержатся только коммуникации. Во второй только действия. Если на конкретном предприятии существует какая либо манипуляция которая попадает в обе категории, она попадает в обе части соответственно.

            Далее для всех ролей полученные части для коммуникаций ACD объединяются в единый массив и на его основании строится SCD (System Communication Diagram). SCD  компании содержит следующие поля:

1. Наименование манипуляции выполняемые сотрудником в компании, соответствующие выбранному уровню детализации ACD

2. Наименование информационной системы (или список систем) с помощью которой поддерживается коммуникация.

            В результате этого этапа мы получаем множество всех уже функционирующий в исследуемой компании информационных систем.

Шаг 3. Построение ATD (Action transformation Diagram) компании.

            На данном этапе рассматривается часть ACD в разрезе каждой роли. Полученная на шаге 2. Здесь рассматривается возможность замены определенного действия коммуникацией с использованием располагаемого набора информационных систем. Если с применением располагаемых информационных систем заменить действие на коммуникацию невозможно — вводится новая, внедряемая, информационная система. На данном шаге подмножество ACD в разрезе действий из шага 2 дополняется информацией о применяемых или внедряемых информационных системах.

Шаг 4. Оценка результатов и затрат. Принятие решение

            На данном этапе проводиться оценка стоимости и целесообразности внедрения или применения определенной информационной системы. Здесь особое внимание стоит обратить на наличие у исследуемой роли на наличие нулевых коэффициентов возможности трансформации. В случае принятия положительного решения о внедрении и — можно переходить на этап внедрение. Если решение отрицательное — можно перейти к рассмотрению следующей роли с более низким К.

Шаг. 5. Оценка возможности перевода роли (сотрудника) на модель удаленные рабочие мета.

            На данном этапе строится ACD'. Структура ее полностью аналогична структуре на шаге 1. но действия и коммуникации заменяются на целевое состояние, полученное на предыдущих этапах.

            Если роль (сотрудник) задействована только в коммуникациях — данная роль (сотрудник) может быть переведена на модель удаленная работа.

5. Краткая характеристика объекта исследования. Предмет исследования. Мотивы перехода на модель «удаленные рабочие места»

            Объект, исследуемый в настоящей работе, это торговая компания «М». Ключевым фактором является то, что это уже действующие предприятие, обладающие устоявшимся набором действий и коммуникаций.

            Сфера деятельности компания «М» - продажа металлопроката. Узкая специализация — арматурный прокат. Номенклатурный ряд 10 — 20 позиций, география продаж — РФ, один офис в Москве. Годовой оборот 6-10 млрд. руб. Особенности товара, которым оперирует компания «М» накладывают свой отпечаток на информационную модель взаимодействия компании.

            Предметом исследования служит информационный поток компании в разрезе и терминах настоящей методики и возможность выделения из него зон (ролей, сотрудников, должностей), потенциально готовых к переводу их на модель удаленные рабочие мета.

Мотивы компании «М» для перехода на модель «удаленные рабочие места»:

            Основным мотивом является экономический. Дело в том что компания «М» всю свою деятельность осуществляла и продолжает осуществлять с привлечением заемных денежных средств. Рынок арматурного проката всегда характеризовался высокой рискованностью. Кредитные организации (банки) неохотно финансировали металлоторговцев и в «спокойные» времена. Сегодня, в условиях нестабильности и экономического кризиса, интерес банков к финансированию данного сектора вообще, фактически, пропал. Компания работает, что называется «по инерции» на наработанных отношениях в прошлом. И если компания намерена продолжать работу, ее руководство просто обязано задуматься над сокращением издержек. Переход на схему с удаленными рабочими местами может быть рассмотрен как один из этапов по оптимизации издержек.

            Вторым по важности является инвестиционно/социальный мотив. Коллектив компании «М» оптимален. Резерв для сокращения практически отсутствует. И перевод части сотрудников на удаленную работу позволит сохранить коллектив. Удержать сотрудников в компании, переждать трудные для отрасли времена. И вернуться в «нормальный» режим работы имея опыт работы с сотрудниками, занятыми по схеме удаленные рабочие места.

            Третьим мотив — географический. В сферу специфики товара компании (арматурный прокат). Арматурный прокат производится в РФ несколькими заводами и все они имеют четкую географическую привязку. В деятельности компании «М» не редки случаи, когда ей необходим свой сотрудник или сотрудники в месте производства арматурного проката. Продолжительность потребности в таком сотрудничестве непродолжительна. Допустим, компании «М» нужен сотрудник в Магнитогорске на 1 месяц, но нужен он завтра. В этом случае компания «М», имея отработанную схему взаимодействия с другими удаленными сотрудниками, просто «подключает» «магнитогорского» сотрудника к работающей схеме.

6. Результаты работы.

            Результатом работы является документ: «Паспорт перевода компании «М» на модель работы «удаленные рабочие места». В нем содержатся таблицы ACD и ACD' построенные поэтапно согласно методике.

            Применение настоящей методики на примере компании «М» показало:

- Компания «М» может перевести на модель работы удаленные рабочие места более 50% своего настоящего штата без внедрения дополнительных информационных систем;

- Компания «М» может привлекать к работе сотрудников занятых по схеме работы удаленные рабочие без внедрения дополнительных информационных систем.