Методология внедрения системы электронного документооборота в крупных холдинговых территориально-распределенных компаниях

Николаева И.В.
Выпускник группы ITM-21
Школа IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ

Эпоха «электронного документооборота» наступила относительно недавно. Системам электронного документооборота не больше 15 лет. Однако, рынок этих систем давно сформирован и крупные игроки уже определились и заняли свои ниши. За это время системы прошли путь от учётных систем до развитых платформенных решений.

Siemens Business Services проводили исследования, на основании которых можно сделать выводы:

•         на согласование и поиск документов тратится 30% времени рабочих групп;
•         потери документов составляют примерно 6%;
•         каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
•         автоматизация документооборота на 20-25% увеличивает производительность труда персонала
•         стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Исходя из этого можно сделать вывод о необходимости автоматизации документооборота. Но как сделать его эффективным в крупной холдинговой компании? Каждая крупная компания, понимая последствия утраты документов, делопроизводство каким-то образом уже автоматизировала. Между подразделениями холдинга и его дочерними обществами налажена связь. Но в каждой компании холдинга документооборот организован по-своему. Организации пересылают исходящие документы посредством факса, обычной бумажной почты, электронной почты и курьерами. При согласовании возникает огромное количество копий и версий, среди которых происходит путаница. Таким образом, существует большая потребность в улучшении взаимодействия между компаниями холдинга, а также в обеспечении прозрачности этого взаимодействия.  Но каким образом этого достичь?

Проект внедрения системы электронного документооборота обладает очень большой значимостью. Решения по автоматизации процессов обработки документов влияют на работу всего холдинга. Внедрение единой системы документооборота возможно только при унификации процессов согласования, регистрации и обработки документов. Сопротивление пользователей является одним из существенных факторов при внедрении, вследствие того, что очень большому количеству пользователей приходится менять стиль работы. Во многих компаниях при внедрении электронного документооборота руководству приходится принимать крайние меры против сотрудников, отказывающихся работать с этой системой.

Таким образом, организация данного проекта требует тщательного планирования и методической проработки. Изменения в бизнес-процессах должны быть как можно более удобны для пользователей и повышать эффективность работы холдинга в целом. Данная работа посвящена анализу этапов внедрения,а также возникающих на каждом этапе рисков.